Ausgabe 08/2013: Auf Nummer sicher

Auf Nummer sicherDatenschutz – Worauf das Autohaus beim Schutz von Daten achten muss.von karolina OrdyniecDas Thema Datenschutz gilt im Autohaus nach wie vor als heißes Eisen, denn eine Missachtung datenschutzrechtlicher Vorschriften kann teilweise mit hohen Geldbußen geahndet werden. Wie man dem vorbeugen kann und Daten richtig schützt, das erläutert ZDK-Rechtsexperte Patrick Kaiser im Gespräch mit AUTOHAUS. AH: In welche Bereiche im Autohaus greift das Thema Datenschutz und welche Daten müssen konkret geschützt werden? P. Kaiser: Datenschutz greift in alle Bereiche des Autohauses, in denen personenbezogene Daten verwendet werden. Letztere sind definiert als Einzelangaben über persönliche oder sachliche Verhältnisse einer bestimmten oder bestimmbaren natürlichen Person. Dies sind z. B. die Mitarbeiter- und Kundendaten eines Autohauses.AH: Wie hat sich die Rechtsprechung in puncto Datenschutz in den vergangenen Jahren entwickelt und welche Konsequenzen hat das für Autohäuser?P. Kaiser: Die Sensibilität der Verbraucher für datenschutzrechtliche Belange hat in den letzten Jahren zugenommen. Das ist nicht zuletzt auf die öffentlich geführten Diskussionen über den Datenschutz zurückzuführen. Beispielhaft sind die Datenschutzskandale und -pannen bei großen deutschen Unternehmen oder die andauernde Diskussion über den Beschäftigtendatenschutz genannt. Auf diese geänderte Wahrnehmung sollten sich die Autohäuser einstellen. Ein besonderer Fokus des Datenschutzes liegt derzeit sicherlich im Bereich „Social Media“. Dort herrscht mitunter ein sehr lockerer Umgang mit Daten. In diesem Bereich hat jüngst das Verwaltungsgericht Schleswig in einem vorläufigen Rechtsschutzverfahren zwischen dem Unabhängigen Landeszentrum Schleswig Holstein und Facebook zur Frage der Zulässigkeit einer Klarnamenspflicht festgestellt, dass aufgrund des Sitzes der Europäischen Niederlassung von Facebook in Irland nicht deutsches, sondern irisches Datenschutzrecht gilt. Für die Datenschützer bedeutete dies eine Niederlage, da das irische Recht keinen dem deutschen Recht vergleichbaren Anspruch auf eine anonyme oder pseudonyme Nutzung kennt. AH: Und lauern außerhalb des Internets datenschutzrechtliche Fallstricke? P. Kaiser: Generell dürften für Autohäuser datenschutzrechtliche Themen wie z.B. Überwachung der Internet- und E-Mail Nutzung im Autohaus, Nutzung von privaten Endgeräten (z.B. Tablets) zu dienstlichen Zwecken (BYOD), Cloud Computing, Auftragsdatenverarbeitung, Zulässigkeit von Revisionen durch den Hersteller sowie das zukünftige E-Call-System von Interesse sein.Vertrauen schaffen beim KundenAH: Welche Konsequenzen kann es haben, wenn das Autohaus gegen das Datenschutzrecht verstößt? P. Kaiser: Solche Verstöße können zum Teil mit empfindlichen Bußgeldern geahndet werden. Deswegen sollten sich Autohäuser nicht von dem Gedanken „Was soll schon passieren“ leiten lassen. Schließlich ist ein verantwortungsbewusster Umgang mit dem Datenschutz auch eine vertrauensbildende Maßnahme gegenüber den Kunden. In einer jüngst vom Deutschen Dialogmarketing Verband in Auftrag gegebenen Umfrage (Stand: 14. 3. 2013) zum Datenschutz im Internet wurde ausgeführt, dass die Verbraucher insbesondere erwarten, dass sich Unternehmen zum Datenschutz bekennen und dieses deutlich kommunizieren. Ebenso solle Transparenz herrschen, was mit den Daten gemacht wird. Diese Aussagen sind sicherlich auf den Bereich außerhalb des Internets übertragbar.AH: Worauf müssen Unternehmer im Umgang mit Kundendaten also unbedingt achten?P. Kaiser: Um etwaige Missverständnisse oder Diskussionen mit den Kunden zu vermeiden, zum Beispiel zum Beispiel bei einem späteren Werbemailing oder einem telefonischen Nachkontakt, ist die vorherige Einholung einer datenschutzrechtlichen Einwilligungserklärung