Ausgabe 18/2012: Gebucht und angenommen

Gebucht und angenommenSoftware – Im Autohaus Weber in Haldensleben optimieren Systeme von Itellium die Buchhaltung und ermöglichen eine mobile Direktannahme. von karolina ordyniecAls Dirk Weber im Jahr 2009 sein VW- und Audi-Autohaus in Haldensleben gründete, stand der ehemalige Verkaufsleiter vor der Qual der Wahl: Sollte er auf ein altbewährtes EDV-System für seinen Betrieb setzen oder besser den Vorstoß in IT-technisches Neuland wagen? „Die Vaudis kannte ich ja noch aus meiner Zeit als Verkaufsleiter, allerdings war für mich klar, dass das System in die Jahre gekommen war. Weil ich ein innovativer Mensch bin, fiel die Entscheidung für ein neues System dann doch recht schnell“, berichtet der Geschäftsführer. Zunächst nahm er das System AMIS ins Visier. „Das DMS konnte zwar Serviceprozesse sehr gut abbilden, aber leider lief der Rollout-Service nicht zufriedenstellend und wir mussten feststellen, dass es bei der Fahrzeugverwaltung dann auch nicht so gut klappte, wie wir es erwartet hatten“, sagt Weber. Und als dann Volkswagen die Empfehlung für Cross ausgesprochen hatte, zögerte Dirk Weber nicht lange. Im Oktober fiel der Startschuss für den Rollout des Systems der Porsche Informatik. Der Livestart folgte im März 2011. Buchhaltungssoftware gesucht„Mein Betrieb war einer der ersten, in dem der Rollout-Partner der Porsche Informatik, die IS-Handel, Cross implementierte. Wir waren sehr erleichtert, dass es beim Livestart dann gut funktionierte und keine größeren Probleme auftauchten. Bis auf eines: „Wir brauchten noch eine Buchhaltungssoftware. Bei Cross FI/CO gab es noch Anpassungsschwierigkeiten an das DMS. Dann versuchten wir es mit der Buchhaltungssoftware der Datev. Leider funktionierte diese aber nicht so, wie wir uns das erhofft hatten. Also machten wir uns erneut auf die Suche. Über einen früheren Kontakt kamen wir dann mit der Firma Itellium Automotive und der Finanzbuchhaltungssoftware B.on.D FICO in Berührung.“Baustellen beseitigen„Eine Neugründung bringt erwartungsgemäß einige Baustellen mit sich. Eine davon war sicherlich die Wahl der richtigen IT. Wir wollten, dass alles gut funktioniert, damit wir uns schnell wieder auf das Kerngeschäft konzentrieren konnten“, erzählt Dirk Weber. „Wichtig war, dass sich die neue Software einfach an Cross anbinden ließ, so dass eine KER möglich war und sich die Buchführung unkompliziert managen ließ“, so Weber weiter. Etwas Sorge bereitete ihm aber der Gedanke, dass er für den Systemanbieter Itellium Pilotbetrieb für die Anbindung der Finanzbuchhaltungssoftware an Cross sein sollte. Die Sorge aber erwies sich als unbegründet. Thomas Rösch, Geschäftsführer der Itellium Automotive und gleichzeitig auch Projektleiter der Implementierung, berichtet: „Um sicherzugehen, haben wir B.on.D FICO nach zwei Tagen Implementierung und Datenübernahme zeitgleich mit der alten Buchhaltungssoftware laufen lassen – das auch erst mal als Test- und nicht gleich als Produktiv-system.“ Die entscheidende Frage war: Kann B.on.D FICO problemlos mit Cross kommunizieren? Zur Erleichterung beider Seiten lautete die Antwort: Ja, es kann. Anfänglich gab es zwar ein paar Stolpersteine, die aus dem Weg geräumt werden mussten, aber diese eher kleineren Probleme ließen sich im Gespräch mit dem Cross-Rollout-Partner IS-Handel lösen, so Rösch. Wichtig sei es auch gewesen zu verstehen, dass die B.on.D FICO – weil SAP-basiert – extrem fehlersensibel ist. „Hier mussten wir den Mitarbeitern nur erklären, dass beim Aufleuchten einer Fehlermeldung nicht gleich der Super-GAU kommt, sondern ihnen Schritt für Schritt erläutern, wie man mit so einer Fehlermeldung umgeht.