Ausgabe 13/2012: Letzte Frist

Letzte FristDatenschutz – Die Umsetzungsfrist für die Datenschutznovelle II läuft zum 31. August 2012 aus. autohaus-juristen rechtsanwälte g. haug & partnerAus der Praxis ergibt sich, dass teilweise noch immer ein allzu sorgloser Umgang mit Kundendaten vorhanden ist. 2009 wurden zwei Novellen zum Bundesdatenschutzgesetz erlassen. Die Novelle I betrifft den Umgang mit Schuldnerdaten, das Verhalten von Auskunfteien und die datenschutzkonforme Bildung von Wahrscheinlichkeitswerten (sog. Scoring zur Bonitätseinschätzung) sowie die diesbezügliche Aufklärung des Schuldners. Die Novelle II befasst sich mit dem Umgang mit Kundendaten. Hiernach hat bis zum 31.08.2012 jeder Unternehmer dafür Sorge zu tragen, dass er mit „sauberen“ Datenbanken arbeitet. Die Regelungen sind umfänglich und können im Rahmen des vorliegenden Beitrages nur in einigen wichtigen Teilbereichen dargestellt werden. DatenschutzbeauftragterSoweit personenbezogene Daten „geschäftsmäßig zum Zweck der Übermittlung, der anonymisierten Übermittlung oder für Zwecke der Markt- oder Meinungsforschung automatisiert verarbeitet werden“, haben ab September 2012 auch kleinere Unternehmen unabhängig von der Anzahl der mit der Verarbeitung von Kundendaten beschäftigten Mitarbeiter einen Datenschutzbeauftragten zu installieren. Soweit ein Datenschutzbeauftragter eingesetzt wurde, genießt dieser mit der Novelle II einen besonderen Kündigungsschutz; eine Kündigung ist hiernach nur noch aus „wichtigem Grund“ zulässig. Des Weiteren hat der Arbeitgeber dem Datenschutzbeauftragten die Teilnahme an Fort- und Weiterbildungsveranstaltungen zu ermöglichen und die diesbe-züglichen Kosten zu übernehmen. ArbeitnehmerdatenDer Schutz von personenbezogenen Arbeitnehmerdaten wurde ausgeweitet. Mitarbeiterdaten dürfen nur insoweit erhoben werden, als dies für die Begründung, Durchführung oder Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses notwendig ist. Selbst zur Aufdeckung einer Straftat dür-fen personenbezogene Daten eines Beschäftigten nur dann erhoben, verarbeitet oder genutzt werden, wenn tatsächliche Anhaltspunkte einen Verdacht nahelegen, dass der betroffene Arbeitnehmer eine Straftat begangen hat und die Erhebung oder Verwendung der Daten zur Aufde-ckung dieser Straftat erforderlich ist; hierbei darf die Datenerhebung/-verwendung allerdings nicht unverhältnismäßig sein. An die entsprechende Dokumentation sind hohe Anforderungen zu stellen. KundendatenBisher durften persönliche Daten eines Kunden genutzt werden, solange dieser nicht widersprochen hat. Nach der Bundesdatenschutznovelle II ist eine personalisierte Werbung nur dann erlaubt, wenn der Empfänger dem zugestimmt hat. Bis 31.08.2012 ist vom Unternehmen zu do-kumentieren, dass der Betroffene in die Speicherung der Daten zu Werbezwecken schriftlich eingewilligt hat und dass er überhaupt zu Werbezwecken kontaktiert werden darf. Im Übrigen muss die Einwilligung überhaupt wirksam erteilt worden sein. Hiernach muss sie vom Betroffenen selbst,aufgrund einer freien Entscheidung des Betroffenen,unter Hinweis auf den Zweck der Erhebung und Nutzung der Daten undschriftlich erteilt worden sein. Der Unternehmer hat gegenüber dem betroffenen Kunden hierbei umfassende Hinweispflichten hinsichtlich der Speicherung zu Werbezwecken, des geplanten Kontakts zu Werbezwecken, des Einsichtsrechts des Kunden in seine Daten und dessen Möglichkeit eines Widerspruchs gegen die Speicherung nebst Angabe einer Adresse, wohin der Widerspruch gesendet werden kann. Eine Ausnahme stellt das sog. Listenprivileg dar. Hiernach ist die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung von Daten ohne Einwilligung zulässig, wenn es sich um listenmäßig zusammengefasste Daten einer Personengruppe handelt,die Nutzung für eigene Werbezwecke erforderlich ist und die Daten aus allgemein zugänglichen Verzeichnissen entnommen wurden.Zu dieser bestimmten Personengruppe dürfen allerdings nur Angaben über Beruf, Name, Titel, akademischen Grad, Anschrift, Geburtsjahr und Angabe über die Zugehörigkeit zu dieser Berufsgruppe erfasst werden. ChecklisteAnhand nachfolgender Checkliste mag nachvollzogen werden, inwieweit das Unternehmen „fit“ für den