Ausgabe 21/2012: Verbucht und zugeschickt

Verbucht und zugeschicktLohnbuchhaltung – Eine Software von Datev stellt sicher, dass die Mitarbeiter ihren Lohn pünktlich erhalten, und schafft zugleich freie Kapazitäten im Autohaus für weitere Aufgaben.von Karolina OrdyniecEs ist ein Datum, meist am Monatsende, auf das sich so ziemlich jeder Mitarbeiter im Autohaus freut: der Tag, an dem die Lohnabrechnung ins Haus flattert oder – viel wichtiger – wieder Geld auf das Konto fließt. Schließlich müssen die Miete bezahlt und Rechnungen beglichen werden. Deswegen sollte der Lohn möglichst immer im gleichen Zeitraum gegen Ende des Monats eintreffen. Tut er das nicht oder kommt er verspätet, sorgt das oft für Frust. Der machte sich im vergangenen Jahr leider auch bei der norddeutschen Mercedes-Benz Autohausgruppe Süverkrüp & Ahrendt breit. Schuld war eine Lohnbuchhaltungssoftware, die der Größe der Betriebe und der Mitarbeiteranzahl nicht mehr gewachsen war. „Die Fülle der Updates und die mangelnde Stabilität des Programms waren Grund für uns, nach einer neuen Lohnbuchhaltungssoftware Ausschau zu halten“, berichtet der stellv. Geschäftsführer der Autohausgruppe, Frank Schmüser. Schnell fiel die Wahl auf ein Produkt der Datev. „Wir wussten, dass die Datev schon seit Jahren Lohnbuchhaltungssoftware für verschiedene Unternehmen anbietet und seit einiger Zeit auch verstärkt für Autohäuser. Also setzen wir uns mit dem Regionalleiter in Verbindung, um einen Einblick in die Software Lodas zu bekommen. Und was wir sahen, gefiel uns“, sagt Frank Schmüser. Im Sommer vergangenen Jahres fiel die Entscheidung für das Programm, sogleich kam es zum Projektstart. Vorbereitung auf den WechselDirk Tomczak, Projektleiter und zuständig für das Controlling in der Autohausgruppe, erinnert sich: „Wir haben uns Schritt für Schritt auf den Wechsel vorbereitet. Dazu gehörte, für uns erforderliche Schnittstellen zu erkennen, damit Datev die Software so anpasst, dass unsere bestehenden Systeme mit ihr arbeiten können.“ Konkret bedeutete das, dass beispielsweise eine Schnittstelle zum bestehenden Zeiterfassungssystem integriert werden musste. Ähnliches galt für den Leistungslohn, der in den Betrieben der Gruppe typisch ist. Michael Schumann, Berater bei Datev und gleichzeitig Betreuer des Implementierungsprozesses bei Süverkrüp & Ahrendt, erklärt das Wesen des Programms: „Lodas ist Lohn- und Gehaltsabrechnungssoftware, über die monatlich mehr als zehn Millionen Abrechnungen laufen – bundesweit und in verschiedenen Branchen. Für die Nutzung im Autohaus, wie jetzt konkret am Beispiel des Mercedes-Benz Autohauses, haben wir Lodas genau auf die Bedürfnisse eines Mercedes-Betriebes zugeschnitten, damit Lohn- und Gehaltsabrechnungen bequem bearbeitet werden können, egal für wie viele Mitarbeiter.“StartschussNach drei Monaten Vorbereitungsphase fand dann zum 1. Januar der Wechsel vom alten auf das neue Abrechnungsprogramm statt. Dabei erfolgte der Datentransfer automatisiert, nur weniges musste händisch eingepflegt werden. „Zur Sicherheit haben wir in den ersten drei Monaten noch Parallelauswertungen mit dem alten System gefahren, aber schon bei der zweiten Abrechnung im Februar gab es so gut wie gar keine Probleme mehr, was sicherlich auch an der guten Schulung unserer drei Lohnbuchhaltungsmitarbeiterinnen durch Datev lag“, berichtet Tomczak. Bereits im März lief Lodas fehlerfrei, so dass das alte System endgültig abgeschaltet werden konnte. Stabil, schnell und sicherDie größten Vorteile des Systems lägen darin, dass die Software sicher und stabil laufe. Aber auch die weitere Bearbeitung der Lohnabrechnungen hat sich verändert. Mussten die Abrechnungen früher noch einzeln geprüft und von der Buchhaltung abgehakt werden, bevor sie dann im Haus gedruckt und in Briefumschläge verpackt und versandt wurden, finden all diese Prozesse nun ausgelagert statt. „Einschließlich der automatischen Übermittlung der relevanten Daten an die Institutionen. Wir schicken die Daten nun an das Datev-Rechenzentrum, wo sie weiterverarbeitet und von wo die Abrechnungen letztlich auch direkt an die Mitarbeiter verschickt werden“, erklärt Tomczak. „Als wir wussten, dass Lodas verlässlich bei uns läuft, haben wir uns noch im Frühjahr dazu entschieden, ein weiteres Modul von Datev für die Reisekostenabrechnung bei uns einzusetzen. Vorher hat jeder unserer acht Standorte diese Thematik selbst bearbeitet. Durch die frei gewordenen Kapazitäten in unserer Buchhaltung übernehmen unsere Mitarbeiterinnen nun zentral hier in Neumünster die Abrechnungen. Dadurch entlasten wir die anderen Standorte, die ihre Zeit nun für andere Aufgaben wie zum Beispiel intensivere Kundenpflege nutzen können“, sagt Schmüser. Den wichtigsten Vorteil aber merken wohl die Mitarbeiter, denn sie können sich sicher sein, dass die Abrechnungen nun fehlerfrei erfolgen und ihr Lohn jetzt immer pünktlich auf ihr Konto einfließt. ■Lesen SIe hier...... was seit Einführung der neuen Buchhaltungssoftware bei Süverkrüp & Ahrendt besser läuft und warum sich die Mitarbeiter nicht mehr ärgern müssen. Kennzahlen des BetriebsSüverkrüp & AhrendtMarken: alle Mercedes-Benz KonzernmarkenStandorte: 8Mitarbeiter: 400Jahresumsatz 2011: 150 Mio. EuroVerkaufte NW in 2011: 1.200Verkaufte GW in 2011: 2.000Verkaufte Transporter in 2011: 450Verkaufte LKW in 2011: 200

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