APP und Alpha Online: Aufbereitung in digital

Die digitale Infrastruktur in Autohäusern ist eine komplexe Systemlandschaft. Diese Vielfalt ist einerseits aufgrund der vielen verschiedenen Aufgaben notwendig, andererseits birgt sie ein Problem: Wo Informationen von A nach B fließen, können schnell Medienbrüche und Verzögerungen entstehen. Umso wichtiger werden Schnittstellen, die nicht nur Daten übertragen, sondern auch Arbeitsweisen miteinander verbinden. Eine dieser Lösungen kommt aus der Zusammenarbeit des Aufbereiters Auto Pflege Partner, kurz APP, und dem Softwarespezialisten Alpha Online. Sie zeigt, wie sich das klassische Aufbereitungsgeschäft in den digitalen Hereinnahmeprozess eines Autohauses einbetten lässt, und warum damit vieles für die Mitarbeiter einfacher wird. Gemeinsamer Ansatz APP wurde 2023 gegründet und ist als moderner Aufbereitungsdienstleister in Autohäusern in Deutschland und zunehmend auch in Europa unterwegs. Der Anspruch des Unternehmens ist, Prozesse so transparent und schnell wie möglich zu gestalten, damit Fahrzeuge nicht unnötig lange stehen. "Wir wollen, dass Entscheidungen auf einem nachvollziehbaren Datensatz basieren mit klar dokumentierten Leistungen, Preisen und Belegen", erzählt Christopher Kludzeweit, Mitbegründer und Prokurist von APP. Der Alpha Controller wiederum ist in vielen Autohäusern bereits ein zentrales Werkzeug. Er bildet die gesamte Fahrzeughereinnnahme digital ab und bietet so die Möglichkeit, alle Prozessschritte exakt nachzuverfolgen. Allerdings geschahen Beauftragung und Abwicklung der Aufbereitung bisher außerhalb des Systems. Deshalb setzten sich APP und Alpha Online ein gemeinsames Ziel: Beide Systeme sollten so ineinandergreifen, dass die Autohaus-Mitarbeiter alles aus dem Alpha Controller heraus bedienen konnten. Denn am Ende geht es beiden Anbietern darum, die Standzeit 1 im Autohaus signifikant zu verringern. "Die Bedeutung der Standzeit 1 ist zwar vielen klar, wird aber selten sauber gemessen. Ohne klare Fixpunkte im Prozessverlauf lässt sich nicht genau steuern, wo tatsächlich Zeit verloren geht", weiß Axel Döbbeler, Sales Manager bei Alpha Online. Ein Auftrag, ein System Den Ausgangspunkt bildet der Alpha Controller. In entsprechenden Prozessschritt wird der Auftrag mit allen notwendigen Informationen durch den Mitarbeiter angelegt. APP und Alpha Controller haben dafür im Vorfeld festgelegt, welche Felder in der Eingabemaske übertragen werden. Dazu gehören auch die Preislisten, die bereits im System hinterlegt sind: "Auftrag anlegen, Paket wählen, Fälligkeit setzen. Alles lässt sich in wenigen Klicks erledigen. Der gesamte Vorgang dauere nur wenige Sekunden", betont Mathias Andrade, CTO bei APP. Sobald der Auftrag angelegt ist, übergibt der Alpha Controller alle benötigten Daten automatisch an das System von APP. Dort erscheint der Auftrag in der Übersicht der Aufbereiter mit allen notwendigen Informationen. Und da die Teams von APP ohnehin vor Ort im Autohaus sind, können sie direkt mit dem Auftrag beginnen. Informationen in beide Richtungen Der eigentliche Vorteil entsteht jedoch durch die Bidirektionalität der Schnittstelle. Auf diese Weise können Daten in beide Richtungen übertragen werden. APP meldet jeden Fortschritt automatisch zurück, beispielsweise, ob ein Auftrag angenommen, in Bearbeitung oder fertiggestellt ist. Verkäufer, Werkstattleiter oder Disponenten sehen diese Änderungen im Alpha Controller, ohne das andere System öffnen zu müssen. In Autohäuser mit großen Beständen ist nicht immer sofort ersichtlich, wo ein Fahrzeug abgestellt wurde. Der Alpha Controller arbeitet hier mit QR-Codes, die an jedem Fahrzeug angebracht sind. Wird ein Fahrzeug bewegt, scannt der Mitarbeitende den Code mit dem Smartphone. Die Position wird automatisch aktualisiert und in der Fahrzeugakte angezeigt. APP kann diese Standortdaten wiederum zurückspielen. "Die Autohaus-Mitarbeiter müssen nicht bei APP nachfragen, wo das Fahrzeug steht. Sie sehen das direkt im Alpha-Controller. Das ist einer der großen Mehrwerte, den diese enge Zusammenarbeit generiert", betont Axel Döbbeler. Einfacher und transparenter Die Integration erleichtert die Arbeit an mehreren Stellen. Zum einen entfällt das "Springen" zwischen verschiedenen Programmen. Die Mitarbeiter bleiben in ihrer gewohnten Umgebung und bekommen dennoch alle relevanten Informationen. Zum anderen wird die Standzeit 1 für die Verantwortlichen im Autohaus besser messbar. Der Alpha Controller dokumentiert automatisch, wann ein Fahrzeug durch Werkstatt, Aufbereitung und interne Prozesse gelaufen ist. APP ergänzt diese Daten zusätzlich um genaue Statusmeldungen. Damit entsteht ein durchgängiger Prozess, bei dem weder Zeit noch Informationen verloren gehen. Händler können im Nachgang prüfen, ob die geplanten Aufbereitungskosten den tatsächlichen entsprechen. Laut Christopher Kludzeweit wurde dieser Wert bisher in vielen Betrieben nur grob geschätzt. Perspektivisch soll sogar die Rechnung direkt in der Fahrzeugakte landen, sodass die Nachkalkulation ohne Medienbruch möglich ist. Integration von Bildern und Videos Derzeit arbeiten beide Unternehmen daran, dass künftig auch Foto- und Videodaten, zum Beispiel eine Auftragserweiterung, direkt an Alpha Controller übertragen werden können. Kommt es während der Aufbereitung zu Fragen oder unerwarteten Funden, wie etwa Flugrost oder einem kleinen Schaden, können die APP-Mitarbeitern ein Foto aufnehmen und einen Vorschlag für eine Auftragserweiterung erstellen. Händler sehen diese Hinweise dann in Zukunft im Alpha Controller und können sie direkt freigeben oder ablehnen. "Auf diese Weise kommt es zu weniger Rückfragen und die Freigabe wird spürbar beschleunigt, denn bei Erweiterungen benötigen Entscheider möglichst schnell alle Informationen", erklärt Christopher Kludzeweit. Auch andere Prozesse wie die Übermittlung der Abrechnungsdaten von APP direkt in die Fahrzeugakte eines Händlers sollen in der Zukunft möglich sein, um die Integration weiter zu verbessern. Die Zusammenarbeit von APP und Alpha Online zeigt, wie sich Digitalisierung im Autohaus für die Mitarbeiter anfühlen sollte: Es geht nicht um ein weiteres System, sondern um echte Arbeitserleichterung im Alltag. Ein verknüpfter und durchgängiger Prozess, der dafür sorgt, dass Mitarbeiter sich nur in einem System bewegen müssen. Und der dafür sorgt, dass Fahrzeuge nicht länger stehen als nötig.

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