Plattform DyOcean von AutoDyNation: Vorsprung durch Vorbereitung

Digitalisierung gehört bei der Weeber Mobilitätsgruppe längst zum Alltag. Die familiengeführte Handelsgruppe mit rund 700 Mitarbeitern hat in den vergangenen Jahren zahlreiche Prozesse modernisiert und arbeitet sowohl im Vertrieb als auch im Aftersales inzwischen vollständig papierlos. Trotzdem lagerten bisher die meisten Daten in zahlreichen Anwendungen und Systemen. Durch die Zusammenarbeit mit dem Software-Entwickler AutoDyNation möchte der Händler genau dieses Problem lösen. Digital aufgestellt Die Weeber Mobilitätsgruppe vertritt Marken wie Volkswagen, Audi, Skoda, Seat, Cupra, Genesis und Lotus. Hinzu kommen Aktivitäten im Motorrad- und Zweiradbereich. Für Daniel Kargl, Leiter Aftersales am Standort Leonberg, war früh klar, dass bei einer solchen Bandbreite moderne Serviceprozesse nur dann effizient funktionieren, wenn Informationen schnell und einfach verfügbar sind. Früher mussten Serviceberater Daten aus unterschiedlichen Anwendungen zusammentragen. Auf Informationen wie zum Beispiel Wartungshistorien, Leasinginformationen, Herstellerdaten oder Fahrzeughistorien konnte man nur in den jeweiligen Systemen zugreifen. Die Suche danach kostete Zeit und band wichtige personelle Ressourcen, die an anderer Stelle fehlten. Aus dem Autohaus entstanden So kam man auf die Software-Lösung DyOcean des IT-Anbieters AutoDyNation. Gegründet wurde das Unternehmen unter anderem von Dominic Edelbauer, der zuvor selbst als Mechaniker, Serviceberater und Prozessmanager im Autohandel gearbeitet hat. Gemeinsam mit Entwicklern und Spezialisten für künstliche Intelligenz entstand die Idee, typische Prozesse im Autohaus neu zu denken und stärker zu automatisieren. Dabei verfolgt AutoDyNation einen besonderen Ansatz. Im Mittelpunkt steht nicht eine einzige Technologie, sondern der konkrete Ablauf im Autohaus. Erst danach wird entschieden, welche Methode die beste Lösung bietet. Manche Aufgaben ließen sich laut Dominic Edelbauer über feste Regeln abbilden. Andere benötigten statistische Modelle oder sogar künstliche Intelligenz. "Wir schauen zuerst auf den Prozess im jeweiligen Autohaus. Danach wählen wir auf Systemseite aus, was das Problem am besten löst oder welche zu kombinieren sind. Unser Ziel ist, dass ein Prozess möglichst vollständig und mit möglichst wenig Reibungsverlust funktioniert", erklärt Dominic Edelbauer. Alle Informationen auf einen Blick DyOcean analysiert Fahrzeug-, Kunden- und Servicedaten, erkennt daraus Servicepotenziale und unterstützt die Auftragsvorbereitung im Autohaus. Die holt sich die Daten aus verschiedenen Quellen, analysiert sie und erstellt daraus konkrete Handlungsempfehlungen. Nach Angaben von AutoDyNation werden mittlerweile mehr als 330 unterschiedliche Potenziale automatisch erkannt. Dazu gehören unter anderem: Zusatzverkäufe, Wartungen, Verschleißteile, Ersatzmobilität, Garantieinformationen, Serviceaktionen oder Prüftermine. Für die Mitarbeiter entsteht daraus ein zentrales Dashboard, das relevante Hinweise gebündelt darstellt. Statt unterschiedliche Anwendungen aufzurufen, stehen die Informationen auf einen Blick bereit. Das reduziert Suchaufwand und schafft eine bessere Grundlage für die Auftragsvorbereitung. So lassen sich Prognosen für Werkstatt erstellen, noch bevor das Fahrzeug überhaupt in die Werkstatt