Intranet: "Digitales Schwarzes Brett"

Schnell eine Checkliste, eine Aufgabe oder eine aktuelle Info zum neusten Fahrzeugmodell mit seinen Mitarbeitern teilen, dafür reicht im Social Intranet Humhub nur ein Klick und erspart zum Beispiel das zeitraubende Erstellen einer Rundmail oder das Einberufen einer Besprechung. Das hat Thomas Hertlein, Geschäftsführer im Autohaus Hertlein, überzeugt, weswegen er seit Dezember die Software im Einsatz hat. Sie vereinfacht ihm die Kommunikation mit seinen Mitarbeitern und stellt sicher, dass einmal eingegebene Informationen nicht verloren gehen - wie es beispielsweise bei einer versehentlich gelöschten E-Mail der Fall sein kann. Einfache Nutzerführung Meldet sich der Mitarbeiter im System an, erscheint eine übersichtliche und bedienfreundliche Oberfläche, auf welcher der Nutzer mittig angeordnet die neuesten Einträge sieht, rechts die letzten Aktivitäten der anderen Mitarbeiter und links die verschiedenen Themenräume (s. Bild unten), in denen sich weitere Informationen befinden oder neu angelegt werden können. Ein bisschen erinnert die Bedienoberfläche an die bekannten Plattformen Facebook und Xing, ist allerdings - da individuell auf Themen des Autohaues zugeschnitten - deutlich übersichtlicher. Die Idee, ein Social Intranet im Autohaus zu implementierten, bekam Thomas Hertlein von dem Digitalexperten Jörg von Steinaecker, mit dem Hertlein schon in der Vergangenheit erfolgreich Projekte ins Rollen gebracht hat. Allem voran stand der Wunsch im Vordergrund, die Kommunikation im Betrieb zu verbessern und relevante Informationen zentral bereitzustellen. "Sicherlich, bei 15 Mitarbeitern haben wir im Haus kurze Wege und man kann sich schnell auf Zuruf zu bestimmten Themen austauschen. Wenn es allerdings um die Urlaubsplanung oder krankheitsbedingte Abwesenheiten geht, braucht es schon etwas mehr Organisation", erklärt Hertlein. Hierfür können die Mitarbeiter nun im Themenfeld "Kalender" angeben, wann sie den beantragten Urlaub nehmen, und sehen darüber hinaus auf einen Blick, wann welcher Mitarbeiter aus welchen Gründen nicht im Haus ist. "Diese Übersichtlichkeit erleichtert uns die Personalplanung sehr", betont der Geschäftsführer. Andersherum können in Humhub von jedem angemeldeten Mitarbeiter - je nach Berechtigungen - Aufgaben erstellt und konkret zugewiesen werden, wie z. B. die Vorbereitung einer Auslieferung, oder aber für alle zugängliche Information bereitgestellt werden - wie es bei Checklisten oder Anmeldeformularen für Schulungen der Fall ist. Sobald ein Eintrag erstellt ist, bekommen die Mitarbeiter aus dem System noch eine Benachrichtigungsmail, bzw. nur einer, falls Thomas Hertlein einem Mitarbeiter nur eine bestimmte Aufgabe über das Intranet zugewiesen hat, die nicht für alle sichtbar sein soll. Individuell anpassbar "Das Tolle an Humhub ist, dass es auf die Vorstellungen des Autohauses zugeschnitten werden kann", erklärt Jörg v. Steinaecker. Welche Themenfelder, die im System 'Spaces' heißen, angelegt werden, das entscheidet jedes Autohaus für sich. "Im Prinzip ist die Software wie ein Schwarzes Brett, nur digital und organisierter", ergänzt Thomas Hertlein. Und da sich auf einem Schwarzen Brett auch mal unterhaltsame Dinge finden und nicht nur Aufgaben, können die Mitarbeiter auch hier eine Rubrik schaffen, in der sie beispielsweise mal einen Witz posten oder einen Kommentar zum Championsleague-Spiel am Vorabend hinterlassen können. Schnell und einfach einsetzbar Die Installation der Software, deren Basisversion kostenfrei heruntergeladen werden kann, dauert laut Steinaecker nur circa einen halben Tag, hinzu kommen dann noch ein oder zwei Workshops - je nach Unternehmensgröße. Im Autohaus Hertlein haben sich die Mitarbeiter schnell an das Tool gewöhnt und nutzen es rege. Missen möchte Thomas Hertlein das System nicht mehr. "Wir sind alle einfach besser informiert, das trägt auch zu unserem guten Arbeitsklima bei", ist der Geschäftsführer sich sicher. Kurzfassung Dass ein Social Intranet nicht nur etwas für große Gruppen ist, sondern dass man damit in jedem Betrieb die Kommunikation zwischen den Mitarbeitern untereinander und auch zur Geschäftsführung verbessern kann, zeigt sich am Beispiel der Software Humhub.

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