Dealer Management System: Schulterschluss

Vielen Menschen fallen Veränderungen nicht leicht. Und wenn am Arbeitsplatz das zentrale Computersystem ausgetauscht wird, ist Ärger vorprogrammiert. Möchte man meinen. Das Autohaus Markötter hat einen solchen Schritt gewagt und sein DMS gewechselt. Doch die Umstellung verlief erfolgreich und ohne nennenswerte Probleme. Hauptgrund dafür war, dass sich der Händler hundertprozentig auf seinen neuen Partner Loco-Soft verlassen konnte. Denn der hat seinen Kunden sowohl im Vorfeld als auch in der Nachbereitung umfassend unterstützt. Und diese enge Zusammenarbeit hat sich ausgezahlt: In vielen Fachabteilungen konnten die Prozesse weiter optimiert werden. Alt und veraltet Die Umstellung kam natürlich nicht aus einer Laune heraus. Das bisherige DMS Autosys war laut Geschäftsführer Philipp Kielhorn inzwischen merklich in die Jahre gekommen. Doch neben den fehlenden zeitgemäßen Funktionen gab es noch einen weiteren Grund, warum ein neues System her musste. Da das Finanzamt die Buchhaltungsdaten, die über Autosys erzeugt wurden, nicht mehr akzeptierte, musste auch ein neues FiBu-System eingerichtet werden. "Wir haben uns Loco-Soft angeschaut und das Gesamtpaket wirkte auf uns sehr stimmig und praxisorientiert", kommentiert Philipp Kielhorn die Wahl des neuen Anbieters. Loco-Soft unterstützte zudem auch den Softwareanbieter Datev, mit dem Markötter in Zukunft die Buchhaltung abwickeln wollte. Neben den technischen Faktoren war es gleichzeitig auch die menschliche Komponente, die Markötter dazu bewegte, sich für Loco-Soft zu entscheiden. Denn laut Philipp Kielhorn herrschte stets das gleiche Mindset auf beiden Seiten. "Loco-Soft hat das Projekt ebenso ernst genommen wie wir. Jeder Beteiligte war von Anfang an sehr offen. Wir konnten über alles sprechen und deshalb hat die Zusammenarbeit so gut geklappt. Auch der Support während und nach der Umstellung durch Loco-Soft war Weltklasse und wir hatten immer sofort einen Ansprechpartner am Telefon", so Kielhorn weiter. Vorsorge ist besser als Systemausfall Um einen möglichst sanften Start mit dem neuen System zu ermöglichen, bereitet Loco-Soft seine Kunden im Vorfeld so gut wie möglich auf die Umstellung vor. Dass die Einrichtung nicht von heute auf morgen geht, weiß Sylvia Berghoff, Vertrieb und Support bei Loco-Soft, aus Erfahrung: "Vielen Neukunden ist anfangs nicht bewusst, was an einer DMS-Umstellung alles dranhängt. Wir benötigen viele Altdaten für die Datenübernahme, müssen Schnittstellen vorbereiten und vor allem die Mitarbeiter schulen. Deshalb raten wir den Händlern im Vorfeld immer wieder, sich auch wirklich die Zeit zu nehmen, damit der Wechsel erfolgreich über die Bühne gehen kann." Jedes DMS ist anders strukturiert und aufgebaut. Die Mitarbeiter müssen mit einer komplett neuen Systemumgebung arbeiten. Bis sich da die ersten Automatismen einstellen, dauert es laut Berghoff: "Wir rechnen mit zwei bis acht Wochen, bis die meisten Fachabteilungen weitgehend reibungslos mit dem neuen DMS arbeiten können. Auch darf man die Mitarbeiter in den Schulungen nicht gleich überlasten. Da stehen am Anfang erst mal die Basics im Vordergrund. Erst dann geht es im Laufe der weiteren Schulungen in die Tiefe der Anwendungen." Bei Loco-Soft plant man mit mindestens acht Wochen Vorbereitungszeit. Dafür verteilen Sylvia Berghoff und ihre Kollegen einen zwölfseitigen Umstellungsleitfaden und sammeln vorab