Die Versteuerung eines teilweise auch privat genutzten Firmenwagens kann entweder pauschal mit der so genannten Ein-Prozent-Regelung oder aber auf Grundlage eines Fahrtenbuches erfolgen. Das Führen eines Fahrtenbuches ist zwar aufwändig, aber es lässt sich die tatsächliche private Nutzung schlüssig nachweisen.
Doch bevor in den nächsten Beiträgen auf die Vor- und Nachteile und Voraussetzungen der beiden Methoden und eine Vergleichsrechnung eingegangen wird, hier erst einmal die Anforderungen an ein Fahrtenbuch.
Der Bundesfinanzhof sagt in einem Urteil hierzu: "Ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch muss grundsätzlich zu den beruflichen Reisen Angaben zum Datum, zum Reiseziel, zum aufgesuchten Kunden oder Geschäftspartner bzw. zum Gegenstand der dienstlichen Verrichtung und zu dem bei Abschluss der Fahrt erreichten Gesamtkilometerstand des Fahrzeugs enthalten."
Das Fahrtenbuch muss also folgende Mindestbedingungen erfüllen:
1. Die Aufzeichnungen müssen zeitnah und fortlaufend vorgenommen werden.
2. Zur Verhinderung von Manipulationen ist eine Form der Aufzeichnung erforderlich, so dass Änderungen, Streichungen und Ergänzungen erkennbar sind. Lose Notizzettel reichen nicht aus.
3. Ausdrucke aus Tabellenkalkulationsprogrammen sind nicht ordnungsgemäß.
4. Zwingend bei beruflichen Reisen sind die Angaben Datum, Reiseziel, aufgesuchter Kunde/Geschäftspartner bzw. Gegenstand der dienstlichen Verrichtung sowie bei Abschluss der Fahrt der erreichte Gesamtkilometerstand.
5. Für Privatfahrten reichen neben dem Datum der Begriff "privat" und der Endkilometerstand.
6. Ein Verweis auf andere Unterlagen ist unzulässig. Die Angaben sind im Fahrtenbuch zu machen.
7. Umwegfahrten sind gesondert auszuweisen, auch wenn sie verkehrsbedingt (z.B. Stau, Umleitung) waren.
Einfacher ist es, ein Fahrtenbuch in elektronischer Form zu führen. Hierbei muss jedoch technisch gewährleistet sein, dass nachträgliche Änderungen nicht möglich sind.
Hinweis
Entspricht ein Fahrtenbuch nicht ausreichend den formalen und materiellen Anforderungen, kann nur die Ein-Prozent-Regel angewendet werden. Kleinere Mängel führen jedoch nicht zur Verwerfung des gesamten Fahrtenbuches, wenn die Angaben insgesamt plausibel sind.
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