DMS-Umstellung in Rekordzeit: Hedin wechselt zu Loco-Soft

Stefan Schweitzer fasst die Umstellung knapp zusammen: „Wir haben schon viele Projekte gestemmt. Dass wir hier die Umstellung in nur drei Monaten schaffen sollten, fanden wir alle mehr als ambitioniert.“ „Alle“ sind in diesem Falle Matthias Moser, Leiter des Hedin-eigenen IT-Helpdesks, Dominik Eichler, ebenfalls IT, und Jessica Hill, die Teamleiterin Marketing. Das Projekt startete im September 2024 mit Echtstart zum 1. Dezember 2024. Das IT-Team musste hierfür den Sprung ins kalte Wasser wagen. Es war keine Zeit für einen Anforderungskatalog, es konnten keine Testläufe durchgeführt und auch die Datenübernahmen nur bedingt vorbereitet werden. Die besondere Herausforderung bestand jedoch darin, dass zeitgleich zwei Systemanbieter miteinander arbeiten mussten. Für den Bereich Aftersales kam für Stefan Schweitzer aus zwei Gründen Loco-Soft in Betracht: Für beide Marken hatte das DMS alle Schnittstellen und die Zertifizierungen. Das alte System hätte die Schnittstellen theoretisch programmieren können, doch nur mit einem immensen Kostenaufwand. Viele Mitarbeiter, die von anderen Händlern zu Hedin gewechselt waren, verfügten bereits über Loco-Soft Erfahrung.

Systeme und Prozesse optimieren

Oberstes Ziel für das IT-Team ist bei Hedin die Vereinheitlichung der Systeme, weil das die Chance zur Vereinfachung der Sales- und Aftersales-Prozesse bietet. Im Verkauf und in der Zentralbuchhaltung arbeitete die Gruppe bereits mit Customer One von T-Systems. Um die Umstellung auf die beiden Systeme zu schaffen, mussten die zwei Systemanbieter eng mit dem IT-Team zusammenarbeiten. Ein solch komplexes Vorhaben musste von der Hedin-Zentrale aus Schweden abgesegnet werden, sodass für die eigentliche Umstellung nur Zeit von Mitte September bis Ende November verblieb.

An einem Strang ziehen

Die fehlende Zeit zur Vorbereitung kompensierten die drei Parteien durch wöchentliche Projektsitzungen, was umso herausfordernder war, weil Loco-Soft und T-Systems bis dato nicht zusammengearbeitet hatten. IT-Leiter Schweitzer erinnert sich: „Beide Firmen haben zu einer lösungsorientierten Herangehensweise gefunden. Aussagen wie: ‚Darüber haben wir nicht gesprochen. Das steht nicht im Anforderungskatalog. Das geht jetzt nicht‘, haben wir nicht erlebt.“ Und Matthias Moser ergänzt: „Das lief bei anderen Systemumstellungen nicht so, zumal wir ja keine Testdaten-Migration hatten.“ Die Umstellung hat sich gleich zweifach gelohnt, so Stefan Schweitzer. Im Vergleich zum SAP-basierten Vorgängersystem konnten die Software­kosten um ein Drittel reduziert werden. Und neue Hardware musste auch nicht angeschafft werden. Gleichzeitig sei Loco-Soft sehr einfach und intuitiv zu bedienen und deutlich schneller als das Vorgängersystem.

Ins Boot holen

Für die Key-User wie Verkaufs-, Service- und Teileleiter gab es eine Informationsveranstaltung zum geplanten Systemwechsel. Gerade im Service erkannten die Verantwortlichen schnell, welche Vorteile ihnen die Schnittstellen bringen. Das alte System hatte bei Land Rover keinerlei Schnittstellen, das heißt, ein Werkstattauftrag musste von der Erstellung bis zur Fakturierung per Hand eingegeben werden. Gleiches galt für ein mit SilverDAT erstelltes Gutachten.

Schulungen und Support

Für alle Mitarbeiter fanden in Blöcken zeitversetzt Schulungen zentral in Kaiserslautern und in Dresden statt. Darüber hinaus konnte in einer Demoversion gearbeitet werden, was aber aufgrund des engen Zeitfensters nur wenig genutzt wurde. Dominik Eichler lobt zudem die kleinen E-Learnings: „Da sieht der Anwender halt gleich, wie es funktioniert, statt lange zu suchen.“ Zum Echtstart waren Kundendaten und die Historiendateien komplett übertragen. An jedem Standort waren zwei Loco-Soft Mitarbeiter für vierzehn Tage zur Unterstützung vor Ort. Matthias Moser: „Wir hatten hier mit einer viel stärkeren Inanspruchnahme unseres Helpdesk gerechnet. Tatsächlich kamen so gut wie keine Anfragen.“ Stefan Schweitzer ergänzt: „Alle Mitarbeiter konnten und können den Loco-Soft Telefon-Support in Anspruch nehmen. Da werden ohne umständliche Ticketsysteme in 95 Prozent der Fälle die Probleme gelöst. Und wenn nicht, erfolgt ein Rückruf mit der entsprechenden Lösung innerhalb von 24 Stunden. Einen solchen Support hatten wir bisher von keinem anderen Anbieter.“

Loco-Soft hat sich bewährt

Auch Jessica Hill ist fürs Marketing von Loco-Soft begeistert, weil das Programm einfach und intuitiv zu bedienen sei. Vor allem laufen die Selektionen viel schneller. Das hatte sich jetzt beim Anschreiben für den Radwechsel schon bewährt. Einige Wochen nach Umstellung führte die IT-Abteilung eine Mitarbeiterbefragung zu den Erfahrungen mit Loco-Soft durch, die sehr positive Beurteilungen erbrachte. Und vor zwei Jahren wurden die Mercedes-Benz Betriebe im Service mittels Workshop Control auf einen von Hedin entwickelten papierlosen Serviceprozess umgestellt. Dazu wurden alle Mechaniker mit Tablets ausgerüstet. Eine Investition im sechsstelligen Bereich. Nach guten Erfahrungen führt Schweitzer diese Umstellung als nächsten Schritt für Hyundai und Land Rover ein. Und wieder macht sich Loco-Soft bezahlt, denn die Schnittstelle zu Workshop Control ist vorhanden.