Stellenbeschreibungen im Autohaus – sinnvolles Instrument der Personalarbeit oder nur zusätzliche Arbeit?

AUTOHAUS Karriere

Stellenbeschreibung

Von Prof. Dr. Ralf Mertens

Professionelle Personalarbeit im Autohaus lässt sich durch die Nutzung bewährter Instrumente sehr effizient gestalten. Zu Unrecht haben viele Entscheidungsträger Angst davor, sich in Bezug auf die Aufgaben der Mitarbeiter schriftlich festzulegen, weil sie befürchten, ihre unternehmerische Flexibilität einzuschränken. Die Nutzung von Stellenbeschreibungen schafft Transparenz und bietet den Mitarbeitern klare Vorgaben für ihre Arbeit, so dass diese selbständiger agieren können und eher bereit sind, Verantwortung zu übernehmen. Wichtig ist jedoch, dass es für alle Mitarbeiter im Autohaus Stellenbeschreibungen gibt, die regelmäßig aktualisiert werden.

Unter einer Stellenbeschreibung versteht man die unternehmenseinheitliche, schriftliche und verbindliche Form der Festlegung aller wichtigen Daten über eine bestehende oder zu planende Stelle. Die Stellenbeschreibung ist im Rahmen der Zertifizierung gemäß der DIN ISO 9000ff. genauso vorgeschrieben wie die Planung und Dokumentation der Fortbildungsmaßnahmen.

Die Stellenbeschreibung ist ein grundlegendes Instrument des Personalmanage-ments. Sie besteht aus zwei Teilen:
- Aufgaben- und Funktionsbeschreibung
- Anforderungsprofil

Aufgaben- und Funktionsbeschreibung

In der Aufgaben- und Funktionsbeschreibung sind die wichtigen Inhalte und Merkmale einer Stelle genannt. Unabhängig von dem aktuellen Stelleninhaber werden die Einbindung in die Organisation des Autohauses, die Verantwortung und Befugnisse, die Informationsrechte und -pflichten, die Kooperation, die Vorzüge und Nachteile (beispielsweise Schichtdienst im Werkstattbereich oder flexible Arbeitszeiten im Büro) sowie die Entwicklungsmöglichkeiten der Stelle beschrieben.

Inhaltlich sollen insbesondere die Ziele, die Aufgabeninhalte und Verantwortungsbereiche klar formuliert sein. Die Stellenbeschreibung enthält Angaben über:
- Bezeichnung der Stelle
- Funktion der Stelle
- Einordnung in die Betriebsorganisation und in das Gehaltsgefüge
- Überstellungs- und Unterstellungsverhältnisse
- Ziele der Stelle
- Hauptaufgaben
- Nebenaufgaben
- Sonstige Aufgaben
- Verantwortung und Befugnisse
- Informationsquellen
- Berichterstattung
- Zusammenarbeit intern und extern
- Vorzüge der Stelle
- Nachteilige Aspekte
- Entwicklungsmöglichkeiten
- Anforderungsprofil

Anforderungsprofil

Das Anforderungsprofil beschreibt die Anforderungen, die an die einzelnen Mitarbeiter in ihrer jeweiligen Position gestellt werden, und leitet sich im wesentlichen aus der Aufgaben- und Funktionsbeschreibung ab. Bei der Formulierung der Anforderungen sollte unterschieden werden zwischen Idealprofil, Mindestanforderungen und alternativen Qualifikationen. Wesentliche Inhalte des Anforderungsprofils sind:
- Alter, Geschlecht
- Berufserfahrung
- Erforderliches Bildungs- und Qualifikationsniveau
- Alternativen zum Bildungsweg
- Erforderliche Fähigkeiten
- Erforderliche Eigenschaften
- Persönlichkeitsmerkmale
- Anforderungen, die sich aus dem Umfeld der Stelle, dem Arbeitsplatz, dem Kollegenkreis, den Arbeitszeiten, den Belastungen ableiten

Erstellen einer Stellenbeschreibung

Bei der Einführung von Stellenbeschreibungen empfiehlt sich eine Vorgehensweise von oben nach unten (Top-down), um Spannungen und Missverständnisse zu vermeiden. Beim Erstellen einer Stellenbeschreibung ist darauf zu achten, dass die Beziehungen zwischen den verschiedenen Stellen – zur Vermeidung von Verantwortungsüberlagerungen und -lücken – im Vorfeld geklärt sind. Die Formulierung sollte möglichst objektiv die künftige Tätigkeit beschreiben. Sie sollte standardisiert sein und auf einheitlichen Formularen niedergeschrieben werden. Es ist ratsam, die betroffenen Mitarbeiter bei der Erstellung mit einzubinden.

Nutzen von Stellenbeschreibungen

Stellenbeschreibungen zu erstellen, bedeutet zunächst einmal eine nicht zu unter-schätzende Arbeitsaufgabe. Sind sie jedoch einmal erstellt, schaffen sie erhebliche Erleichterungen bei den folgende Personalmanagementaufgaben:
- Durchführung einer qualitativen und quantitativen Personalbedarfsplanung
- Anfertigung von Stellenausschreibungen
- Gestaltung von Arbeitsverträgen
- Festlegung von Lohn- und Gehaltsstufen
- Durchführung von Leistungsbeurteilungen und –Vergleich
- Anfertigung von Arbeitszeugnissen
- Analyse organisatorischer Prozesse
- Erkennen von Schwachstellen

Die Einführung von Stellenbeschreibungen ist sicherlich ein aufwendiges Unterfangen, jedoch als Investition zu betrachten, die sich später durch die effizientere und transparentere Personalarbeit bezahlt macht. Einige Hersteller und Importeure bieten aus diesem Grund schon seit einiger Zeit ihren Händlern standardisierte Stellenbeschreibungen für die verschiedenen Positionen im Autohaus an, die häufig sogar eine autohausspezifische Adaption zulassen. Wichtig ist jedoch, dass gerade in der heutigen, von schnellen Veränderungen geprägten Zeit, die Stellenbeschreibungen regelmäßig auf ihre Gültigkeit hin untersucht werden.