neuen Datenschutz ist. Anspruch auf Vollständigkeit kann diese Liste angesichts des Umfangs der zu beachtenden Vorschriften jedoch nicht reklamieren.Ist ein (ggf. externer) Datenschutzbeauftragter bestellt?Sind die zuständigen Mitarbeiter über die Änderung der Datenschutzbestimmung informiert? Sind alle betroffenen Mitarbeiter auf das Datenschutzgesetz verpflichtet worden?Sind den betroffenen Mitarbeitern Richtlinien zur Verfügung gestellt worden, wie sie mit Daten umzugehen haben?Ist das EDV-System so eingestellt, dass die Herkunft jeder Adresse als auch jeder Werbeaktion mindestens zwei Jahre lang gespeichert wird?Ist gegebenenfalls eine „erste erhebende Stelle“ für jede Adresse im EDV-System zu Nachweiszwecken hinterlegt?Ist das EDV-System so konfiguriert, dass Adressänderungen historisch nachvollziehbar gespeichert werden?Wird im EDV-System eine separate Kennzeichnung bzw. Trennung hinsichtlich der datenschutzrechtlichen Verwendbarkeit der Adressen durchgeführt?Ist das EDV-System ggf. so konfiguriert, dass die Art der Werbung für die jeweilige Adresse hinterlegt wird?Ist die Einwilligung des Kunden registriert und archiviert?Ist gewährleistet, dass nach Widerspruch eines Kunden dessen Adresse umgehend gesperrt wird?Wird die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen regelmäßig (mindestens einmal im Jahr) überprüft und dokumentiert?Bei Zusammenarbeit mit Dienstleistern: Ist der Dienstleister hinsichtlich des neuen Datenschutzes überprüft und verpflichtet worden?Ist die Erhebung und Verwendung von Beschäftigtendaten auf die zulässigen Zwecke beschränkt?Keine AlternativeAus vorstehendem Beitrag ergibt sich, wie personal- und kostenintensiv „richtiger“ Datenschutz geworden ist. Allerdings gibt es hierzu keine Alternativen. Die Beschwerdefreudigkeit von Kunden, die sich durch Werbung belästigt fühlen, hat merklich zugenommen. Es ist daher zu erwarten, dass die zuständigen Behörden zunehmend Kontrollfunktionen ausüben werden. Solche Kontrollen gilt es schon anfänglich zu vermeiden. ■Rechtsanwalt Rainer Boppwww. haug-partner.deKurzfassung1. Zum 31.08.2012 endet die Umsetzungsfrist für die Bundesdatenschutznovelle II. Jedes Unternehmen hat dafür zu sorgen, dass spätestens zu diesem Zeitpunkt „saubere“ Datenbanken verwendet werden.2. Ab September 2012 haben auch kleinere Unternehmen einen Datenschutzbeauftragten zu bestellen. Der Datenschutzbeauftragte genießt einen besonderen Kündigungsschutz. Fort- und Weiterbildungskosten sind vom Arbeitgeber zu tragen. 3. Beschäftigtendaten dürfen nur insoweit erhoben und verwendet werden, als dies für die Begründung, Durchführung oder Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses notwendig ist. Eine Ausnahme gilt für die Aufdeckung von Straftaten.4. Eine personalisierte Werbung ist nur dann erlaubt, wenn der betroffene Kunde in die Speicherung der Daten zu Werbezwecken schriftlich eingewilligt hat. Eine Ausnahme bildet das sog. „Listenprivileg“.Lesen SIe hier...... vor allem auch die Checkliste im Artikel, die Ihnen zeigt, wie „fit“ Ihr Unternehmen bereits in Sachen Datenschutz ist.Kommentar< Bei der Erhebung von Internetdaten wird in Veröffentlichungen vielfach die sog. Double-Opt-In-Lösung propagiert. Hiernach erteilt der Kunde seine Einwilligung zur Erhebung und Verwendung von Daten durch Absenden einer E-Mail und Anklicken eines Links in einer Bestätigungs-E-Mail. Allerdings ist hier durchaus Vorsicht angebracht, ein Urteil, das die Double-Opt-In-Lösung ausdrücklich für zulässig erachtet, gibt es noch nicht. Demgegenüber existiert ein Urteil des BGH vom 11.03.2004 (Az: I ZR 81/01), wonach das werbende Unternehmen eindeutig darzulegen und zu beweisen hat, dass der Kunde in die Werbung eingewilligt hat; ob ein Bestäti-gungslink diesem Nachweiserfordernis genügt, wird sich noch zeigen müssen. Bei Rechtsverstößen gegen den Datenschutz stehen dem Kunden Unterlassungs-, Auskunfts-, Vernichtungs-, Schadensersatz-, Löschungs- und Kostenerstattungsansprüche zu. Es drohen Abmahnungen mit Vertragsstrafenversprechen. Bei der Verwirklichung der entsprechenden gesetzlichen Tatbestände drohen Bußgeldverfahren oder sogar Strafverfahren. >

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