Digitale Zahlung: Bezahlen wie im Netz

Das Autohaus Timmermanns mit Sitz in Düsseldorf beschäftigt rund 215 Mitarbeiter und vertreibt die Marken BMW und MINI. In der zweiten Generation geführt, verfolgt das Unternehmen seit mehreren Jahren eine klare Digitalstrategie. Eines der zentralen Ziele dabei ist, Prozesse zu vereinfachen und Papier möglichst zu vermeiden.

Ein konkretes Beispiel ist der After-Sales-Bereich. Dort wurden früher im Schnitt 47 Seiten pro Auftrag erzeugt. „Der komplette After-Sales-Prozess besteht noch genau aus einem Blatt, meist als Rückfallebene, falls die Technik ausfällt“, sagt André Ströttchen, Filialleiter bei Timmermanns.

Bezahlprozess ohne Medienbruch

Ein wesentliches Element dieser Umstellung ist das Zahlungsmanagement. Hier setzt Timmermanns auf das Tool bezahl.de des Anbieters Aufinity Group. Die Lösung wurde vollständig an das Dealer-Management-System angebunden. Kunden erhalten ihre Rechnung per E-Mail als PDF inklusive individuellem Bezahllink. Bezahlt werden kann mit gängigen Methoden wie EC-Karte, Apple Pay, Google Pay oder optional per Ratenzahlung. Die Zahlungsinformationen fließen in Echtzeit ins System zurück, sodass Serviceberater oder Verkaufsmitarbeitende jederzeit sehen können, ob ein Fahrzeug übergeben werden darf.

Die Einführung der virtuellen IBAN für jede einzelne Zahlung hat dabei für erhebliche Entlastung gesorgt. „Jedes Mal wird eine virtuelle IBAN generiert und dementsprechend kann die Zahlung punktgenau zugeordnet werden“, erklärt Ströttchen. Zuvor mussten rund 70 Prozent der Zahlungseingänge manuell zugewiesen werden. Ein erheblicher Aufwand für die Buchhaltung.

Integration statt Zusatzarbeit

Ein zentrales Kriterium für die Auswahl des Systems war die vollständige Integration in bestehende Abläufe. Ströttchen betont, dass es nicht um ein weiteres System ging, das zusätzliche Arbeit verursacht, sondern um einen digitalen Baustein, der vorhandene Prozesse ersetzt und verbessert. Die Mitarbeiter sollten weiterhin mit dem bekannten System arbeiten, während bezahl.de die nötigen Funktionen im Hintergrund liefert.

Auch der Kassenabschluss wurde durch die Einführung vereinfacht. Papierbelege werden kaum noch benötigt, Fehlbuchungen und Abweichungen treten seltener auf. Milana Treichel, die im Autohaus Neuss den Counterbereich verantwortet, bestätigt das in ihrem Arbeitsalltag: „Ich arbeite täglich mit bezahl.de. Der Kassenabschluss ist deutlich einfacher geworden, wir suchen weniger Belege und müssen weniger händisch korrigieren.“

Ratenzahlung mit einem Klick

Ein weiteres Feature, das immer häufiger genutzt wird, ist die Ratenzahlungsfunktion. Sie ist in den digitalen Bezahlprozess integriert und wird vor allem im Servicebereich aktiv nachgefragt. Johannes Wolff, Country Head Sales DACH der Aufinity Group, nennt einen Durchschnittswert von rund 1.200 Euro pro Ratenzahlung. Die Auswahl erfolgt direkt im digitalen Check-out ohne gesonderte Rücksprache am Tresen. Das macht die Abwicklung für beide Seiten einfacher. „Früher musste man bei einer Ratenanfrage teilweise Gehaltsnachweise im Verkaufsraum vorlegen. Heute sind das drei Klicks“, erklärt André Ströttchen. Die Zahl der Ratenzahlungen sei seit Einführung der digitalen Lösung zweistellig, Tendenz steigend.

