Außendienst – Dienst beim Kunden

Viele Unternehmen beschäftigen Arbeitnehmer, die im Außendienst tätig sind und oftmals noch nicht einmal einen Arbeitsplatz im Unternehmen haben. Eine Außendiensttätigkeit wirft aus arbeitsrechtlicher Sicht einige spezielle Fragen auf, die sowohl vom Unternehmer als auch vom Arbeitnehmer beachtet werden sollten.

Zunächst ist abzugrenzen zwischen einem Außendienstmitarbeiter und einem Handelsvertreter. Das Tätigkeitsfeld kann für beide identisch sein, die rechtliche Grundlage ist jedoch grundverschieden. Die Regelungen für den Handelsvertreter finden sich in § 84 ff. HGB. Dort ist geregelt, dass derjenige Handelsvertreter ist, der als selbständiger Gewerbetreibender ständig damit betraut ist, für einen anderen Geschäfte zu vermitteln oder in dessen Namen abzuschließen. Maßgeblich ist dabei, dass der Handelsvertreter selbständig ist und keinen Arbeitnehmerstatus besitzt, d.h. seine Tätigkeit frei gestalten und seine Arbeitszeit selbst bestimmen kann. Außendienstmitarbeiter eines Unternehmens besitzen im Gegensatz dazu einen Arbeitsvertrag und sind nicht selbständig, sondern üben ihre Tätigkeit weisungsgebunden aus.

Die Tätigkeit im Außendienst beinhaltet meist die Überlassung eines Firmenwagens sowie Kommunikationsmitteln wie einem Mobiltelefon und/oder einem Notebook. Die Nutzung dieser firmeneigenen Gegenstände sollte jedoch arbeitsvertraglich genau geregelt sein, vor allem wenn auch eine private Nutzung erlaubt ist.

Ein Firmenwagen, der auch privat genutzt werden darf, muss bezüglich des Privatanteils vom Außendienstmitarbeiter versteuert werden, da diese Nutzung als geldwerter Vorteil angesehen wird. Die Privatnutzung wird dabei entweder mit einem Prozent des Bruttopreises des Fahrzeugs monatlich angesetzt oder mit einem Nachweis der tatsächlich durchgeführten Privatfahrten mittels eines Fahrtenbuches.

Die genehmigte Privatnutzung kann insbesondere dann relevant werden, wenn das Arbeitsverhältnis endet. Wenn nämlich eine private Nutzung vereinbart ist, steht dem Arbeitnehmer die Nutzung bis zum Ende der Kündigungsfrist zu, auch wenn er unter Umständen bereits längst freigestellt ist. Ist keine Privatnutzung vorgesehen, kann der Arbeitgeber die firmeneigenen Gegenstände unmittelbar am letzten tatsächlichen Arbeitstag heraus verlangen.

Kostenübernahme vertraglich fixieren

In den Fällen, in denen Außendienstmitarbeiter vom häuslichen Büro aus arbeiten, werden oft Pauschalen für die entstehenden Telefon- und Internetkosten vereinbart, die der Arbeitgeber seinem Arbeitnehmer dann zusätzlich zahlt. Es gibt auch die Möglichkeit, dass der Arbeitgeber das genutzte Büro des Arbeitnehmers anmietet, welches dadurch dann zu einer Betriebsstätte des Arbeitgebers wird. Auch die Zahlung einer einmaligen Pauschale für die Anschaffung von Mobiliar und Technik ist nicht unüblich. Alle Varianten sollten jedoch schriftlich im Arbeitsvertrag fixiert werden, um spätere Differenzen zu vermeiden.

Bei Außendienstmitarbeitern stellt sich immer wieder die Frage, innerhalb welcher Grenzen diese überwacht und kontrolliert werden dürfen. Durch moderne Technik wäre mittels der GPS-Daten im Firmenfahrzeug oder der Datenerfassung im genutzten Notebook rein theoretisch eine komplette Überwachung überhaupt kein Problem. Begrenzt wird die Möglichkeit der möglichen Überwachung jedoch durch das Bundesdatenschutzgesetz und die personelle Selbstbestimmung des Arbeitnehmers. Daten dürfen grundsätzlich nur zweckbestimmt gespeichert werden, was zusätzlich der Einwilligung des Betroffenen bedarf, und der Arbeitnehmer kann jederzeit Auskunft zu den über ihn gespeicherten Daten verlangen. Zudem unterliegt der Einsatz technischer Überwachungsmittel je nach Fallgestaltung auch der Mitbestimmung durch den Betriebsrat. Der Arbeitgeber sollte also immer genau prüfen, ob die von ihm gewählten Kontrollmechanismen rechtlichen Bestand haben.

Von Rechtsanwältin Martina Knoch, Dortmund