“ Nach der Installation im Januar ging im Autohaus Weber bereits der Februarabschluss fehlerlos durch und funktioniert weiterhin problemlos.Mobile Annahme via iPadAuch für ein weiteres Produkt von Itellium ließ sich Dirk Weber alsbald begeistern. Es betrifft die Serviceannahme. Statt wie bisher die Annahme über eine Checkliste am PC abzuarbeiten, bietet Itellium mit der Lösung B.on.D mobil seinen Kunden eine mobile Annahme via iPad2 und 3. Der Vorteil: Serviceberater und Kunde können gemeinsam die Annahme direkt am Fahrzeug durchführen, eventuelle Schäden gemeinsam anschauen, diese dann über die integrierte Kamera im iPad fotografieren und so im System sichern. Das funktioniert so: Das iPad ist über WLAN mit dem DMS Backbone des Autohauses verbunden. Das Tablet selbst ist kein Speicher, sondern im Prinzip nur eine Oberfläche, über die Daten eingeben werden, die dann über eine Serverfunktionalität der Itellium, den sogenannten James-Server, in das DMS des Autohauses übertragen werden. „Weil der Datentransfer lediglich über das interne Netzwerk beim Händler stattfindet, ist die Annahme-App, die sog. B.on.D mobile App, auf dem iPad gesichert und es findet kein Austausch über das Internet statt“, erklärt Rösch. Der Händler brauche also keine Sicherheitsbedenken zu haben, dass Daten nach außen gelangen könnten. „Unsere mobile Lösung hält auch nur die Daten auf dem iPad bereit, die für die aktuelle Auftragsbearbeitung benötigt werden“, erklärt Rösch. Ähnlich wie bei einer Checkliste wird der Nutzer bei der mobilen Lösung im iPad durch den Annahmeprozess geführt. Dort ist ein Direktannahmeformular hinterlegt, das zusätzlich zu den vorgegebenen Standardpunkten noch um individuelle Wünsche des jeweiligen Autohauses angepasst werden kann. So können zum Beispiel, wie im Porsche Zentrum in Pforzheim, saisonale Aktionen in der Checkliste vermerkt werden. Auf diese Weise kann der Serviceberater bei der Annahme sogar noch Zusatzaufträge generieren. Lückenlose Dokumentation möglich„Wir erhoffen uns davon eine lückenlose Dokumentation aller Schäden bei der Annahme und dann weniger Reklamationen bei der Abholung des Fahrzeugs“, sagt Dirk Weber. Besonders hilfreich ist hierfür eine Explosionszeichnung des Fahrzeugs, welche über die B.on.D mobile App auf dem iPad erscheint. Schäden können so zusätzlich zu den Fotos in der Zeichnung vermerkt werden. Einmal eingegeben, kann der Eintrag nicht mehr geändert werden. „Damit erreichen wir eine Revisionssicherheit gegenüber dem Hersteller. Geeignet ist die B.on.D mobile App laut Thomas Rösch für Servicebetriebe aller Größen. Itellium stellt die Software, die Geräte muss das Autohaus selbst zahlen. Die Kosten für die Einrichtung, Nutzung und Wartung des Systems liegen monatlich bei 180 Euro, ab dem zweiten Gerät bei 65 Euro. ■Lesen SIe hier...... warum sich Geschäftsführer Dirk Weber für eine SAP-basierte Lösung für die Buchhaltung entschieden hat und wieso das iPad in seiner Werkstatt Einzug hält.

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