kommt. "Wir berechnen anhand verschiedener Parameter Verschleiß- und Reparaturwahrscheinlichkeiten. Dafür nutzen wir Millionen von Datensätzen. So können wir erkennen, welche Arbeiten mit hoher Wahrscheinlichkeit anstehen. Das gibt dem Autohaus eine völlig andere Planungsgrundlage", sagt Dominic Edelbauer. Mehr wissen vor dem Termin Wie stark sich das im Alltag auswirken kann, zeigt sich bei Autohaus Weeber. Daniel Kargl erzählt, dass ihn die Leistungsfähigkeit des Systems bereits in der Einführungsphase überrascht habe. Denn viele Hinweise gingen deutlich über das hinaus, was selbst erfahrene Mitarbeiter im Tagesgeschäft erfassen können. "Ich habe versucht, die Auftragsvorbereitung mit meinem eigenen Kenntnisstand zu schlagen. Ich habe es nicht geschafft. Wir erkennen heute Reparaturpotenziale und Prüfpotenziale, die wir früher überhaupt nicht im Blick hatten", so Daniel Kargl. Ein einfaches Beispiel ist die Schlüsselbatterie. Früher wurde ein notwendiger Austausch häufig erst bemerkt, wenn der Kunde kurze Zeit später erneut ins Autohaus kam. Heute weist das System schon im Rahmen der Auftragsvorbereitung darauf hin. Noch deutlicher zeigt sich der Nutzen bei einem Fall aus dem Frühjahr. Ein Kunde vereinbarte lediglich einen saisonalen Räderwechsel. Während der Vorbereitung erkannte DyOcean jedoch einen bereits überfälligen Getriebeölwechsel. Zudem lagen Informationen zum Leasingvertrag vor, die notwendige Freigabe konnte frühzeitig eingeholt werden und auch die Ersatzmobilität war bereits organisiert. Der Kunde wurde vorab informiert und alle Arbeiten konnten in einem Termin erledigt werden. Ohne die automatisierte Analyse wäre vermutlich nur der Räderwechsel durchgeführt worden. Entlastung im Alltag Der Nutzen beschränkt sich nicht auf zusätzliche Werkstattumsätze. Besonders wichtig ist die bessere Planbarkeit. Wenn bereits vor dem Werkstatttermin bekannt ist, welche Arbeiten an einem Fahrzeug anstehen, können Ersatzteile rechtzeitig bestellt und Kapazitäten durch DyOcean geplant werden. Gleichzeitig sinkt auch die Zahl zusätzlicher Werkstattbesuche, weil durch das System mehr Arbeiten bereits beim ersten Termin erkannt und durchgeführt werden können. Auch in der Administration ergeben sich daraus Vorteile. Die Mitarbeiter finden wichtige Informationen schneller und verbringen deutlich weniger Zeit mit der Recherche in unterschiedlichen Systemen. Gerade in Zeiten des Fachkräftemangels gewinnt dieser Aspekt an Bedeutung. "Mittlerweile fühle ich mich wie eine Art Hellseher, weil ich schon weiß, was das Fahrzeug benötigt, bevor es überhaupt auf den Hof kommt. Dadurch können wir viel präziser planen und die Werkstattauslastung deutlich besser steuern", freut sich Daniel Kargl. Daten richtig nutzen Bei der Weeber Mobilitätsgruppe hat sich DyOcean damit schnell vom zusätzlichen Softwarewerkzeug zu einem zentralen Arbeitsinstrument im Aftersales entwickelt. Die Plattform bündelt Informationen, automatisiert repetitive Prozesse und schafft somit eine völlig neue Transparenz. Das geht aber nur, wenn die Daten so aufbereitet werden, dass Mitarbeiter und Führungskräfte direkt damit arbeiten und konkrete Handlungsentscheidungen ableiten können. Das alles zusammen liefert messbare Vorteile nicht nur für das Autohaus, sondern am Ende auch für die Kunden.

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