Darmas lenkt mit Loco-Soft: Reibungsloser DMS-Wechsel

Sie machen nicht nur NRW an zwölf Standorten mobil, sie machen auch sich mobil: Eineinhalb Jahre nach der Übernahme verordnet Fritz Tiemeyer, Bereichsleitung Personal, Marketing und Business Development von Automobile Darmas, einen DMS-Wechsel. Für den Vertrieb arbeitet die Tiemeyer Gruppe (alle VW-Konzernmarken) aus gutem Grund mit einer selbst programmierten und gehosteten Plattform. Damit arbeitet auch Darmas. Nach dreißig Jahren mit dem alten Opel-System Carlo war auch für den Service dringend Modernisierung angesagt. Der Support war eingestellt, es gab keine Schnittstellen, der manuelle Aufwand war viel zu hoch.

Gemeinsam mit seinem Geschäftsführer Christian Simon sowie seinen beiden Aftersales-Leitern Michel Heinicke (Nord) und Benjamin Lockmann (Süd) prüfte Tiemeyer verschiedene DMS, bevor die Wahl auf Loco-Soft fiel. Heinicke fasst zusammen: „Loco-Soft unterstützt zu hundert Prozent unser Hyundai-Geschäft!“

Zwölf Standorte zeitgleich und unterjährig umstellen? Viele Händler meinen immer noch, ein Systemwechsel sei erst zum Jahresende möglich. Dazu Heinicke: „Das ist nicht die Frage. Es kommt entscheidend auf die Vorbereitung an.“

Vor dem Echtstart

Alle involvierten Mitarbeiter erhielten in der Hauptverwaltung eine Schulung durch Loco-Soft. Dazu wurden sie in Funktionsgruppen trainiert, z. B. alle Serviceberater, alle Lageristen etc. Die Motivation danach war hoch, denn die Mitarbeiter erkannten schnell die Vorteile des neuen Systems für ihr Tagesgeschäft. Deshalb wurde das Loco-Soft Demosystem über vierzehn Tage vor Echtstart auch intensiv genutzt. Die eigentliche Fleißarbeit bestand dann in der Datenbereinigung. Das alte System schleppte Daten über 30 Jahre mit. Über sechs bis acht Wochen standen die Darmas-Verantwortlichen fast täglich im Austausch mit dem Loco-Soft Team. Vom Teilestamm wurden die letzten fünfzehn Jahre und vom Kunden- und Fahrzeugstamm inklusive Historie die letzten zehn Jahre übernommen.

In der Finanzbuchhaltung – die in der Tiemeyer Gruppe über SAP abgewickelt wird – wurden in der Vorbereitung die Kontierungen in Carlo und die gewünschten von SAP gecheckt und entsprechend in Loco-Soft angelegt. So lief vom ersten Tag an das Übertragen der Buchhaltungsdaten einfach über Schnittstelle.

Die komplette vorhandene IT-Infrastruktur konnte ohne zusätzliche Kosten übernommen werden. Lediglich die Firewalls wurden mit der Umstellung aktualisiert.

Am Stichtag: läuft!

Zum Echtstart am 1. April waren dann in den Filialen jeweils ein bis zwei Loco-Soft Mitarbeiter zur Unterstützung vor Ort. Alle Kunden- und Fahrzeugdaten wurden zum Stichtag 15. März übernommen. Lediglich die Aufträge und Arbeiten vom 31. März mussten die involvierten Servicemitarbeiter am 1. April manuell nachpflegen. Heinicke unterstreicht: „Das lief alles sehr, sehr harmonisch.“ Und das, obwohl die nicht von Carlo abgebildeten Programme für Terminplaner, Mietwagen und Reifeneinlagerung nicht übernommen wurden, weil sie kostenfreier Bestandteil von Loco-Soft sind. Lediglich die Daten für diese drei Module mussten manuell nachgepflegt werden.

Bestnoten bei Bedienbarkeit und Support

Früher mussten die Mitarbeiter immer im Programm vor- und zurückspringen, wenn sie Kunden- oder Fahrzeugdaten checken oder die Wartungscheckliste ausdrucken wollten. Egal an welcher Stelle der Anwender heute in Loco-Soft steht, er erhält mit einem Klick die gewünschte Information. Und kommt ein Mitarbeiter bei einer Anwendung nicht weiter, ist er berechtigt, direkt telefonisch mit dem Loco-Soft Support Kontakt aufzunehmen. Dem stellt das Darmas-Führungs­team beste Noten aus, was Erreichbarkeit und Qualität der Bearbeitung betrifft.

Schnittstellen sparen Zeit

Was die Hyundai-Schnittstellen DIH-Basis und Plus für den Betrieb bedeuten, verdeutlicht Heinicke an zwei Beispielen: So habe sich die Garantieabwicklung um die Hälfte reduziert. Hatte ein Garantieauf-trag vorher ca. eine Stunde zum Abrechnen benötigt, braucht es nur noch eine halbe Stunde. Gab es Teilepreisänderungen, musste im alten DMS jede Position per Hand aktualisiert werden, was jetzt mit einem Klick erledigt ist.

Glücklich sind die beiden Aftersales-Leiter auch über die Controlling-Möglichkeiten, die Loco-Soft bietet. Da mit der integrierten Zeiterfassung gearbeitet wird, sind tagesaktuell alle Werkstattkennzahlen wie Leistungsgrad der Mechaniker, Auslastung der Werkstatt etc. abrufbar. Die Aufträge werden dazu noch durch Eingabe der Auftragsnummer angestempelt, was demnächst auf Scanner oder App umgestellt werden soll.

Die nächsten Schritte

Während die Mitarbeiter immer routinierter im Arbeiten mit Loco-Soft werden, arbeiten die Aftersales-Leiter daran, Hyundai Workshop Automation – den papierlosen Serviceprozess von Hyundai – anzubinden. Wenn der Kunde dann online über Hyundai seinen Werkstatttermin vereinbart, ist das direkt mit dem Loco-Soft Terminplaner verknüpft. Damit startet der digitale Serviceprozess. Für die Inventur soll in allen Häusern mit Scannern oder der Mein-Autohaus-App gearbeitet werden. Und sobald die Anbindung zwischen BYD und Loco-Soft hergestellt ist, wird die chinesische Marke auch von der IT bei Darmas integriert.