dringend zu empfehlen. Sowohl Hersteller und Importeure als auch der Zentralverband Deutsches Kraftfahrzeuggewerbe (ZDK) haben den Betrieben entsprechende Einwilligungserklärungen zur Verfügung gestellt.Datenschutzbeauftragter – wann und wer?AH: Wann ist ein Datenschutzbeauftragter im Autohaus erforderlich, und was sind konkret seine Aufgaben?P. Kaiser: Ein Datenschutzbeauftragter ist grds. zu bestellen, wenn ein Autohaus mehr als neun Personen mit der automatisierten Verarbeitung oder mindestens 20 Personen mit der herkömmlichen Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt. Er hat u. a. auf die Einhaltung von Gesetzen und Vorschriften zum Datenschutz hinzuwirken, Datenverarbeitungsprogramme zu überwachen, die Mitarbeiter im Autohaus fortlaufend zu informieren, das Verfahrensverzeichnis für jedermann verfügbar zu machen und Vorabkontrollen, zum Beispiel beim Einsatz von Videoanlagen, durchzuführen. Der Datenschutzbeauftragte ist weisungsfrei und direkt der Geschäftsleitung unterstellt. Ihm sind jedoch keine Entscheidungsbefugnisse übertragen. Diese obliegen allein der Leitung des Autohauses als verantwortliche Stelle, der eine unabhängige Beratung zur Seite gestellt wird.AH: Wer kann zum Datenschutzbeauftragten im Betrieb ernannt werden, wer nicht?P. Kaiser: Grundsätzlich kann jeder dazu ernannt werden, der zum Zeitpunkt der Bestellung die erforderliche Fachkunde und Zuverlässigkeit besitzt. Hierzu gehören u. a. datenschutzrechtliche Kenntnisse, EDV-Kenntnisse, betriebswirtschaftliche Kenntnisse sowie nicht zuletzt organisatorische und pädagogische Fähigkeiten. Der Datenschutzbeauftragte darf allerdings weder zur Geschäftsleitung des Autohauses noch zum leitenden Personal gehören. Damit sollen mögliche Interessenskonflikte vermieden werden. Zu beachten ist, dass die Nicht- bzw. nicht ordnungsgemäße Bestellung eines Datenschutzbeauftragten mit einer Geldbuße bis zu 50.000 Euro geahndet werden kann.AH: Interner oder externer Datenschutzbeauftragter – wo liegen die Vorteile/Nachteile?P. Kaiser: Ein interner Datenschutzbeauftragter kann von Vorteil sein, da er die Gegebenheiten im Betrieb und die mit der Datenverarbeitung beschäftigten Personen kennt. Neben seiner Bestellung zum Datenschutzbeauftragten kann er weitere Funktionen im Betrieb wahrnehmen. Ein interner Datenschutzbeauftragter genießt einen gesetzlichen Kündigungsschutz. Hiernach ist eine Kündigung des Arbeitsverhältnisses während der Bestellung als Datenschutzbeauftragter nicht zulässig, sofern kein wichtiger Grund für eine Kündigung vorliegt. Dieser Kündigungsschutz erstreckt sich auch auf das Folgejahr nach seiner Abberufung. Ein externer Datenschutzbeauftragter hat den Vorteil, dass er die Datenschutzaufgaben in den meisten Fällen hauptberuflich ausübt und dementsprechend fortlaufend über die notwendige Fachkunde verfügt. Zudem kann die Laufzeit seiner Bestellung als externer Datenschutzbeauftragter grundsätzlich befristet werden.AH: Was sollte ein Autohaus tun, um sich abzusichern?P. Kaiser: Der Berliner Datenschutzbeauftragte führt in seinem Jahresbericht 2012 aus, dass viele Fehler bei Vor-Ort Kontrollen in Unternehmen sämtlicher Branchen auf mangelnder Kenntnis der rechtlichen Regelungen oder einer nicht datenschutzgerechten Organisation beruhen. Zur Vermeidung von Rechtsnachteilen ist Autohäusern daher zu empfehlen, sich fortlaufend über die datenschutzrechtlichen Vorgaben zu informieren und diese entsprechend umzusetzen. Denn: Datenschutz hört nicht mit der Einholung einer Datenschutzerklärung auf. ■Lesen SIe hier...... wie mit personenbezogenen Daten im Autohaus umgegangen werden sollte und warum die Ernennung eines Datenschutzbeauftragten für die meisten Autohäuser unter bestimmten Voraussetzungen Pflicht ist.

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