eRechnungen: Frist zur Umsetzung rückt näher

Weitere Informationen und Services von AUTOHAUS zum Thema: Playlist: "Steuer- und Rechtsthemen" Ab dem 01.01.2027 gilt grundsätzlich für alle Unternehmer im inländischen B2B-Bereich die Verpflichtung, sogenannte eRechnungen, also elektronische Rechnungen in einem bestimmten Datenformat, empfangen (Empfang gilt bereits seit dem 01.01.2025) und erstellen zu können. Lediglich für Unternehmen mit einem Jahresumsatz bis 800.000 Euro gilt eine ein Jahr längere Übergangsfrist. Zudem sind Kleinunternehmer sowie Unternehmen mit umsatzsteuerfreien Umsätzen (nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG, z. B. Banken, Versicherung, Vermietungen oder Ärzte) ganz generell frei in der Wahl ihres Rechnungsformats. Gleiches gilt bei Rechnungen über Kleinbeträge bis 250 Euro. Diese Vorgabe zieht umfassende Änderungen in der Unternehmensorganisation nach sich und Zeit zur Umsetzung drängt. Kurzfassung1. Ab dem 01.01.2027 gilt grundsätzlich für alle Unternehmer im inländischen B2B-Bereich die Verpflichtung, sogenannte eRechnungen, also elektronische Rechnungen in einem bestimmten Datenformat, erstellen zu können.2. Lediglich für Unternehmen mit einem Jahresumsatz bis 800.000 Euro, Kleinunternehmer sowie Unternehmen mit umsatzsteuerfreien Umsätzen gibt es Ausnahmen.3. Bereits seit dem 01.01.2025 müssen die Unternehmen eRechnungen empfangen können. Eckpunkte Folgende Eckpunkte gelten nach dem Bundesministerium der Finanzen. Es bleibt bei der Unterscheidung zwischen sogenannten elektronischen Rechnungen und sonstigen Rechnungen. Eine elektronische Rechnung (eRechnung) ist eine Rechnung, die in einem bestimmten strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Das strukturierte elektronische Format muss der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung und der Liste der entsprechenden Syntaxen gemäß RL 2014/55/EU entsprechen (und damit der CEN-Norm EN 16931). Erfüllt werden die Formatanforderungen zum Beispiel von der XRechnung, die unter anderem im öffentlichen Auftragswesen bereits zum Einsatz kommt, oder dem hybriden ZUGFeRD-Format ab Version 2.0.1, ausgenommen die Profile MINIMUM und BASIC-WL (Kombination aus PDF-Dokument und XML-Datei). Gleiches gilt ausdrücklich für andere europäische Formate wie Factur-X (Frankreich) oder Peppol-BIS Billing. Eine sonstige Rechnung ist eine Rechnung, die in einem anderen elektronischen Format oder auf Papier übermittelt wird. Hinsichtlich des Rechnungseingangs besteht für alle Unternehmer die Verpflichtung, ab 01.01.2025 solche eRechnungen empfangen zu müssen. So ist jeder Unternehmer immer dann verpflichtet, ab dem 01.01.2025 eRechnungen zu empfangen, wenn ein Lieferant oder Dienstleister seinerseits bereits freiwillig eRechnungen erstellt und versendet. Diese Verpflichtung trifft ausnahmslos jeden Unternehmer, der Lieferungen oder Leistungen für sein Unternehmen bezieht. Das heißt, dass nicht nur alle einzelnen Unternehmen einer Unternehmensgruppe (inkl. Grundstücksvermietungen, Komplementärgesellschaften etc.), sondern auch Unternehmer mit umsatzsteuerfreien Umsätzen wie zum Beispiel Ärzte oder Vermieter sowie Kleinunternehmer wie zum Beispiel Nebenerwerbsgewerbetreibende oder Photovoltaikanlagenbetreiber ab 01.01.2025 verpflichtet sind, organisatorische und technische Vorkehrungen für den Erhalt von eRechnungen zu treffen. Weiterhin bleibt es dabei, dass der Inhalt des Datensatzes einer eRechnung der führende Inhalt einer Rechnung sein wird. Sollte es also zu inhaltlichen Abweichungen kommen, ist im Zweifel der Inhalt des strukturierten Datensatzes entscheidend. Bei Übereinstimmung gilt der Bildteil als identisches Mehrstück einer Rechnung. Bei Rundungsdifferenzen sind Abweichungen zwischen strukturiertem Datensatz und Bildteil ausnahmsweise zulässig. Bei darüber hinaus gehenden Abweichungen zwischen strukturiertem Datensatz und Bildteil soll aber zu prüfen sein, ob ein unrichtiger Steuerausweis gemäß § 14c UStG vorliegt. Unschädlich ist jedoch der mehrfache Versand von identischen eRechnungen. Entscheidend für den Vorsteuerabzug ist ebenfalls stets der elektronische Teil der Rechnung. Wie bisher gilt, dass die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnung für den Vorsteuerabzug gewährleistet sein müssen. Um also keine Überraschungen zu erleben, sollten seit dem 01.01.2025 Vorkehrungen getroffen sein, um bei empfangenen eRechnungen auch den strukturierten Datensatz auslesen, verarbeiten und diese revisionssicher archivieren zu können. Eine maschinelle Auswertbarkeit seitens der Finanzverwaltung muss bei der Archivierung sichergestellt sein. Technische Validierung