Ausgabe 21/2021: Genauer Blick auf die Abläufe

Je mehr die Margen im Automobilgeschäft schrumpfen, desto mehr halten die Verantwortlichen in den Autohäusern Ausschau nach Möglichkeiten, um Kosten zu sparen und neue Ertragschancen zu finden. Das wiederum erfordert in der Regel, die Abläufe im Unternehmen zu optimieren und die Prozesse zu beschleunigen. Konnte man früher noch über manch unvollkommene Abläufe großzügig hinwegsehen, zählt heute jeder Euro. Es ist also sinnvoll, die aktuellen Prozesse genau zu analysieren und immer wieder aufs Neue Verbesserungsmöglichkeiten aufzuspüren. Unter Umständen rechnet sich das ganz schnell, selbst kleine Einzelverbesserungen machen am Ende unter Umständen große Summen aus.So zeigen Beispiele aus der Praxis, dass etwa bei einem kleinen Händler mit einem jährlichen Absatz von 500 Gebrauchtwagen durch Nachlässigkeiten bei der technischen Bewertung oder der kaufmännischen Kalkulation bis zu 250.000 Euro verloren gehen können. Zusätzlich verschärft sich die Lage, wenn die Organisation des Betriebs Defizite aufweist, das Bestandsmanagement nicht professionell geführt wird und es an einem konsequenten Controlling fehlt. Die Folge sind zu hohe beziehungsweise zu alte Bestände mit hohem Bedarf an bilanzieller Wertberichtigung. Für den Abbau der Bestände entsteht dann ein erhöhter Liquiditätsbedarf, was wiederum den Ertrag schmälert. Das muss nicht sein.Elektronische FahrzeugakteAngesichts einer Standzeit von aktuell rund 90 Tagen im deutschen Automobilhandel kommen Gebrauchtwagenhändler vor allem nicht umhin, ihren Umschlagfaktor zu erhöhen. Das funktioniert aber nur, wenn die Prozessabläufe von der Hereinnahme über die Aufbereitung und Präsentation bis zum Verkauf weiter optimiert werden. Was die Organisationsstruktur anbelangt, ist darauf zu achten, dass die Abrechnung von Kosten und Erlösen abteilungsbezogen erfolgt und es zwischen Gebraucht- und Neuwagenbereich eine klare Trennung gibt.Permanentes ControllingUnabdingbar ist in diesem Zusammenhang auf jeden Fall auch ein permanentes Controlling. Aufgrund der Komplexität und der Unmenge an Daten, die dabei zusammenkommen, funktioniert dieses Controlling allerdings nur mit entsprechender Software und Tools, wie es sie beispielsweise auch von DEKRA gibt. Derartige browsergestützte Programme unterstützen dabei, die Kosten im Griff zu behalten, die Prozessabläufe zu terminieren und die Zuständigkeiten zu organisieren. Darüber hinaus wird über die elektronische Fahrzeugakte die gesamte Historie eines Gebrauchtwagengeschäfts erfasst, also wer wann was gemacht hat. Und das von jedem vernetzten Bildschirm aus.Ganz wichtig: Unabhängig davon, ob und welche Art von Software eingesetzt wird, ist Prozess-Management immer auch eine Führungsaufgabe. Soll heißen: Die Führungskräfte im Autohaus müssen selbst die Prozesse ständig analysieren, optimieren und in transparenten Ablaufplänen darstellen. Gleichzeitig sind sie aufgefordert, allen Mitarbeitern deren Platz in der Ablauforganisation aufzuzeigen und die hierfür notwendigen Fähigkeiten zu vermitteln.Vorteile des Prozess-Managements- Klarheit: Jeder Mitarbeiter weiß, was er zu tun und zu verantworten hat.- Transparenz: Komplexe Zusammenhänge werden in detaillierten einfachen Schritten für alle verständlich.- Optimierung: Die Suche nach den besten Abläufen eröffnet Chancen für Vereinfachungen, Einsparungen und schnellere Prozessschritte.- Effizienz: Die überschaubare Anzahl von Schnittstellen hat eine Reduktion der Abstimmungs- und Koordinationsprobleme zur Folge.- Ertrag: Effiziente und transparente Abläufe sind die Voraussetzungen für mehr Kundenorientierung und damit zu einer höheren Wertschöpfung mit entsprechendem Umsatzzuwachs.

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