Betriebsprüfung: Betriebsveranstaltung im Fokus

In unserer kleinen Serie über Fallstricke in der Betriebsprüfung sind wir in den vergangenen Ausgaben schon auf die Thematik Geschäftsessen und Geschenke eingegangen, nachfolgend wollen wir das Thema Betriebsveranstaltung beleuchten, das auch jedes Jahr aufs Neue brisant ist. Die Planung der Weihnachtsfeier steht schließlich vor der Tür.Grundsätzlich gelten folgende Regelungen für Betriebsveranstaltungen:- 110,00 Euro Brutto-Freibetrag pro Arbeitnehmer- alle Aufwendungen müssen mit einbezogen werden, egal ob dem Einzelnen direkt zurechenbare Aufwendungen, wie Getränke und Speisen oder Kosten, die der Arbeitgeber gegenüber Dritten für den äußeren Rahmen aufwendet, wie Raummiete, Musikkapelle, etc.- Zuwendungen des Arbeitgebers an Ehegatten, bzw. Angehörige des Arbeitnehmers sind diesem zuzurechnen- zwei Betriebsveranstaltungen im Jahr sind steuerlich begünstigt So weit so gut, aber wie so oft steckt der Teufel im Detail!Wann geht die Finanzverwaltung von einer Betriebsveranstaltung aus?Nach Auffassung der Finanzverwaltung müssen mindestens zwei Bedingungen erfüllt sein, damit eine Betriebsveranstaltung vorliegt. Erstens muss sich der Teilnehmerkreis überwiegend aus Betriebsangehörigen, Leiharbeitern, Arbeitnehmern konzernverbundener Unternehmen, ehemaligen Arbeitnehmern, Praktikanten und deren jeweiligen Begleitpersonen zusammensetzen. Zweitens muss die Veranstaltung allen Arbeitnehmern oder aber zumindest allen Arbeitnehmern einer Abteilung offenstehen.NegativbeispielWerden vom Arbeitgeber alle Führungskräfte (mit Begleitpersonen) des Autohauses zu einer Weihnachtsfeier eingeladen, würde die Finanzverwaltung nicht von einer Betriebsveranstaltung ausgehen, da diese Veranstaltung nicht allen Mitarbeitern (zumindest einer Abteilung) offenstand. Für die Zahl der Teilnehmer kommt es immer auf die anwesenden Teilnehmer an, die Zahl der angemeldeten Teilnehmer ist unerheblich. Für Unternehmer kann diese Aussage erhebliche steuerliche Nachteile haben, nämlich dann, wenn wesentlich weniger Arbeitnehmer zu der Betriebsveranstaltung erscheinen und somit die Kosten durch deutlich weniger Teilnehmer geteilt werden müssen. Dies kann zur Folge haben, dass der 110 Euro Brutto-Freibetrag überschritten wird.Hinweis: Sie sollten unbedingt darauf achten, dass bei der Betriebsveranstaltung eine Teilnehmerliste geführt wird, damit Nachweise vorliegen, falls es zu einer Lohnsteueraußenprüfung kommen sollte.Welche Kosten sind bei der Betriebsveranstaltung mit einzubeziehen?Alle Aufwendungen müssen mit einbezogen werden, egal ob individuell zurechenbare Aufwendungen oder Kosten, die der Arbeitgeber gegenüber Dritten für den äußeren Rahmen aufwendet, also insbesondere .Kosten für Speisen und Getränke- Kosten für Süßigkeiten und Tabakwaren- Fahrt- und Übernachtungskosten- Raummiete- Kosten für Musik, Beleuchtung- Kosten für die Organisation, Eventagentur- Geschenke (hier ist zudem noch der Grenzwert für Aufmerksamkeiten von 60,00 Euro brutto zu berücksichtigen, Näheres siehe unten)- Zuwendungen an