Werden Arbeitnehmer von deutschen Unternehmen zum Arbeiten in andere EU-Mitgliedstaaten, EWR-Staaten (Island, Norwegen, Liechtenstein) oder in die Schweiz entsandt, wird in der Praxis die sogenannte A1-Bescheinigung benötigt. Das gilt auch bei kurzen Einsätzen von nur wenigen Stunden oder Tagen und somit auch für kurzfristige Dienstreisen ins betroffene Ausland. Der Antrag hierfür ist ab dem 1. Januar 2019 grundsätzlich verpflichtend in elektronischer Form zu stellen.
Die A1-Bescheinigung dient im Ausland als Nachweis dafür, dass in Deutschland aufgrund der Beschäftigung ein Versicherungsschutz besteht und es sich nicht um Schwarzarbeit handelt. Liegt keine A1-Bescheinigung vor gilt grundsätzlich das Territorialprinzip, das heißt, Sozial-versicherungsbeiträge wären in dem Land zu zahlen, in dem auch gearbeitet wird.
Arbeitgeber sollten daher darauf achten, dass ihre Arbeitnehmer die A1-Bescheinigung bei der Tätigkeit im Ausland immer mit sich führen. Ansonsten drohen bei Kontrollen empfindliche Strafen. Viele EU-Länder haben in letzter Zeit die Kontrollen und Strafen verschärft.
Um die A1-Bescheinigung für gesetzlich krankenversicherte Arbeitnehmer zu erhalten, stellen Arbeitgeber einen Antrag bei der zuständigen Krankenkasse des Mitarbeiters. Für privat krankenversicherte Arbeitnehmer ist die Deutsche Rentenversicherung Bund zuständig. Diese Stellen prüfen, ob die deutschen Rechtsvorschriften während des Auslandseinsatzes weiter gelten und ob die Voraussetzungen für die Ausstellung der A1-Bescheinigung vorliegen.
Seit dem 1. Januar 2018 gibt es parallel zum bisherigen Papierverfahren ein optionales elektronisches Antragsverfahren. Arbeitgeber können den Antrag auf die A1-Bescheinigung nunmehr auch aus systemgeprüften Entgeltabrechnungsprogrammen oder mittels maschineller Ausfüllhilfen – wie zum Beispiel sv.net – stellen. Seit dem 1. Juli 2018 erfolgen auch die Rückmeldungen der Krankenkassen und der Deutschen Rentenversicherung Bund in digitaler Form. Aber nur dann, wenn der Arbeitgeber den Antrag elektronisch gestellt hat.
Die elektronischen Daten aus den Rückmeldungen werden von den Entgeltabrechnungsprogrammen oder der maschinellen Ausfüllhilfe automatisch in ein PDF-Dokument umgewandelt. Somit können Arbeitgeber die A1-Bescheinigungen selbst ausdrucken und ihren Arbeitnehmern für den Auslandseinsatz mitgeben. Es ist außerdem sinnvoll, wenn sie eine Kopie der A1-Bescheinigung zu den Entgeltunterlagen nehmen und aufbewahren.
Hinweis:
Ab dem 1. Januar 2019 ist das elektronische Antragsverfahren für die A1-Bescheinigung grundsätzlich für alle Beteiligten verpflichtend. Die Spitzenorganisationen der Sozialversicherung haben sich am 28. Juni 2018 darauf geeinigt, dass in begründeten Einzelfällen jedoch auch noch in der Zeit vom 1. Januar bis zum 30. Juni 2019 weiterhin papiergebundene Antragstellungen möglich sind.
Hinweis in eigener Sache:
Die AUTOHAUS SteuerLuchs-Redaktion – Barbara Lux-Krönig (Wirtschaftsprüferin und Steuerberaterin) und Maximilian Appelt (Rechtsanwalt, Steuerberater) – bedankt sich für Ihr Interesse und wünscht Ihnen frohe Weihnachten und einen guten Rutsch ins neue Jahr. Wir hoffen, dass wir Sie auch 2019 mit vielen spannenden Themen gut informieren können.