Die Oberfinanzdirektion Rheinland und Münster hat in einem Verwaltungserlass zur Ordnungsmäßigkeit eines elektronischen Fahrtenbuchs Stellung genommen. Grundsätzlich ist zu beachten, dass die Finanzverwaltung ein elektronisches Fahrtenbuch nur anerkennt, wenn sich daraus dieselben Erkenntnisse wie aus einem manuell geführten Fahrtenbuch gewinnen lassen.
Daher müssen folgende Angaben bei dienstlichen Fahrten auch in einem elektronischen Fahrtenbuch enthalten sein:
- Datum
- Kilometerstand zu Beginn und am Ende der dienstlichen Fahrt
- Fahrt- bzw. Reiseziel und bei Umwegen auch die Reiseroute
- Reisezweck
- aufgesuchte Geschäftspartner
Zudem ist unverzichtbare Voraussetzung eines elektronischen Fahrtenbuchs, dass geänderte Eingaben sowohl in der Anzeige am Bildschirm als auch in dem Ausdruck eindeutig gekennzeichnet sind. Hierbei muss auch die Änderungshistorie mit Änderungsdatum und –daten als auch der ursprüngliche Inhalt ersichtlich sein.
Weiterhin muss sichergestellt werden, dass die Daten des elektronischen Fahrtenbuchs bis zum Ablauf der Aufbewahrungsfrist unveränderlich aufbewahrt und lesbar gemacht werden können.
Die Finanzverwaltung stellt zudem klar, dass die bei GPS-Ermittlung der Fahrtstrecke entstehenden Abweichungen zwischen elektronischem Fahrtenbuch und Tachostand des Fahrzeuges grundsätzlich unbedenklich sind. Es sollte jedoch der tatsächliche Tachostand im Halbjahres- oder Jahresabstand dokumentiert werden.
Darüber hinaus ist zu beachten, dass elektronische Fahrtenbücher von der Finanzverwaltung nicht zertifiziert werden. Daher bleibt die Ordnungsmäßigkeit immer der Einzelfallprüfung durch das Finanzamt vorbehalten. Achten Sie daher bei der Anschaffung eines elektronischen Fahrtenbuches darauf, dass die Software vom Hersteller als "betriebsprüfungssicher" beschrieben wird.
Beachten Sie: Ein mit Excel oder Word geführtes Fahrtenbuch ist kein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch!
Brauchen auch Sie einen Steuer-Tipp? Dann schicken Sie Barbara Lux-Krönig von der Kanzlei Rath, Anders, Dr. Wanner & Partner einfach eine E-Mail: lux@raw-partner.de