so viele Informationen über den Händler wie möglich. Dann übernehmen die Importeure von Loco-Soft. Sie sammeln die Daten ein und bereiten sie für das neue DMS auf. Dabei gilt: Je mehr Daten sie vom Händler bekommen, desto besser klappt später die Umstellung. Vier Wochen vor dem Launch wird dann mittels Testdaten die Datenqualität ermittelt. Und auch die vorhandene Hardware wird überprüft, damit das System später auch performant gut läuft. "Die Umstellung geht nur von einem Tag auf den anderen. Man muss eine Schnittstelle abschalten, um eine neue zu aktivieren. Da muss von Beginn an alles funktionieren", erklärt Sylvia Berghoff. Moderieren und Motivieren Während die Vorbereitungen auf der technischen Seite bereits auf Hochtouren liefen, sah sich Geschäftsführer Philipp Kielhorn einer ganz anderen Herausforderung gegenübergestellt. Seine Aufgabe war währenddessen, die Mitarbeiter zu moderieren und zu motivieren: "Ich habe mir alle Meinungen meiner Kollegen und deren Fachabteilungen angehört und ein gutes Bild davon bekommen, wo wir aktuell in der Umstellung stehen und was noch zu tun ist." Die Planung wurde betriebsübergreifend am Standort Bielefeld gemacht mit viel Zeit für Gespräche und Austausch. Das war laut Kielhorn wichtig, um die Mitarbeiter von Beginn an abzuholen. Ziel eines neuen DMS ist natürlich auch, bestehende Abläufe zu digitalisieren und besser zu machen. Diese Arbeitserleichterung spüren die Fachbereiche bereits. Vor allem die Buchhaltung und die Disposition profitierten schnell von den automatisierten Prozessen. Aber auch die anderen Abteilungen schätzen das neue DMS bereits sehr. Denn nicht nur sind Prozesse optimiert worden, das System ist nun für alle Beteiligten auch transparenter und flexibler geworden. Da Markötter vor Kurzem auf eine Vier-Tage-Woche umgestellt hat, kann bei den Arbeitszeiten nun auch direkt über die Loco-Soft App gestempelt werden. Grenzenlose Veränderung Die Umstellung brachte nicht nur eine Software, sondern eine neue Denkweise in das Autohaus Markötter. Es wurden sämtliche Datenbestände durchsucht und Abläufe in Frage gestellt. "Durch Loco-Soft haben wir etliche Veränderungsprozesse angestoßen. Wir denken nun mehr in Aufgaben und Prozessen als in Abteilungen und Grenzen", berichtet Philipp Kielhorn. "Loco-Soft hat uns unterstützt, ohne uns etwas vorzuschreiben." "Wir geben gerne Tipps, wenn wir erkennen, dass Prozesse im Autohaus upgedated werden müssten", ergänzt Sylvia Berghoff. "Oft wird in den Abteilungen noch vieles manuell gemacht, weil man es so eben immer schon gemacht hat. Wir zeigen dann gerne auf, dass vieles davon komplett digital in Loco-Soft funktioniert und stoßen so Veränderungsprozesse in den Fachabteilungen an", so Berghof weiter. Die Umstellung hat nicht nur auf technischer Ebene bestens geklappt. Auch oder gerade weil die Zusammenarbeit auf Augenhöhe zwischen Markötter und Loco-Soft so gut funktionierte, gelang der Wechsel auf das neue DMS ohne größere Zwischenfälle. Das Autohaus hat bis heute bei jedem Problem sofort einen Ansprechpartner und kann sich im Ernstfall auf seinen Systemanbieter verlassen. Das beweist, welche Rolle die menschliche Komponente bei einem solchen Projekt spielt. Denn nicht nur Funktionen und Preismodelle müssen stimmen, sondern auch das Bauchgefühl. Und das am besten auf beiden Seiten. Dann klappt's auch mit dem DMS-Umstieg.

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