die Begleitpersonen des Arbeitnehmers- Kosten für die Erfüllung behördlicher Auflagen- TrinkgelderSämtliche Aufwendungen sind immer brutto anzusetzen. Für die Gesamtkosten sind auch solche Zuwendungen (Geschenke) zu berücksichtigen, die "anlässlich" einer Betriebsveranstaltung anfallen. Werden Geschenke an Arbeitnehmer nur "bei Gelegenheit" der Betriebsveranstaltung überreicht, so fallen diese nicht in den Anwendungsbereich des Freibetrags.Die Finanzverwaltung versucht diese wagen Abgrenzungskriterien zu konkretisieren. Danach werden Geschenke dann "anlässlich" einer Betriebsveranstaltung überreicht, wenn zwischen dem Geschenk und der Betriebsveranstaltung ein konkreter Zusammenhang besteht:- bei Geschenken bis 60 Euro brutto pro Arbeitnehmer darf der Arbeitgeber pauschal davon ausgehen, dass diese "anlässlich" einer Betriebsveranstaltung zugewendet werden, also bei der Gesamtkostenberechnung mit einzubeziehen sind.- bei Geschenken über 60 Euro muss einzelfallabhängig geprüft werden, ob die Geschenke "anlässlich" oder nur "bei Gelegenheit" zugewendet werden.- Geschenke, die pauschal versteuert werden, sind bei der Berechnung der Gesamtkosten der Betriebsveranstaltung nicht einzubeziehen.Lediglich nicht zu den Gesamtkosten gehören nach Auffassung der Finanzverwaltung die rechnerischen Selbstkosten des Arbeitgebers, wie z. B. anteilige Energie- und Wasserverbrauchskosten oder die anteilige Abschreibung, wenn die Betriebsveranstaltung in eigenen Räumlichkeiten stattfindet.Freibetrag von brutto 110,00 EuroEntscheidendes Kriterium ist der Brutto-Freibetrag von 110,00 Euro pro Arbeitnehmer, der für jede der zwei steuerlich begünstigten Betriebsveranstaltungen pro Kalenderjahr heranzuziehen ist. Dabei gilt die Grenze von zwei Betriebsveranstaltungen arbeitnehmerbezogen, d. h. entscheidend ist, an wie vielen Betriebsveranstaltungen der einzelne Arbeitnehmer teilgenommen hat. Werden für die Betriebsveranstaltung nicht mehr als 110,00 Euro brutto pro Arbeitnehmer ausgegeben, dann ist die Betriebsveranstaltung nicht als Zuwendung des Arbeitgebers an seine Arbeitnehmer zu behandeln und somit lohnsteuerfrei. Übersteigen die Aufwendungen pro Arbeitnehmer den 110,00- Euro-Brutto-Freibetrag, dann kann der übersteigende Betrag pauschal mit 25 Prozent versteuert werden.BeispielEin Autohaus lädt alle Arbeitnehmer zu einem Betriebsausflug mit anschließendem Weihnachtsessen ein. 60 Arbeitnehmer nehmen teil und erhalten noch ein Weihnachtsgeschenk i.H.v. je 40 Euro. Folgende Kosten brutto fallen an:Kosten Anreise mit dem Bus -> 1.000 EuroEintritt Museum -> 300 EuroAusgaben Glühwein, Weihnachtsmarkt -> 500 EuroAbendessen und Getränke -> 3.000 EuroDJ -> 1.000 EuroWeihnachtsgeschenke für Arbeitnehmer -> 2.400 EuroGesamtkosten -> 8.200 EuroFür jeden Arbeitnehmer entstehen Kosten von 136,67 Euro (8.200 Euro / 60 Teilnehmer). Somit ist der Freibetrag von 110,00 Euro brutto um 26,67 Euro überschritten und daher lohnsteuerpflichtig. Der steuerpflichtige Gesamtaufwand von 1.600,20 Euro (60 Teilnehmer x 26,67 Euro) kann pauschal mit 25 Prozent, somit 