Finanzverwaltung: Kassen-Nachschau

Bereits im letzten Jahr haben wir Sie in mehreren Ausgaben über das verschärfte Geldwäschegesetz und das neu eingeführte Transparenzregister informiert. Der Gesetzgeber hat sich dazu entschlossen, der Steuerhinterziehung verstärkt den Kampf anzusagen. Dazu wurde u. a. der Schwellenwert für Bargeldgeschäfte auf 10.000 Euro herabgesetzt. Dies bedeutet, dass Bargeschäfte über 10.000 Euro zwar prinzipiell noch möglich, jedoch mit großen, schwer erfüllbaren Pflichten verbunden sind und man deswegen ganz die Finger davon lassen sollte. Nachfolgend wollen wir Ihnen ein weiteres "neues" Instrument der Finanzverwaltung zur Bekämpfung der Steuerhinterziehung näherbringen. Nach Umsatzsteuer-Nachschau und Lohnsteuer-Nachschau nun also die Kassen-Nachschau. Was ist die Kassen-Nachschau? Die Kassen-Nachschau ist ein von der Außenprüfung unabhängiges, eigenständiges Verfahren, das die Finanzverwaltungen seit dem 01. 01. 2018 dazu berechtigt, die Ordnungsmäßigkeit der Aufzeichnungen und Buchungen von Kasseneinnahmen und Kassenausgaben zu prüfen. Die Amtsträger der Finanzbehörden dürfen hierzu ohne vorherige Ankündigung während der üblichen Geschäfts- und Arbeitszeiten das Geschäftsgrundstück oder die Geschäftsräume von Steuerpflichtigen betreten, um Sachverhalte festzustellen, die für die Besteuerung erheblich sein können. Welche Systeme sind betroffen? Kurzum: alle! Neben den offenen Ladenkassen dürfen alle elektronischen Aufzeichnungssysteme (elektronische Registrierkassen) und auch Waagen mit Registrierkassenfunktion, Taxameter, Wegstreckenzähler oder Geld- und Warenspielgeräte geprüft werden. Wie läuft die Kassen-Nachschau ab? Für eine Kassen-Nachschau bedarf es grundsätzlich keines konkreten Anlasses, sie kann einfach so durchgeführt werden. Auch Größe, Rechtsform, Branche des Unternehmens oder Art der Gewinnermittlung ist irrelevant. Somit kann es passieren, dass ohne jegliche Ankündigung ein Beamter in den Geschäftsräumen auftaucht und eine Kassen-Nachschau durchführen möchte. Selbst wenn der Steuerpflichtige das Betreten der Grundstücke und Räume verweigert, ändert das daran nichts. Ist der Steuerpflichtige selbst nicht anwesend, so hindert das den Beamten nicht an der Durchführung. Er wird dann vor allem das Kassenpersonal und andere Mitarbeiter mit entsprechenden Kenntnissen befragen. Eine zeitliche oder räumliche Verlegung der Kassen-Nachschau kann zwar beantragt werden, sie kommt jedoch nur aus wichtigem Grund in Betracht. Dementsprechend wird sie auch kaum gestattet werden, ansonsten würde der Überraschungseffekt verpuffen. Selbstverständlich kann der Steuerpflichtige seinen Steuerberater oder Rechtsanwalt hinzuziehen, allerdings muss der Amtsträger deren Eintreffen nicht abwarten und kann zuvor schon mit der Nachschau beginnen. Betretungsrecht Grundsätzlich dürfen die Amtsträger nur Geschäftsgrundstücke und -räume betreten. Wohnräume dürfen hingegen gegen den Willen des Inhabers nur betreten werden, wenn dies zur Verhütung dringender Gefahren für die öffentliche Sicherheit und Ordnung erforderlich ist. Die Kassen-Nachschau ist im Regelfall während der üblichen Geschäfts- und Arbeitszeiten durchzuführen. Im Ausnahmefall kann sie jedoch auch außerhalb dieser Zeiten vorgenommen werden, wenn z. B. ansonsten der Geschäftsbetrieb beeinträchtigt werden würde. Legitimation des Amtsträgers Befinden sich Kassen in Räumlichkeiten, die der Öffentlichkeit zugänglich sind (z. B. Kasse in einem Verkaufsraum), so darf der Amtsträger deren Bedienung ohne Vorlage eines Dienstausweises beobachten. Sobald der Steuerpflichtige jedoch aufgefordert wird, Auskünfte zu erteilen oder Aufzeichnungen, Bücher oder sonstige Unterlagen vorzulegen, muss sich der Amtsträger ausweisen. Eine