„Der Händler trägt zu keiner Zeit das Ausfallrisiko und der Betrag wird nach der Bonitätsprüfung innerhalb weniger Tage ausgezahlt.“, erklärt Johannes Wolff. Das schafft Liquidität ohne zusätzlichen Aufwand und entlastet zugleich die Buchhaltung. Gerade bei größeren Rechnungen sorgt das für Planungssicherheit.

Mahnwesen ohne Risiko

Auch das Mahnwesen wurde bei Timmermanns dank bezahl.de neu aufgestellt. Zuvor liefen Zahlungserinnerungen und Mahnungen häufig noch manuell über Excel-Listen, Papierbriefe und telefonische Rückfragen zwischen den Abteilungen. Heute startet der Prozess zunächst mit einer freundlichen Zahlungserinnerung in der CI des Autohauses. Reagiert der Kunde darauf nicht, folgt automatisch die kaufmännische Mahnung, entweder digital per E-Mail oder via E-Post.

Laut André Ströttchen konnte durch diesen automatisierten Ablauf der Bestand offener Forderungen um über 30 Prozent reduziert werden. Entscheidender als die Zahlungsmoral sei dabei die deutlich kürzere Durchlaufzeit zwischen Rechnung und Zahlungseingang.

Schadenprozesse automatisiert

Im Schadenmanagement greift die Lösung noch weiter. In Zusammenarbeit mit dem Portal Schadenpartner24 wurde die Integration des Versicherungsanteils und der Eigenanteilsforderungen realisiert. Privatkunden zahlen automatisch den Selbstbehalt. Bei Gewerbekunden kommt noch der steuerliche Betrag hinzu. Ist der Gewerbekunde vorsteuerabzugsberechtigt, werden beispielsweise pro Schadensfall eine Order mit dem Nettopreis an die Versicherung und eine Order mit der Selbstbeteiligung inklusive des Steuerbetrags an den Endkunden erstellt.

Die jeweiligen Beträge werden durch bezahl.de von den einzelnen Parteien angefordert und entsprechend zugeordnet. Somit ist für den Händler jederzeit ersichtlich, wer was zahlen muss und welche Beträge noch offen sind.

„Wir haben uns bewusst für den Anbieter entschieden, der die Schnittstelle zu bezahl.de hatte“, erzählt André Ströttchen. „Gerade mit Blick auf den steigenden Anteil versicherter Schäden, aktuell sind das rund 35 Prozent, ist ein klar strukturierter, digitaler Ablauf für uns zwingend notwendig.

Prozessberatung bei der Einführung

Die Einführung von bezahl.de wurde durch das Team der Aufinity Group eng begleitet. Johannes Wolff betont, dass sein Unternehmen nicht nur eine Software bereitstellt, sondern auch die nötige Prozessberatung. Ziel sei es, bestehende Abläufe zu analysieren und gemeinsam mit dem Autohaus effizienter zu gestalten. „Nur weil man eine Software nutzt, wird der Prozess nicht automatisch besser“, betont Johannes Wolff. „Erst wenn Prozesse gemeinsam überarbeitet werden, kann die Automatisierung auch ihren vollen Effekt entfalten.“ Das betreffe nicht nur das Mahnwesen oder den Kassenprozess, sondern auch interne Schnittstellen, Bonitätsprüfungen oder Schadenabrechnungen.

Vorteile für beide Seiten

Timmermanns hat mit der Einführung von bezahl.de einen weiteren Schritt in Richtung komplett digitaler und durchgängiger Abläufe gemacht. Die Lösung ist tief in die bestehenden Systeme integriert, automatisiert Prozesse in Buchhaltung, Service und Schadenmanagement und reduziert manuelle Tätigkeiten spürbar. Ein großer Vorteil besteht darin, dass die Mitarbeiter nicht ihre gewohnte Systemumgebung verlassen müssen, während sie endlich Zahlungsprozesse bekommen, die sie auch aus anderen Branchen gewohnt sind. Die Strategie „Weniger Papier, mehr Tempo und höhere Transparenz“ geht bei Timmermanns definitiv auf.