Finanzverwaltung: Steuerliches zur Betriebsveranstaltung

Kurz vor Beginn der Fußball-Weltmeisterschaft machen sich viele Unternehmer Gedanken, ob und wie sie eine Betriebsveranstaltung im Rahmen eines Fußballspiels ausrichten sollen. Daher ist es an der Zeit, auf die steuerlichen Fallstricke in Bezug auf Betriebsveranstaltungen näher einzugehen. Grundsätzlich gelten folgende Regelungen für Betriebsveranstaltungen: - 110 Euro Brutto-Freibetrag pro Arbeitnehmer - alle Aufwendungen müssen mit einbezogen werden, egal ob individual zurechenbare Aufwendungen, wie Getränke und Speisen oder Kosten, die der Arbeitgeber gegenüber Dritten für den äußeren Rahmen aufwendet, wie Raummiete, Musikkapelle, etc. - Zuwendungen des Arbeitgebers an Ehegatten, Angehörige des Arbeitnehmers sind diesem zuzurechnen - Zwei Betriebsveranstaltungen im Jahr steuerlich begünstigt So weit so gut, aber wie so oft steckt der Teufel im Detail! Wann geht die Finanzverwaltung überhaupt von einer Betriebsveranstaltung aus? Nach Auffassung der Finanzverwaltung müssen mindestens zwei Bedingungen erfüllt sein, damit eine Betriebsveranstaltung vorliegt. Erstens muss sich der Teilnehmerkreis überwiegend aus Betriebsangehörigen, Leiharbeitern, Arbeitnehmern konzernverbundenen Unternehmen, ehemaligen Arbeitnehmern, Praktikanten und deren jeweiligen Begleitpersonen zusammensetzen. Zweitens muss die Veranstaltung allen Arbeitnehmern oder aber zumindest allen Arbeitnehmern einer Abteilung offenstehen. Negativbeispiel: Werden vom Arbeitgeber alle Führungskräfte (mit Begleitpersonen) des Autohauses zu einer Sommerparty eingeladen, würde die Finanzverwaltung nicht von einer Betriebsveranstaltung ausgehen, da diese Veranstaltung nicht allen Mitarbeitern (zumindest einer Abteilung) offenstand. Für die Zahl der Teilnehmer kommt es immer auf die anwesenden Teilnehmer an, die Zahl der angemeldeten Teilnehmer ist unerheblich. Für Unternehmer kann diese Aussage erhebliche steuerliche Nachteile haben, nämlich dann, wenn wesentlich weniger Arbeitnehmer zu der Betriebsveranstaltung erscheinen und somit die Kosten durch deutlich weniger Teilnehmer geteilt werden müssen. Dies kann zur Folge haben, dass der 110-Euro-Brutto-Freibetrag überschritten wird. Hinweis: Sie sollten unbedingt darauf achten, dass bei der Betriebsveranstaltung eine Teilnehmerliste geführt wird, damit Nachweise vorliegen, falls es zu einer Lohnsteueraußenprüfung kommen sollte. Welche Kosten sind bei der Betriebsveranstaltung mit einzubeziehen? Alle Aufwendungen müssen mit einbezogen werden, egal ob individuell zurechenbare Aufwendungen oder Kosten, die der Arbeitgeber gegenüber Dritten für den äußeren Rahmen aufwendet, also insbesondere - Kosten für Speisen und Getränke - Kosten für Süßigkeiten und Tabakwaren - Fahrt- und Übernachtungskosten - Raummiete - Kosten für Musik, Beleuchtung - Kosten für die Organisation, Eventagentur - Geschenke (hier ist zudem noch der Grenzwert für Aufmerksamkeiten von 60 Euro brutto zu berücksichtigen, Näheres siehe unten) - Zuwendungen an die Begleitpersonen des Arbeitnehmers - Kosten für die Erfüllung behördlicher Auflagen - Trinkgelder Sämtliche Aufwendungen sind immer brutto anzusetzen. Für die Gesamtkosten sind auch solche Zuwendungen (Geschenke) zu berücksichtigen, die "anlässlich" einer Betriebsveranstaltung anfallen. Werden Geschenke an Arbeitnehmer nur "bei Gelegenheit" der Betriebsveranstaltung überreicht, so fallen diese nicht in den Anwendungsbereich des Freibetrags. Die Finanzverwaltung versucht diese vagen Abgrenzungskriterien zu konkretisieren. Danach werden Geschenke dann "anlässlich" einer Betriebsveranstaltung überreicht, wenn zwischen dem Geschenk und der Betriebsveranstaltung ein konkreter Zusammenhang besteht: - bei Geschenken bis 60 Euro brutto pro Arbeitnehmer darf der Arbeitgeber pauschal davon ausgehen, dass diese "anlässlich" einer Betriebsveranstaltung zugewendet werden, also bei der Gesamtkostenberechnung mit einzubeziehen sind. - bei Geschenken über 60 Euro muss einzelfallabhängig geprüft werden, ob die Geschenke "anlässlich" oder nur "bei Gelegenheit" zugewendet werden. .Geschenke, die pauschal versteuert werden, sind bei der Berechnung der Gesamtkosten der Betriebsveranstaltung nicht einzubeziehen. Lediglich nicht zu den Gesamtkosten gehören