In der Rosier Gruppe hat Hendrik Rosier alle Kostenblöcke im Aftersales nach und nach auf den Prüfstand gestellt, nachdem er vor gut zwölf Jahren die Position des Leiters Logistik und Einkauf übernommen hatte. Dazu gehörte auch der C-Teile-Bereich. Seit Kurzem ist er Niederlassungsleiter Audi/VW Sauerland, blickt aber mit Einkaufsleiter Elias Hartung als seinem Nachfolger zufrieden auf das bisher Erreichte zurück. Denn es wurde viel verändert – und nach Analysen der beiden spürbar zum Besseren.
Markenübergreifend zentralisiert
Im ersten Schritt führte Hendrik Rosier den Einkauf der C-Teile über alle Standorte zusammen. Dafür startete er eine Ausschreibung der Top-100-Produkte unter mehreren Anbietern. "Den Zuschlag hat damals Berner erhalten, weil sich die Leistungen für uns am attraktivsten erwiesen haben", sagt die Führungskraft. "Bis dahin hatten wir keinerlei Berührungspunkte. Die Kooperation hat damit bei null begonnen." Davor arbeitete fast jeder Standort mit anderen Lieferanten.
Mit der neuen Partnerschaft hielt zunächst eine übergreifende Belieferung von Normteilen, Chemikalien & Co. Einzug in die Unternehmensgruppe. "Nachdem sich die damit verbundenen Prozesse eingespielt hatten, sind wir den nächsten Schritt gegangen und haben 2012 die Berner Regalsysteme eingeführt", erläutert Elias Hartung. Die Zusammenarbeit hat sich folglich beim C-Teile-Management erweitert. "Seither ist an allen Standorten die optimale Bestückung auf kleinstem Raum ohne Überbevorratung möglich", wirbt Peter Helmboldt, der als regionaler Key Account Manager bei Berner mit Außendienstmitarbeiter Andrew Lindemann und fünf weiteren Mitarbeitern die 22 Betriebe der Rosier Gruppe betreut.
Werkzeugmanagement neu strukturiert
Im Anschluss an die Standardisierung bei den C-Teilen widmete sich der Mehrmarkenhändler dem Werkzeugmanagement und schaffte dafür ein neues Fundament. "Zu diesem Zweck wurde mit Berner der Ist-Zustand jeder Werkzeugkiste an allen Standorten ermittelt und von uns in den Werkzeugstammkarten definiert, was die Standardausrüstung für die jeweiligen Monteure und Auszubildenden ist", so Hendrik Rosier. Enthielt eine Kiste mehr als das Soll, wurden die Werkzeuge entnommen und verteilt. Fehlte etwas und war woanders nicht überschüssig, wurde bei Berner nachbestellt. Der Dienstleister wurde auch in diesem Bereich zur alleinigen Anlaufstelle. Mehrwert dabei für Rosier ist das dreistufige Kostenstellen-Management. "Es beinhaltet das Werkzeugmanagement für die einzelnen Filialen, eine Zuordnung zum Kostenträger und die Dokumentation des Beschaffungsgrunds - auf dem Lieferschein und der Rechnung, die per PDF übermittelt werden", sagt Peter Helmboldt.
"Die Ausgaben für C-Teile und Werkzeuge sind trotz insgesamt steigender Arbeitsdurchgänge und Aufnahme großer Niederlassungen in die Gruppe nicht gestiegen."
Hendrik Rosier, Geschäftsführer Rosier Gruppe
Direktes Controlling, stabile Kosten
Zugleich könne das Controlling direkt im Online-Shop einsehen, welcher Mitarbeiter welches Produkt aus welchem Anlass bestellt hat. Kommt es zu überdurchschnittlich hohen Ausgaben, kann dem nachgegangen werden. Auf diese Informationen haben neben dem Controlling mindestens zwei Kfz-Meister im jeweiligen Betrieb und die Verantwortlichen im Teiledienst einen Zugriff. Nur diese sind auch bestellberechtigt. An sie wenden sich die Mitarbeiter bei Bedarf. Das genaue Verfahren bestimmen die Führungskräfte vor Ort.
Die Holding gibt lediglich den Rahmen vor. Die Kostenverantwortung liegt am Standort. Erst ab einem Bestellwert von 1.000 Euro für ein Werkzeug ist zusätzlich die Freigabe der zentralen Einkaufsleitung erforderlich. Ansonsten treten die Mitarbeiter an Elias Hartung im Alltagsgeschäft nur bei Reklamationen heran. Er betont: "Wir sind selten eingebunden. Für uns ist es auch wichtig, dass es relativ autark läuft."
Wie viel Rosier durch die Zentralisierung sowie die neuen Prozesse jährlich gespart hat und spart, können Hendrik Rosier und Elias Hartung mangels Vergleichsbasis nicht beziffern. Schließlich sind im Laufe der Jahre einige Betriebe hinzugekommen und andere weggefallen. Nur so viel sagt Rosier: "Die Ausgaben für C-Teile und Werkzeuge sind trotz insgesamt steigender Arbeitsdurchgänge und Aufnahme großer Niederlassungen in die Gruppe nicht gestiegen."
Nutzung digitaler Kanäle verstärken
Mit der Zeit haben sich ferner die Möglichkeiten zur Bestellung der Ware vergrößert. Die Zugangsberechtigten können beim Kundenservice oder den Außendienstmitarbeitern genauso ordern wie per Online-Shop, der Berner-App oder Whatsapp. Dabei sieht Elias Hartung noch ordentliches Potenzial für die digitalen Wege. Derzeit liegt die Quote nach seinen Daten via Online-Shop bei etwa 32 Prozent und via App per Smartphone bei fünf Prozent, wobei Letztere erst wenige Mitarbeiter nutzen. Das soll schrittweise ausgeweitet werden. Aber auch der verstärkte Einsatz von Scannern, mit denen die Bestellung via Barcode analog der App erfolgt, ist angedacht.
Bestückung reduziert Lagerhaltung
Gleichwohl ist und bleibt für Rosier der Kontakt zwischen den Mitarbeitern und den Außendienstmitarbeitern von Berner ein bedeutsamer Faktor. Im Durchschnitt kommen sie 14-täglich in die Betriebe, an großen Standorten wie Menden einmal pro Woche. "Durch diese Betreuung können wir eine geringe Lagerhaltung gewährleisten", sagt Hartung. Im Zuge der langjährigen Zusammenarbeit hat sich so eine Vertrauensbasis entwickelt: "Aus der Erfahrung und den Daten wissen wir, dass nur entsprechend dem Bedarf bestückt wird. Wenn wir von einer Schraube beispielsweise pro Woche zehn Stück benötigen, dann werden nur 20 eingefüllt und nicht 200 oder 500. Bei viel benötigten Schnelldrehern wird dagegen komplett aufgefüllt. Zudem werden die Meister und Mechaniker beraten, wenn neue Produkte auf den Markt kommen oder Verbesserungspotenziale entdeckt werden."
Ungeachtet dessen ist es bei Rosier das Ziel, die digitalen Bande enger zu knüpfen. Auf längere Sicht soll etwa die DMS-Anbindung als Thema auf die Agenda, um eine weitere markenübergreifende Klammer im C-Teile-Bereich zu setzen.