Autaxo: Handel aus einem System

Internationale Fahrzeuggeschäfte bringen nicht nur Einkaufschancen, sondern auch einen hohen Verwaltungsaufwand mit sich. Denn Dokumente wie zum Beispiel Rechnungen, Nachweise, Steuerdokumente und Fahrzeugunterlagen müssen jederzeit und am besten auch digital verfügbar sein. Deshalb setzt der B2B-Händler KantnerThieme auf die Softwarelösung von Autaxo. Wenige Mitarbeiter, viele Fahrzeuge KantnerThieme Germany aus Leipzig kauft Fahrzeuge bei Vermietgesellschaften und Flottenanbietern in verschiedenen europäischen Ländern ein und verkauft sie anschließend an Händler in Deutschland und weiteren europäischen Märkten. Privatkunden gehören hier nicht zur Zielgruppe. Rund 2.500 Fahrzeuge werden so pro Jahr von dem Zwischenhändler bewegt. Trotz dieser Größenordnung arbeitet das Unternehmen mit einem vergleichsweise kleinen Team. Umso wichtiger sind daher möglichst effiziente Prozesse. Und so hat sich Geschäftsführer Kevin Kantner für den Software-Dienstleister Autaxo und dessen Lösungen entschieden. "Gerade der Dokumentationsaspekt ist für mich sehr wichtig. Man kann für Kunden und Lieferanten eine Vielzahl an Unterlagen zentral ablegen, und dann jederzeit schnell darauf zugreifen", so Kantner. Anders als beim Markenhändler Wer aus dem markengebundenen Handel kommt, kennt die weitreichende Systemlandschaft, die aus DMS, CRM, Herstellerportalen, Kalkulationsprogrammen und verschiedenen Speziallösungen besteht. Im reinen B2B-Geschäft sehen die Anforderungen dagegen oft komplett anders aus. Für Kevin Kantner stehen weder Fahrzeugpräsentationen noch Finanzierungslösungen im Mittelpunkt, auch wenn Autaxo unter anderem die Anbindung an Onlinebörsen, KI-gestützte Fahrzeugbilder oder verschiedene Leadprozesse für das Endkundengeschäft anbietet. Entscheidend sind vielmehr der Handel selbst sowie die sichere Abwicklung internationaler Transaktionen. Dabei entstehen täglich Dokumente, die jederzeit prüfbar und nachvollziehbar vorliegen müssen. Genau dort setzt Autaxo an. Das Unternehmen wurde von Julian Goßen gegründet, der selbst aus dem steuerlichen Umfeld kommt und die notwendigen Vorgänge entsprechend gut kennt. Händler sollen daher möglichst viele Prozesse in einer zentralen Plattform bündeln können. Neben Fahrzeugverwaltung und Dokumentation umfasst die Lösung deshalb auch Funktionen für Buchhaltung, DATEV-Anbindung und steuerliche Nachweise. Ziel war zentrale Datenbasis Vor der Einführung von Autaxo waren viele Informationen bei KantnerThieme über unterschiedliche Kanäle verteilt. Unterlagen lagen in E-Mails, lokal auf Rechnern oder in Messenger-Verläufen. Musste etwas nachgewiesen oder recherchiert werden, begann häufig die aufwendige Suche. Heute werden diese Dokumente zentral im System gespeichert. Auch externe Partner wie die Steuerberatung können auf die Informationen zugreifen. Gerade im internationalen Handel ist das ein Vorteil. Denn bei Umsatzsteuerprüfungen oder grenzüberschreitenden Geschäften entscheidet oft die Vollständigkeit der Dokumentation über den Aufwand einer Prüfung. Hinzu kommen die automatisierte Erfassung und Archivierung steuerlich relevanter Nachweise. Statt verschiedene Quellen durchsuchen zu müssen, stehen die Informationen direkt am jeweiligen Vorgang zur Verfügung. Buchhaltung wird Teil des Prozesses Besonders wichtig ist für KantnerThieme die enge Verzahnung mit der Steuerberatung. Die eigene Steuerberaterin arbeitet direkt im System und kann Exporte nach DATEV selbst anstoßen. Mehrere Anpassungen wurden gemeinsam entwickelt, um die Prozesse an die Anforderungen des Unternehmens anzupassen. Das betrifft unter anderem die Kontierung sowie die Übergabe der Daten an die Finanzbuchhaltung. "Wir wollten unserer Steuerberaterin das Leben so leicht wie möglich machen. Wenn die Daten effizient weiterverarbeitet werden können, spart uns das Zeit und damit letztlich auch Geld", sagt Kantner. Ein weiteres Feature ist der sogenannte Umsatzsteuer-Navigator. Die Funktion soll Händlern einen laufenden Überblick über mögliche Steuerlasten, Vorsteuerpotenziale und fehlende Belege geben. Gerade bei internationalen Fahrzeuggeschäften können solche Informationen für die Liquiditätsplanung hilfreich sein. Für Julian Goßen ist die Entwicklung damit noch lange nicht abgeschlossen. Die Plattform soll Schritt für Schritt weitere Bereiche des Händleralltags abdecken. "Unser Ziel ist, dass Händler möglichst viele Aufgaben in einem System steuern können, und nicht ständig zwischen verschiedenen Programmen wechseln müssen", erklärt er. Geplant sind zusätzliche Integrationen, neue Schnittstellen und weitere Funktionen für unterschiedliche Handelsmodelle. Dadurch sollen Medienbrüche vermieden werden und eine zentrale Datenbasis entstehen. KI als nächster Entwicklungsschritt Eine wichtige Rolle in der weiteren Entwicklung von Autaxo spielt künstliche Intelligenz. Mit "Carlo" verfügt die Plattform bereits heute über einen integrierten Assistenten, der sich per natürlicher Sprache bedienen lässt. Nutzer können beispielsweise Fahrzeuge anlegen, Kunden erfassen, Rechnungen erstellen oder sich einzelne Funktionen innerhalb des Systems erklären lassen. Vieles, was bislang mehrere Klicks oder die Suche im Handbuch erforderte, soll dadurch direkt aus dem Arbeitsprozess heraus erledigt werden können. Langfristig sieht Autaxo KI allerdings nicht nur als Hilfsmittel für die Bedienung der Software. Schon heute liest sie hochgeladene Belege aus und legt daraus Vorgänge als Entwurf an. Perspektivisch sollen auf diesem Weg ganze Abläufe weitgehend automatisiert vorbereitet werden. Gerade in einem Geschäftsumfeld, das stark von Dokumentationspflichten und administrativen Aufgaben geprägt ist, verspricht das erhebliche Effizienzpotenziale. "KI soll den Händler unterstützen, nicht die Steuerberatung ersetzen", betont Julian Goßen. Die Grenzen der Technologie sieht er vor allem dort, wo steuerliche Bewertungen und rechtliche Verantwortung ins Spiel kommen. Denn jede Rechnung und jeder Geschäftsvorgang müssen weiterhin fachlich korrekt beurteilt werden. Das Potenzial der KI liegt aus seiner Sicht daher weniger in automatisierten Entscheidungen als vielmehr in der Entlastung bei wiederkehrenden Routineaufgaben. Für Händler bedeutet das vor allem mehr Zeit für das eigentliche Geschäft und weniger Aufwand bei administrativen Tätigkeiten.

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