400,05 Euro versteuert werden.Was ist, wenn Ehegatten oder Kinder teilnehmen?Wenn Familienangehörige eingeladen werden, dann müssen die Kosten dafür ebenfalls in die Höchstgrenze von 110,00 Euro brutto mit eingerechnet werden.BeispielDie Gesamtkosten belaufen sich in diesem Beispiel auf 6.000 Euro brutto. Von den 60 Teilnehmern sind 30 Arbeitnehmer ohne eine Begleitperson und 15 Arbeitnehmer werden von einer Person begleitet, also 15 Begleitpersonen. Die Gesamtkosten sind auf alle Teilnehmer aufzuteilen, 6.000 Euro / 60 Teilnehmer, sind 100 Euro brutto pro Teilnehmer. Für die Arbeitnehmer ohne Begleitperson ergibt sich kein steuerpflichtiger geldwerter Vorteil, da der Brutto-Freibetrag von 110 Euro eingehalten wird. Anders sieht es aber bei den Arbeitnehmern aus, die mit einer Begleitperson erschienen sind. Hier müssen die Kosten von 100 Euro brutto mal zwei genommen werden, somit 200 Euro brutto. Sodann ist der Betrag, der den Brutto-Freibetrag von 110 Euro übersteigt, also 90 Euro pro Arbeitnehmer, als geldwerter Vorteil, z. B. mit der Pauschalsteuer von 25 Prozent, zu versteuern. Somit würde für jeden begleiteten Arbeitnehmer eine Pauschalsteuer von 22,50 Euro anfallen.Und was passiert mit der Umsatzsteuer?Die Auffassung der Finanzverwaltung soll anhand der nachfolgenden Beispiele aufgezeigt werden.- Fall 1: Der Betrag von 110,00 Euro brutto wird nicht überschritten. Hier bestehen keinerlei Probleme, der Arbeitgeber ist im vollen Umfang zum Vorsteuerabzug berechtigt.- Fall 2: Die Betriebsveranstaltung kostet pro Arbeitnehmer mehr als 110,00 Euro brutto. Hier vertritt die Finanzverwaltung die Auffassung, dass von einer überwiegend durch den privaten Bedarf des Arbeitnehmers veranlassten unentgeltlichen Zuwendung auszugehen ist. Folglich ist ein Vorsteuerabzug mangels Bezug zum Unternehmen im gesamten Umfang nicht möglich.Kurzfassung1. Maximal zwei Betriebsveranstaltungen im Jahr können steuerlich begünstigt sein. Bei mehr als zwei Veranstaltungen hat der Unternehmer ein Wahlrecht, welche zwei er steuerfrei belassen will.2. Alle Bruttokosten, die angefallen sind, insbesondere für Speisen, Getränke, Musik, etc., sind auf die Anzahl der anwesenden Teilnehmer aufzuteilen.3. Es gilt ein Brutto-Freibetrag von 110,00 Euro pro Arbeitnehmer und Betriebsveranstaltung.KommentarDer Umstand, dass der 110,00-Euro-Brutto-Freibetrag ertragsteuerlich und umsatzsteuerlich anders zu werten ist, ist wohl niemanden wirklich verständlich. Einerseits darf der Freibetrag ertragsteuerlich überschritten werden und nur die übersteigende Differenz ist zu versteuern, andererseits soll der Vorsteuerabzug zur Gänze wegfallen, wenn die 110,00 Euro überschritten sind, da umsatzsteuerlich ein betrieblicher Bezug fehlen würde. Auch wenn eine Veranstaltung pro Arbeitnehmer z. B. 111,00 Euro kosten sollte, ist doch wohl kaum davon auszugehen, dass es sich dabei nicht um eine Betriebsveranstaltung handelt. Aber so sieht leider deutsche Steuergesetzgebung aus.Peter Harbauer Wirtschaftsprüfer Steuerberater

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