Elektronische Rechnung – Teil II

Wie im ersten Teil zu den elektronischen Rechnungen ausgeführt, muss der Rechnungsempfänger bei bestimmten elektronischen Rechnungen ein so genanntes innerbetriebliches Kontrollverfahren durchführen, damit er die Vorsteuer aus diesen Rechnungen geltend machen kann. Dazu muss er nach dem Gesetz die folgenden Fakten gewährleisten:

- die Echtheit der Herkunft der Rechnung
- die Unversehrtheit des Rechnungsinhalts
- die Lesbarkeit der Rechnung

Darunter ist zu verstehen, dass

- die Rechnung tatsächlich vom leistenden Unternehmer stammt,
- die Rechnungsinhalte während der Übertragung nicht verändert wurden,
- das menschliche Auge die Rechnung lesen kann.

Diese Fakten sind zukünftig immer dann gewährleistet, wenn die Rechnungen durch eines der bereits bisher anerkannten Verfahren, also dem EDI-Verfahren oder einer mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehenen E-Mail, verschickt werden.

Ist dies jedoch nicht der Fall, muss dies mittels eines innerbetrieblichen Kontrollverfahrens sichergestellt werden. Nach dem Gesetzeswortlaut kann dieses Kontrollverfahren durch jeden Unternehmer selbst festgelegt werden. Allerdings muss dies entsprechend gut dokumentiert werden. Inwieweit bei dieser Dokumentation nach Ansicht der Finanzverwaltung noch besondere Anforderungen zu beachten sind, steht derzeit noch nicht endgültig fest. Nach dem derzeitigen Entwurf eines Schreibens des Bundesfinanzministeriums sollen dabei keine neuen Aufzeichnungspflichten entstehen.

Es genügt die Prüfung der Rechnung auf sachliche Richtigkeit, damit davon ausgegangen werden kann, dass die Rechnung tatsächlich vom leistenden Unternehmer stammt und auch die Rechnungsangaben nicht mehr verändert wurden.´

Die Finanzverwaltung wird hierzu bald ein detailliertes Schreiben veröffentlichen, in welchem sie ihre Anforderungen an das innerbetriebliche Kontrollverfahren sowie die notwendige Aufbewahrungspflicht veröffentlicht.

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