Papier ist geduldig. Und es benötigt Zeit. Zeit, die heutzutage die wenigsten Unternehmen haben. Aus diesem Grund sind digitale Prozesse dem guten alten Schreibstück in vielerlei Hinsicht überlegen. Denn während Dokumente aus Papier in Aktenordnern landen oder sogar verloren gehen können, sind digitale Daten von überall abrufbar und lassen sich in Sekunden verschicken.
Benefit durch digitale Prozesse
Die Seitz Gruppe (Volkswagen, Audi, Skoda, Seat und Porsche) beschäftigt rund 1.200 Mitarbeiter an insgesamt 27 Standorten. Bei einer solchen Größenordnung können veraltete Prozesse nicht nur eine Menge Zeit, sondern am Ende auch richtig Geld kosten. Deshalb hat sich Seitz zu einer stringenten Digitalstrategie entschieden, von der nicht nur das Unternehmen, sondern am Ende auch die Kunden profitieren sollen: „Unser Motto ist ‚Vom Prozesschampion zum Kundenchampion‘. Ziel dabei ist, Prozesse im Zuge der Digitalisierung durch intelligente Systeme abzuwickeln. Was wir hier an Papier, Zeit und Geld einsparen, können wir wiederum in den Kunden und seine Anliegen investieren“, erklärt Martin Osterberger-Seitz, CEO der Seitz Gruppe.
Viele Standorte, viel Papier
Eines der dringlichsten Projekte war von Beginn an die immer noch analoge Rechnungsverarbeitung. „Früher mussten die Rechnungen durch einen Fahrer bei allen 27 Niederlassungen eingesammelt und in die Zentrale gebracht werden. Das hat lange gedauert und manchmal ist auch eine Rechnung unterwegs verloren gegangen“, berichtet Osterberg-Seitz. Ein bekanntes Problem, wie Marco Doods, Sales Manager bei D.velop, weiß: „Die meisten Autohändler möchten als Erstes ihre Rechnungsverarbeitung digitalisieren. Jeden Tag kommen im Autohaus viele verschiedene Rechnungen an jedem Standort an, die erst einmal eingesammelt werden müssen.“ Hier schlummert dementsprechend einiges an Potenzial für digitale Abläufe.
Vom Papier zur Datei
Eines der Hauptprobleme bestand in dem Medienbruch, wenn Papierrechnungen digitalisiert werden müssen. Bei Projektbeginn hat Seitz bei den Rechnungsstellern angefragt, ob Rechnungen nicht per se per E-Mail geschickt werden könnten. Bei etlichen Rechnungen blieb es jedoch beim Papier und daher müssen diese im ersten Schritt an jedem Standort manuell per Scan digitalisiert werden. Danach macht D.velop die gescannten Dokumente maschinell lesbar. „Das erledigt unsere optische Zeichenerkennung“, erzählt Marco Doods. „Eine Künstliche Intelligenz (KI) erkennt, ob alle relevanten Informationen wie Rechnungsnummer, Kreditor und die Umsatzsteuernummer auf der Rechnung vorhanden sind. Ist dies der Fall, erfolgt in der Buchhaltung eine Sichtkontrolle durch einen Mitarbeiter.
Wird ein Rechnungsdokument digital geschickt, landet es in einem entsprechenden E-Mail-Postfach, das durch das System von D.velop überwacht wird. Die elektronischen Rechnungen werden im Anschluss im System mit den gescannten zusammengeführt. Danach beginnt wiederum der nächste Prozessschritt mit optischer Zeichenerkennung durch die KI und Prüfung durch die Buchhaltung.
