Welche Unterlagen sind eigentlich aufzubewahren, welche kann man bedenkenlos in den Papierkorb werfen? Folgende Fallkonstellationen haben sich ereignet:
Fall 1: Die Eheleute L möchten sich ein Auto kaufen. Sie lassen sich mehrere Angebote unterbreiten und entscheiden sich letztendlich für eines der Angebote.
Fall 2: Die Eheleute L lassen sich mehrere Angebote unterbreiten und entscheiden sich letztendlich für keines der Angebote.
Nun stellte sich die Frage, inwiefern diese Belege (Angebote des Autohauses) aufzubewahren sind. Für Aufbewahrungspflichten und Aufbewahrungsfristen gelten unterschiedliche Gesetze. Die Vorschriften nach dem Handels- und Steuerrecht sind die bekanntesten Gesetze. So ist jeder Kaufmann verpflichtet, zum Beispiel folgende Unterlagen geordnet aufzubewahren:
- Handelsbücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse, Lageberichte sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen,
- die empfangenen Handelsbriefe,
- die Wiedergaben der abgesandten Handelsbriefe sowie
- die Buchungsbelege.
Probleme ergeben sich in der Praxis hinsichtlich der richtigen Einordnung der Unterlagen. Ein Brief ist nicht gleich ein Geschäftsbrief, nicht jeder Beleg ist ein Buchungsbeleg.
Als Handelsbrief und Geschäftsbrief wird jegliche Korrespondenz, die der Vorbereitung, der Durchführung oder der Rüge (Rückgängigmachung eines Geschäftes) dient, bezeichnet. Korrespondenzen, die nicht zum Abschluss eines Geschäftes führen, zum Beispiel nicht erfolgreiche Angebote, gehören nicht zu den Handels- und Geschäftsbriefen.
Fall 1: Bei dieser Fallabwandlung ist ein Kaufvertrag zustande gekommen. Es müssen das konkrete Angebot (Offerte) und die Annahme aufbewahrt werden.
Fall 2: In diesem Fall ist kein Rechtsgeschäft zustande gekommen. Das Autohaus hat lediglich Angebote an die Eheleute L versandt. Es ist zu keinem Kaufvertrag (Handelsgeschäft) gekommen. Demzufolge liegt keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht vor.
Fazit: Nach aktuellem Recht gehören Angebote, die nicht zu einem Handelsgeschäft führen, in den Papierkorb. Es besteht keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht. Angebote, die letztendlich zu einem Rechtsgeschäft führen, unterliegen der Aufbewahrungspflicht.
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