nach Auffassung der Finanzverwaltung die rechnerischen Selbstkosten des Arbeitgebers, wie z. B. anteilige Energie- und Wasserverbrauchskosten oder die anteilige Abschreibung, wenn die Betriebsveranstaltung in eigenen Räumlichkeiten stattfindet. Freibetrag von brutto 110 Euro Entscheidendes Kriterium ist der Brutto-Freibetrag von 110 Euro pro Arbeitnehmer, der für jede der zwei steuerlich begünstigten Betriebsveranstaltungen heranzuziehen ist. Wird für die Betriebsveranstaltung nicht mehr als 110 Euro brutto pro Arbeitnehmer ausgegeben, dann ist die Betriebsveranstaltung nicht als Zuwendung des Arbeitgebers an seine Arbeitnehmer zu behandeln und somit lohnsteuerfrei. Wenn Familienangehörige eingeladen werden, dann müssen die Kosten dafür ebenfalls in die Höchstgrenze von 110 Euro brutto mit eingerechnet werden. Übersteigen die Aufwendungen pro Arbeitnehmer den 110-Euro-Brutto-Freibetrag, dann ist der übersteigende Betrag z. B. pauschal mit 25 Prozent zu versteuern. Beispiel: Betriebsveranstaltung mit Kosten von 140 Euro brutto pro Arbeitnehmer, d. h. 30 Euro über dem Freibetrag von 110 Euro brutto. Folglich sind 30 Euro mit 25 Prozent pauschal zu versteuern, somit fallen 7,50 Euro Pauschalsteuer pro Arbeitnehmer an. Richtig interessant wird es aber, wenn teilweise Begleitpersonen der Arbeitnehmer teilnehmen. Beispiel: Die Gesamtkosten belaufen sich auf 6.000 Euro brutto. Von den 60 Teilnehmern sind 30 Arbeitnehmer ohne eine Begleitperson und 15 Arbeitnehmer werden von einer Person begleitet, also 15 Begleitpersonen. Die Gesamtkosten sind auf alle Teilnehmer aufzuteilen, 6.000 Euro brutto geteilt durch 60 Teilnehmer, sind 100 Euro brutto pro Teilnehmer. Für die Arbeitnehmer ohne Begleitperson ergibt sich kein steuerpflichtiger geldwerter Vorteil, da der Brutto-Freibetrag von 110 Euro eingehalten wird. Anders sieht es aber bei den Arbeitnehmern aus, die mit einer Begleitperson da sind. Hier müssen die Kosten von 100 Euro brutto mal zwei genommen werden, das ergibt 200 Euro brutto. Sodann ist der Betrag, der den Brutto-Freibetrag von 110 Euro übersteigt, also 90 Euro pro Arbeitnehmer, als geldwerter Vorteil z. B. mit der Pauschalsteuer von 25 % zu versteuern. Somit würde für jeden begleiteten Arbeitnehmer eine Pauschalsteuer von 22,50 Euro anfallen. Und was passiert mit der Umsatzsteuer? Die Auffassung der Finanzverwaltung soll anhand der nachfolgenden Beispiele aufgezeigt werden. Fall 1: Der Betrag von 110,00 Euro brutto wird nicht überschritten. Hier bestehen keinerlei Probleme, der Arbeitgeber ist im vollen Umfang zum Vorsteuerabzug berechtigt. Fall 2: Die Betriebsveranstaltung kostet pro Arbeitnehmer mehr als 110 Euro brutto. Hier vertritt die Finanzverwaltung die Auffassung, dass von einer überwiegend durch den privaten Bedarf des Arbeitnehmers veranlasste unentgeltliche Zuwendung auszugehen ist. Folglich ist ein Vorsteuerabzug mangels Bezug zum Unternehmen im gesamten Umfang nicht möglich. Für die Umsatzsteuer gilt leider weiterhin nur eine Freigrenze von 110 Euro brutto. Kurzfassung 1. Maximal zwei Betriebsveranstaltungen im Jahr können steuerlich begünstigt sein.2. Alle Bruttokosten, die angefallen sind, insbesondere für Speisen, Getränke, Musik etc., sind auf die Anzahl der anwesenden Teilnehmer aufzuteilen.3. Es gilt ein Brutto-Freibetrag von 110 Euro pro Arbeitnehmer und Betriebsveranstaltung. Kommentar Durch die Einführung des 110-Euro-Brutto-Freibetrages wurden die lohnsteuerlichen Konsequenzen etwas abgemildert. Früher gab es nämlich die 110-Euro-Brutto-Freigrenze, bei deren Überschreitung der Gesamtbetrag steuerpflichtig war und nicht nur der die 110 Euro brutto übersteigende Betrag wie nach der Neuregelung. Eine derartige Erleichterung gibt es aber für die Umsatzsteuer leider nicht. Hier gilt leider weiterhin das Fallbeilprinzip. Werden die 110 Euro brutto überschritten, dann ist insgesamt kein Vorsteuerabzug möglich. Trotz vieler Anstöße aus der Beraterschaft, hält die Finanzverwaltung leider weiterhin an dieser Auffassung fest. Daher sollte weiterhin bei jeder Planung einer Betriebsveranstaltung die magische Grenze von 110 Euro brutto pro Arbeitnehmer/Teilnehmer berücksichtigt werden.Andy Kögler Wirtschaftsprüfer, Steuerberater www.raw-partner.de

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