schriftliche Anordnung zur Kassen-Nachschau ist zwar nicht zwingend erforderlich, fragen Sie aber nach, ob eine solche Anordnung besteht, und lassen Sie sich diese gegebenenfalls zeigen. Prüfen Sie immer, ob die Ihnen gegenüberstehende Person berechtigt ist, die Kassen-Nachschau durchzuführen, und lassen Sie sich hierzu einen Dienstausweis vorlegen und dokumentieren Sie das, wobei die Anfertigung einer Kopie nicht zulässig ist. So können Sie das Risiko eindämmen, dass Kriminelle sich mit gefälschten Dokumenten Zutritt zu den Geschäftsräumen verschaffen. Vorlage von Unterlagen und Erteilung von Auskünften Sie sind als Steuerpflichtiger dazu verpflichtet, an der Sachverhaltsaufklärung mitzuwirken, und haben hierzu auf Verlangen Aufzeichnungen, Bücher und sonstige Organisationsunterlagen vorzulegen und Auskünfte zu erteilen. Der Amtsträger ist auch berechtigt, elektronische Aufzeichnungen und Bücher einzusehen, und kann verlangen, dass ihm diese Daten auf maschinell auswertbaren Datenträgern zur Verfügung gestellt werden. Zulässige Prüfungsmethoden Der Amtsträger der Finanzbehörde darf zur Durchführung der Kassen-Nachschau verdeckte Beobachtungen und Testkäufe ohne vorherige Legitimation durch seinen Dienstausweis durchführen. Kassenstürze, Testbonierungen und Fotos sind hingegen erst nach einer Legitimation zulässig. Was sind die Folgen einer Beanstandung der Kassenführung? Sollte der Amtsträger zu dem Ergebnis kommen, dass Kassenaufzeichnungen oder -buchungen zu beanstanden sind, so kann er ohne vorherige Prüfungsanordnung zur Außenprüfung übergehen. Dies gilt auch, wenn der Steuerpflichtige seinen Mitwirkungspflichten nicht nachkommt oder die Kassen-Nachschau ganz ablehnt. Was müssen Betriebsinhaber beachten? Soweit noch nicht geschehen, müssen Sie nun schnellstmöglich Vorkehrungen treffen, die es Ihnen jederzeit ermöglichen, die geforderten Datenbestände unverzüglich lesbar und maschinell auswertbar zur Verfügung zu stellen. Die Zeit drängt jedenfalls und es ist Eile geboten, da ein Finanzbeamter jederzeit unangekündigt vor der Tür Ihres Betriebs stehen kann! Kurzfassung 1. Seit dem 01. 01. 2018 gibt es neben der Umsatzsteuer- und Lohnsteuer-Nachschau auch die Kassen-Nachschau.2. Nun hat die Finanzverwaltung die Möglichkeit, dass sie unangemeldet und fast zu jeder Tages- und Nachtzeit einen Finanzbeamten zu Ihnen schicken kann und Ihre Kasse auf Rechtmäßigkeit überprüfen lässt.3. Bestehen Sie unbedingt darauf, dass sich der Beamte ausweist, und dokumentieren Sie die Angaben. Kommentar Ob Verschärfung des Geldwäschegesetzes, Einführung eines Transparenzregisters oder die Möglichkeit einer unangekündigten Kassen-Nachschau, die Politik geht derzeit mit Vehemenz gegen Steuerhinterziehung vor. Zudem kann man auch beachten, dass auf Grund von Betriebsprüfungen immer öfter Meldungen an die Bußgeld- und Strafsachenstellen weitergegeben werden. Sachverhalte, die früher lediglich ein Mehrergebnis für den Betriebsprüfer bedeutet haben, aber sonst keine weiteren Auswirkungen hatten, werden heute oftmals unter bloßer Annahme eines Vorsatzes des Unternehmers als Steuerhinterziehung gewertet. Daher ist es für jeden Unternehmer an der Zeit zu handeln. So sollte in jedem Unternehmen, unabhängig von dessen Größe, ein Tax Compliance System integriert werden. Für kleinere Unternehmen wäre ein erster Schritt zum Beispiel schon, dass die Vertretungsregeln für die Buchhaltung, etc. schriftlich niedergelegt werden, oder dass das Vier-Augen-Prinzip eingehalten wird. Je größer das Unternehmen ist, desto höhere Anforderungen müssen auch an das innerbetriebliche Kontrollsystem gestellt werden.Barbara Lux-Krönig Wirtschaftsprüferin, Steuerberaterin www.raw-partner.de

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