Das zweite BMF-Schreiben zur eRechnung beschäftigt sich ausdrücklich mit der technischen Validierung der eRechnungen sowie der Rechnungseingangsprüfung und kategorisiert die dabei möglicherweise auftretenden Fehler wie folgt: ◼ Formatfehler: Ein Formatfehler liegt immer dann vor, wenn eine eRechnung nicht den zulässigen Syntaxen bzw. deren technischen Vorgaben entspricht. Hierdurch geht der Vorsteuerabzug verloren, weil nur eine sonstige Rechnung vorliegt. ◼ Geschäftsregelfehler: Dieser liegt vor, wenn die Rechnungsdatei gegen die für dieses Format gültigen technischen Vorschriften bzw. Vorgaben zu logischen Abhängigkeiten von Informationen (= semantische Vorgaben) verstößt. Geschäftsregelfehler liegen insbesondere dann vor, wenn z. B. der Steuerbetrag nicht mit dem Steuersatz übereinstimmt, es andere Widersprüche gibt oder bestimmte Informationen fehlen. Soweit kein Inhaltsfehler vorliegt (z. B. wenn die Angabe des Feldes "BT-10 Buyer reference" fehlt), ist dies umsatzsteuerlich unbeachtlich. ◼ Inhaltsfehler: Dies ist der "klassische" Fehler in Form von inkorrekten oder fehlenden Rechnungspflichtangaben. Diese können gleichzeitig auch einen Geschäftsregelfehler begründen. Ein Inhaltsfehler kann aber auch entstehen, wenn sowohl die Syntax einer eRechnung korrekt ist als auch sämtliche Geschäftsregeln eingehalten werden. Es geht hierbei also um Fehler, die sich nicht zwangsläufig durch eine technische Prüfung aufdecken lassen, sondern für die auch eine inhaltliche Prüfung notwendig ist. Mangels ordnungsgemäßer Rechnung berechtigt die fehlerhafte eRechnung bis zu einer Berichtigung nicht zum Vorsteuerabzug. Eine (technische) Validierung der eRechnung ersetzt somit nicht allein die dem Empfänger obliegende Pflicht zur Überprüfung der Rechnung auf Vollständigkeit und Richtigkeit. Zum Nachweis, dass der Leistungsempfänger seine Sorgfaltspflichten beachtet hat, bietet es sich aus Sicht der Finanzverwaltung an, das entsprechende Validierungsprotokoll aufzubewahren. Umsatzsteuerrechtliche Angaben In diesem Rahmen stellt die Finanzverwaltung klar, dass für eine ordnungsmäßige Rechnung alle umsatzsteuerrechtlichen Pflichtangaben nach §§ 14, 14a UStG im strukturierten Teil der eRechnung enthalten sein müssen. Ein bloßer Verweis in den strukturierten Daten auf eine Anlage, in der die Rechnungspflichtangaben in unstrukturierter Form enthalten sind, genügt nicht, da dann keine elektronische Verarbeitung möglich ist. Hinsichtlich der Leistungsbeschreibung gilt, dass die im strukturierten Teil der eRechnung enthaltenen Angaben eine eindeutige und leicht nachprüfbare Feststellung der Leistung ermöglichen müssen, die die Kontrollfunktion der Rechnung gewährleisten können. Ergänzende Angaben können jedoch in einem in der eRechnung enthaltenen Anhang aufgenommen werden (z. B. eine Aufschlüsselung von Stundennachweisen in einer PDF-Datei). Ein enthaltener Link auf ein externes Ziel erfüllt nach Ansicht der Finanzverwaltung nicht die gesetzlichen Anforderungen. Sofern in einem zusätzlich übersandten Dokument (z. B. Bildteil einer hybriden Rechnung) Aufzeichnungen enthalten sind, die für die Besteuerung von Bedeutung sind (z. B. Buchungsvermerke), sind diese ebenfalls so aufzubewahren, dass diese in ihrer ursprünglichen Form vorliegen und die Anforderungen an die Unveränderbarkeit erfüllt werden. Für vor dem 01.01.2027 ausgestellte sonstige Rechnungen bei Dauerschuldverhältnissen besteht ohne Änderung der Verhältnisse nunmehr entgegen den ursprünglichen Planungen der Finanzverwaltung keine Pflicht zur Erstellung einer eRechnung. Eine initiale eRechnung ist erst bei geänderten Verhältnissen notwendig. Wenn ein Unternehmer prüft, ob er zur Erstellung einer eRechnung (anstatt einer sonstigen Rechnung) verpflichtet ist, kann er sich laut Finanzverwaltung bei "Beachtung der Sorgfalt eines ordentlichen Kaufmanns" auf die Angabe des Kunden verlassen, ob dieser Kunde (k)ein Unternehmer ist. Die Verwendung einer UStIDNr bzw. Wirtschaftsidentifikationsnummer können hierfür ein Indiz sein. Stan Guthmann Steuerberater muc@raw-partner.de KOMMENTARDie Zeit drängt, der 01.01.2027 steht vor der Tür, bis dahin müssen die Abteilungen in den Unternehmen in der Lage sein, eRechnungen zu erstellen. Je nach bisheriger interner Organisation kann die eRechnung deutliche organisatorische Veränderungen mit sich bringen - und auch die Chance für Prozessoptimierung bieten. Hierbei sind jedoch aus steuerlicher Sicht stets die "Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form (GoBD)" zu beachten. Infolgedessen wird die Notwendigkeit der Erstellung von sogenannten Verfahrensdokumentationen deutlich zunehmen.