Cross vs. SAP
Im nächsten Schritt werden die Rechnungen durch die Buchhaltung so vorkontiert, dass sie auf mehrere Kostenstellen und -träger aufgeteilt werden können. Danach gehen sie an die Fachabteilungen zur sachlichen Prüfung. Dabei muss unterschieden werden, ob es sich um eine Rechnung mit Fahrzeugbezug handelt oder nicht. Denn Rechnungen mit Fahrzeugbezug laufen über das DMS Cross, während alle übrigen Rechnungen in SAP verbucht werden. „Das war eine Herausforderung, denn die endgültige Verbuchung der Datensätze läuft über SAP“, weiß Marco Doods. „Die Daten werden in Cross eingegeben und einmal täglich an SAP übergeben für die endgültige Verbuchung.“ Der Workflow wurde daher so gestaltet, dass die Buchhaltung oder der sachliche Prüfer, der die Verbuchung in Cross durchführt, auswählen kann, ob ein Fahrzeugbezug besteht. Der Workflow wird im Hintergrund abgeschlossen, wenn die Rechnung an SAP übergeben wird, ohne dass eine weitere Freigabe notwendig ist.
"Unser Motto ist: Vom Prozesschampion zum Kundenchampion."
Martin Osterberg-Seitz, CEO der Seitz-Gruppe
Alle übrigen Rechnungen werden klassisch der Abteilung zur Prüfung vorgelegt und gehen dann an eine höhere Stelle zur Freigabe gemäß dem Vier-Augen-Prinzip vor der Verbuchung. Die Buchhaltung hat dabei stets die Hoheit über sämtliche Daten. Auf einem Monitor im SAP sieht sie jederzeit, in welchem Prüfschritt wo im System sich eine Rechnung befindet. Durch das frühzeitige Auslesen werden auch Skontofristen laufend überprüft.
Datenfrühjahrsputz
Bei der Umstellung hatte laut Martin Osterberg-Seitz vor allem die Buchhaltung am Anfang alle Hände voll zu tun, um die ganzen Bestandsdaten zu digitalisieren. Und auch die über viele Jahre gepflegten Abläufe in der Zentral-Dispo und Zentralbuchhaltung mussten an das neue System angepasst werden. „Hier war von unserer Seite viel Motivation und Überzeugungsarbeit notwendig, um den Mitarbeitern den Sinn und die Vorteile dieser Veränderungen deutlich zu machen“, erinnert sich Martin Osterberg-Seitz. „Natürlich kann es sein, dass eine Abteilung dadurch zwar etwas Mehraufwand hat, die anderen Abteilungen sich im Gegenzug jedoch Arbeit sparen. Hier ist Kommunikation durch die Führungskräfte das A und O.“ Zur Einführung wurden die Mitarbeiter zwar von D.velop auf das System geschult, doch das System ist laut Marco Doods selbsterklärend und einfach zu bedienen: „Unser System setzt als Baustein auf SAP auf, besitzt jedoch eine wesentlich angenehmere Benutzeroberfläche.“ Die Mitarbeiter greifen über einen Webclient auf das System zu, der zudem auch responsiv und damit auch mit Mobilgeräten genutzt werden kann.
Spürbare Verbesserungen
In der Seitz Gruppe machten sich die Veränderungen durch die Umstellungen schnell bemerkbar. So kann das Unternehmen den Monatsabschluss nun früher machen durch den beschleunigten Rechnungseingang. Da alle Mitarbeiter Zugang zu den Daten haben, werden die Rechnungen im Falle einer Urlaubsvertretung durch die Zentrale genauso schnell bearbeitet. Hier unterstützt auch ein Eskalationsmanagement, falls Rechnungen nicht bearbeitet werden.
Für die Zukunft plant die Seitz Gruppe, den Weg der Prozessdigitalisierung konsequent weiterzugehen. Dazu gehört unter anderem die Einführung einer digitalen Serviceakte. „Wir verfügen bereits über eine zentrale Gewährleistung und Unfallabwicklung. In der digitalen Serviceakte sollen die Fachabteilungen aller Betriebe Zugriff auf die relevanten Daten haben. Die Betriebe werden durch die Digitalisierung noch enger standortübergreifend zusammenarbeiten. Dadurch haben wir die Möglichkeit, unsere Produktivität zu steigern, Prozesse zu zentralisieren und Personalaufwand zu reduzieren“, so Martin Osterberg-Seitz. Die Seitz Gruppe plant in dem Zuge, weitere Lösungen mit D.velop zu entwickeln. Der digitale Rechnungseingang könnte hier demnach ein vielversprechender Auftakt für weitere gemeinsame Projekte in der Zukunft sein.
