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Personenbezogene Daten: Schutz für Kunden und Unternehmen

Personenbezogene Daten
Schutz für Kunden und Unternehmen
Auch in Autohäusern und Werkstätten ist der Datenschutz mehr als ein notwendiges Übel, um das sich nur selten gekümmert wird.
© Foto: Fotolia

Kunden interessieren sich immer häufiger dafür, was mit ihren Daten passiert. Auch in Autohäusern und Werkstätten ist der Datenschutz mehr als ein notwendiges Übel, um das sich nur selten gekümmert wird.

Durch die Diskussion über den Umgang mit Nutzerdaten bei Facebook und etliche Hackerangriffe auf namhafte Unternehmen wie Sony und  diverse Banken ist das Thema Datenschutz auch in einer breiteren Öffentlichkeit angekommen. Kunden interessieren sich immer häufiger dafür, was mit ihren personenbezogenen Daten passiert und wehren sich zunehmend gegen deren unrechtmäßige Nutzung und Weitergabe.

Auch in Autohäusern und Werkstätten ist der Datenschutz heute mehr als ein notwendiges Übel, um das sich nur selten und nebenbei gekümmert wird. Schon 2009 erließ der Gesetzgeber zwei Novellen zum Bundesdatenschutzgesetz, die den Umgang mit Schuldnerdaten (Novelle I) und mit Kunden- sowie Arbeitnehmerdaten (Novelle II) verschärften.

Für die Novelle II endete am 31. August 2012 eine bis dahin geltende Übergangsfrist. Bislang konnten persönliche Daten der Kunden, die vor dem 1. Januar 2009 erhoben wurden, beispielsweise für Werbeaktionen genutzt werden, solange der Kunde dem nicht widersprach. Seit September 2012 ist dies nur noch möglich, wenn der Kunde einer Verwendung aktiv zustimmt. Unternehmen sollten also alle Kunden, deren Einwilligung oder Ablehnung noch nicht schriftlich vorliegt, kontaktieren und sie zum Umgang mit ihren Daten befragen. Die Einwilligung muss vom Kunden persönlich, im Wissen, wie die Daten genutzt werden sollen, und schriftlich erfolgen. Das Autohaus hat die schriftliche Einwilligung zu dokumentieren und zu archivieren. Ein aktives Einverständnis durch eine sogenannte opt-in Klausel ist erforderlich für die Kontaktaufnahme per Telefon, Fax und E-Mail oder SMS und die Weiterleitung an Dritte.

Ausnahmeregelung für Postsendungen: Listenprivileg

Für Brief-Werbung gilt eine Ausnahmeregelung, das sogenannte Listenprivileg. Dazu ein Auszug aus dem Bundesdatenschutzgesetz: "Darüber hinaus ist die Verarbeitung oder Nutzung personenbezogener Daten zulässig, soweit es sich um listenmäßig oder sonst zusammengefasste Daten über Angehörige einer Personengruppe handelt, die sich auf die Zugehörigkeit des Betroffenen zu dieser Personengruppe, seine Berufs-, Branchen- oder Geschäftsbezeichnung, seinen Namen, Titel, akademischen Grad, seine Anschrift und sein Geburtsjahr beschränken […]" (BDSG, § 28, Abs. 3, Satz 2). Diese in Listenform erhobenen Daten dürfen zum Zwecke der postalischen Werbung für eigene Angebote und für Werbung im Hinblick auf die berufliche Tätigkeit des Betroffenen genutzt werden. Es gilt jedoch: Sobald ein Adressat von seinem Widerspruchsrecht Gebrauch macht, ist das Listenprivileg hinfällig und die weitere Nutzung seiner Daten unzulässig.

Im Streitfall liegt die Beweislast beim Verwender der Daten. Laut Bundesdatenschutzgesetz hat der Kunde das Recht, jederzeit Auskunft darüber zu verlangen, welche Informationen über ihn gespeichert wurden, woher diese Informationen stammen, für welchen Zweck sie verwendet werden und an wen sie möglicherweise weitergeleitet wurden. Der letzte Aspekt ist insofern von Belang, als dass der Kunde eine Weitergabe seiner Daten an Dritte, also auch an den Fahrzeughersteller oder
-importeur, untersagen kann.

Kriterien für umfassenden Datenschutz

Die lückenlose Dokumentation und Archivierung von Kundendaten und deren Herkunft und Verwendungszweck stellt neue Anforderungen an die in den Autohäusern verwendeten Dealer Management Systeme. Folgende Kriterien müssen erfüllt sein, um den Datenschutzrichtlinien zu entsprechen:

  • Es muss möglich sein, die Herkunft jeder Adresse zu hinterlegen.
  • Die Historie von eventuellen Adressänderungen ist nachvollziehbar zu dokumentieren.
  • Adressen müssen separat gekennzeichnet oder nach Zustimmung/Einschränkung der Verwendbarkeit getrennt gespeichert werden.
  • Die Art der erlaubten Nutzung (Postsendung, Telefon, E-Mail) ist zu hinterlegen.
  • Die Einwilligung des Kunden zur Nutzung seiner Daten ist zu registrieren und zu archivieren.
  • Bei Widerspruch des Kunden müssen Adressen unverzüglich gesperrt werden können.

 

Datenschutzbeauftragter im Betrieb erforderlich

Neben der notwendigen Arbeit mit "sauberen" Datenbanken müssen auch kleinere Betriebe einen Datenschutzbeauftragten bestellen, wenn zehn oder mehr Mitarbeiter damit beschäftigt sind, personenbezogene Daten „geschäftsmäßig zum Zweck der Übermittlung, der anonymisierten Übermittlung oder für Zwecke der Markt- oder Meinungsforschung automatisiert“ zu verarbeiten. Der Datenschutzbeauftragte genießt einen besonderen Kündigungsschutz, ist damit einem Betriebsrat vergleichbar. Ihm muss eine Teilnahme an Weiterbildungsmaßnahmen und die Kostenübernahme dafür garantiert werden. Der Datenschutzverantwortliche berichtet direkt an die Geschäftsleitung.

Neutrale Beratung von TÜV Süd

Das Bundesdatenschutzgesetz schreibt nicht vor, dass der Datenschutzbeauftragte Angestellter des jeweiligen Unternehmens sein muss. Betriebe, die keinen eigenen Mitarbeiter für die Erfüllung der datenschutzrechtlichen Pflichten abstellen können oder wollen, haben die Möglichkeit, einen externen Datenschutzexperten zu beauftragen. Die Zusammenarbeit mit einem Spezialisten des TÜV Süd sorgt für eine neutrale Beratung vor Ort, die Reduzierung von Interessenskonflikten im Unternehmen und – nicht zu vernachlässigen – ein stärkeres Vertrauen der Kunden und damit eine höhere Kundenzufriedenheit.

Weitere Informationen zum Thema erhalten Sie auf der Internetseite des TÜV Süd.

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