Rechnungsversand: Mausklick statt Briefumschlag

Wo ist denn nur der passende Briefumschlag? Einen Satz wie diesen werden die Mitarbeiter von Jan Bartinger, Serviceleiter bei der MOHAG Motorwagen-Handelsgesellschaft aus dem Ruhrgebiet, künftig kaum noch hören. Denn der Mehrmarkenhändler hat für sich die Chancen der digitalen Prozesse erkannt und setzt in puncto Garantie neuerdings auf den elektronischen Rechnungsversand an CarGarantie. Als webbasierte Kommunikationsplattform zwischen Kfz-Betrieb und Dienstleister fungiert dabei PostMaster aus dem Hause ControlExpert. "Für uns stellt das eine große Arbeitserleichterung dar", erklärt Bartinger in seinem Büro am Recklinghauser Standort gegenüber AUTOHAUS. Als einer von vier Betrieben nahm das seit 1927 im Kfz-Gewerbe aktive Unternehmen an der Pilotphase teil. Nach der schnellen Implementierung genügten offenbar nur wenige Telefonate, schon stand der neue wie deutlich schlankere Prozess. Noch dazu mit einer sicheren und geschützten Datenübertragung. Vorbei also die Zeiten, als Bartingers Team die Rechnungen feinsäuberlich in einen Umschlag steckte und nach Freiburg schickte. Heute reichen wenige Klicks. Die Zeitersparnis für den Händler liege bei zwei bis drei Tagen, berichtet Peter Wolters, Regionalvertriebsleiter bei CarGarantie. Zudem spare sich das Autohaus die Papier-, Druck- und Portokosten. Das Ziel des Spezialversicherers hinter dem neuen Prozedere: Alle Prozesse rund um die Garantie sollen so einfach und effizient als möglich gestaltet sein, heißt es dazu aus dem Breisgau. Ein Ziel, das bei Serviceleiter Bartinger auf große Gegenliebe stößt. Einerseits, weil sich der administrative Aufwand für seine Mitarbeiter reduziert. Und sie andererseits mehr Zeit für das Wesentliche haben: den Kunden. "Ich fand den PostMaster von Anfang an sehr attraktiv", so der Serviceleiter. Das Programm sei selbsterklärend und damit einfach zu bedienen. Wichtig sei darüber hinaus auch die Schnittstelle zum vorhandenen DMS namens "DRACAR+". Bartinger: "Der PostMaster ist aus unseren Prozessen nicht mehr wegzudenken." In allen sieben MOHAG-Filialen kommt er zum Einsatz. Bei Bedarf bedienen "Der PostMaster hat sich zum Branchenstandard in Deutschland entwickelt und in einer Vielzahl von Werkstätten und Autohäusern etabliert", sagt Control-Expert-Vertriebsleiter Henrik Lange. Bereits heute setzen hierzulande eigenen Angaben zufolge rund 4.500 Autohäuser und Werkstätten auf dieses Tool. "Täglich erfolgen über 1.900 Vorgänge", so Vertriebsleiter Lange. "Diese werden an mehr als 130 Empfänger übermittelt." Einer davon ist jetzt der Spezialversicherer CarGarantie, der bereits vor einigen Jahren mit seinem Webportal CGClaimsWeb die Weichen für den digitalen Wandel gestellt hat. Laut Regionalvertriebsleiter Wolters erfolgen mittlerweile über 50 Prozent aller Schadenmeldungen durch dieses Webportal. Insgesamt gehen bei CarGarantie 2.000 Schadenmeldungen pro Tag ein. Auch das Team von MOHAG-Serviceleiter Bartinger holt in diesem Portal die nötigen Freigaben ein - für sämtliche Schäden. Innerhalb von zehn Minuten habe der Kfz-Betrieb eine Antwort, so Wolters. Vor allem die jüngeren MOHAG-Mitarbeiter nutzen ausschließlich dieses Online-Portal, ältere greifen gerne noch zum Telefonhörer. "Das ist aber im Umbruch", sagt Bartinger. Spezielle Wissensvermittlung Da Serviceleiter Bartinger weiß, wie wichtig es ist, dass alle Serviceberater bei dem neuen Prozess mitgenommen werden und somit im Tagesgeschäft den Direktversand per Mausklick beherrschen, entschied sich der gelernte Kfz-Meister für eine spezielle Schulung. Und somit für einen bewussten Verzicht auf die Unterstützung des Dienstleisters und quasi für eine One-Man-Show. Als einer von ihnen stellte er live im PostMaster die einzelnen Schritte und deren Vorteile in der Serviceleiterrunde vor - vom Auswählen der Vorgangsart über das Anhängen von Bildern & Co. bis zum digitalen Versand per Mausklick. Die Botschaft: Die Einführung des elektronischen Rechnungsversands über den PostMaster ist keine abgehobene Berateridee, sondern die IT unterstützt hier hilfreich die nachgelagerten Prozesse im Autohaus. Neben diesem Sonderweg könnten Autohausunternehmer ihr Personal auch direkt im eigenen Kfz-Betrieb durch den ControlExpert-Außendienst schulen lassen, betont Vertriebsleiter Lange. Das sei der Normalfall. Kurzfassung Die Kooperationspartner CarGarantie und ControlExpert setzen auf den digitalen Wandel und erleichtern nun die Abwicklung von Rechnungen. Mit dem Tool Post-Master lassen sich diese schnell und einfach verschicken. Ein schlanker Prozess, der bei der MOHAG aus NRW nicht mehr wegzudenken ist. Statements "Unser tägliches Ziel ist es, unseren Partnern Premium-Service in allen Bereichen zu bieten. Wir unterstützen sie dabei, alle Prozesse rund um die Garantie einfach, schnell und effizient durchzuführen. Dazu gehört auch der Rechnungsversand. Das neue Verfahren bietet den Händlern attraktive Vorteile."Axel Berger, Vorstandsvorsitzender der CG Car-Garantie Versicherungs-AG"Wir freuen uns, dass sich CarGarantie für unser System PostMaster entschieden hat. Mit unserer elektronischen Kommunikationsplattform baut der Spezialversicherer weiter den Bereich Kundenorientierung aus und macht einen wichtigen Schritt in Richtung digitale Zukunft."Henrik Lange, Vertriebsleiter Automotive bei der ControlExpert GmbH

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