Der Begriff des ordnungsgemäßen Fahrtenbuchs ist gesetzlich nicht näher definiert, daher ist dieses Thema immer wieder Gegenstand gerichtlicher Entscheidungen. Das Fahrtenbuch muss insbesondere folgende Angaben enthalten:
- Bei betrieblich veranlassten Fahrten das Datum und den Kilometerstand zu Beginn und zum Ende jeder einzelnen Fahrt, Reiseziel und bei Umwegen auch die Reiseroute, Reisezweck und aufgesuchte Gesprächspartner.
- Bei Privatfahrten reicht es, das Datum und den Endkilometerstand anzugeben.
- Weiterhin müssen die Aufzeichnungen fortlaufend und zeitnah vorgenommen werden.
- Zudem ist zu berücksichtigen, dass eine lose Zettelsammlung (z. B. Excel-Tabellenblätter) nicht ausreicht. Es ist vielmehr eine Form der Aufzeichnung erforderlich, die gewährleistet, dass Änderungen, Streichungen und Ergänzungen erkennbar sind.
Ebenso wie das gute alte handgeschriebene Fahrtenbuch diese Voraussetzungen erfüllt, tun dies auch die Fahrtenbücher in elektronischer Form. Bei diesen muss nur technisch gewährleistet sein, dass eine nachträgliche Manipulation nicht möglich ist.
Aber aufgepasst: Auch das handgeschriebene Fahrtenbuch muss natürlich ordnungsgemäß sein. Der Bundesgerichtshof hat in einem Beschluss vom 14. März 2012 klargestellt, dass handschriftliche Aufzeichnungen im Fahrtenbuch lesbar sein müssen. Es genügt nicht, dass der Steuerpflichtige seine Aufzeichnungen lesen kann, sie müssen vielmehr allgemein verständlich sein. Der Zweck des Fahrtenbuchs ist nämlich nicht eine Erinnerungsstütze für den Steuerpflichtigen, sondern vielmehr ein Nachweis gegenüber dem Finanzamt.
In dieser Entscheidung geht der Bundesgerichtshof auch noch auf das leidige Thema der Umwegfahrten ein und bestätigt seine bisherige Rechtsprechung. Sind die verschiedenen Strecken nahezu gleich lang, die Rechtsprechung geht von einer Abweichung von ca. fünf Prozent aus, so kann der Steuerpflichtige die verkehrsmäßig günstigere Strecke wählen. Ist die Abweichung der Strecken aber erheblich größer, so liegt eine Umwegfahrt vor und der Steuerpflichtige ist verpflichtet, genaue Aufzeichnungen zur Begründung der Umwegfahrt zu machen.
Tipp: Die Voraussetzungen für ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch sind einzuhalten, jedoch führen nur kleinere Mängel nicht zur Ablehnung des gesamten Fahrtenbuchs, wenn die Angaben insgesamt plausibel erscheinen.
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