Loco-Soft und Autohaus Lecki: App, App, Hurra!

Mit sechs Marken machte die inner­betriebliche Organisation irgendwie keinen Spaß mehr, fand Pascal Lecki, Juniorchef des Autohaus Lecki in Dortmund. Zu viele unterschiedliche Systeme, die alle gepflegt werden mussten, waren im Laufe von rund zwanzig Jahren im Einsatz. Einmal komplett neu aufsetzen und möglichst alles digitalisieren, das war seine Zielvorstellung. Vater Frank gab grünes Licht. 2024 fand Pascal Lecki die Lösung mit Loco-Soft und deren Mein-Autohaus App. Nach zwei Jahren harter Arbeit hat er sein Ziel erreicht: Sämtliche Prozesse sind digitalisiert, mit gleichzeitiger Verbesserung der Prozessqualität sowie Reduzierung von Personal- und IT-Kosten. Ein Paradebeispiel für Lean Management. Pascal Lecki unterstreicht: „Das konnten wir nur dank Loco-Soft so schnell erreichen.“

Weniger Kosten, mehr Flexibilität

Die Anschaffung eines eigenen Servers hat die Systemkosten halbiert und das, obwohl jetzt zwölf statt vorher fünf Lizenzen zur Verfügung stehen. Vier Homeoffice-Arbeitsplätze wurden geschaffen. Gerade für die Inhaber ist es ein neues Gefühl von Unabhängigkeit, von jedem Ort der Welt über ein Tablet auf den kompletten Betrieb zugreifen zu können. Pascal Lecki grinst: „Ich habe schon Ersatzteile von Las Vegas aus bestellt.“ Die Digitalisierung der Prozesse wird durch die Mein-Autohaus App ergänzt, mit der alle Mitarbeiter arbeiten. Alle, das heißt, auch die Reinigungskraft und der Hausmeister haben die App auf ihrem Handy, um sich an- und abzustempeln.

E-Mail-Quote über 90 Prozent

Bei Lecki wird keine Rechnung mehr ausgedruckt. Gerade die Gewerbekunden finden das von Vorteil. Als angenehmer Nebeneffekt ist dadurch die E-Mail-Quote auf über 90 Prozent gewachsen. Denn für die papierlose Abwicklung von der Auftragsbestätigung bis zur Rechnung geben Privat- und Gewerbekunden gerne ihre E-Mail-Adresse bekannt. Und plötzlich werden die Kundenzufriedenheitsbefragungen der Hersteller von den Kunden auch viel mehr beantwortet.

Checklisten optimieren Prozesse

Pascal Lecki hat für alle Prozesse über Loco-Soft Checklisten entwickelt. Im Service funktioniert das so: Die Serviceberater protokollieren die Direktannahme mit der Checkliste vom Handy aus, weil das handlicher ist. Will der Kunde keine Direktannahme, wird über eine kleine Checkliste dokumentiert.

Die Mechaniker arbeiten alle mit Tablets für die Zeit- und Auftragserfassung, sehen im Terminplan, welche Aufträge für sie vorgesehen sind und greifen die Teile anschließend. So konnte der Lagerist eingespart werden. Das Teilelager besteht heute nur noch aus zwei Regalreihen. Dank Autopart erfolgt für die VW-Konzernmarken die Bevorratung automatisch. Lecki kann im Lieferschein direkt die Positionen den Aufträgen zuweisen. Sämtliche Teile aller Marken werden automatisch zugebucht. Lediglich die Lieferscheinkontrolle macht er persönlich: „Hier geht’s einfach um unser Geld.“ Die Mechaniker entnehmen die benötigten Teile, indem sie mit der App den Strichcode scannen und direkt auf den Auftrag zubuchen. Loco-Soft kann sogar die Originalstrichcodes der VW-Konzernmarken einscannen. Lecki hat sich aus Vereinheitlichungsgründen für die über Loco-Soft erstellten Strichcodes entschieden. Die Teileinventur macht er heute selbst allein in nur zwei Stunden.

Klare Abläufe und Preise

Unteraufträge für die Karosserie werden über die App checklisten­gestützt erstellt. Dazu sind die mit dem Lackierer ausgehandelten Preise hinterlegt. Da gibt es keine Abweichungen mehr zwischen Preisauskunft und Rechnung. Überhaupt geht kein Auftrag in die Werkstatt, ohne dass die Kunden vor Beginn der Reparatur den Preis dafür erhalten haben. Die Auftragsbestätigung wird den Kunden ebenfalls online übermittelt, der ausgedruckte Abholschein entfällt.

Dank Digitalisierung mehr Effizienz im gesamten Betrieb

Eine enorme Effizienzsteigerung wurde in der Räderwechsel-Saison geschaffen. Der Radzustand wird über eine Checkliste dokumentiert. Wenn neue Reifen gebraucht werden, ruft der Serviceberater jetzt dank der digitalen Telefonanlage aus dem Homeoffice an. Wurden vorher dafür ein bis zwei Wochen benötigt, braucht der Serviceberater durch das störungsfreie Arbeiten nun nur noch ein bis zwei Tage. Heute werden an zwei Radwechseltagen 120 Radwechsel durchgeführt. Dazu hat die Serviceassistentin 400 Aufträge vorbereitet. Und da die Mechaniker ihre Aufträge sehen, schicken sie den Azubi dann schon mal los, den Radsatz zu holen, bevor der Kunde da ist. Ist der Auftrag abgeschlossen, dokumentiert der Werkstattleiter die Endabnahme wiederum per Checkliste über die App. Und alles ist automatisch in der Kundenakte gespeichert.

In gleicher Weise sind auch der Neuwagen- und der Gebrauchtwagen-Prozess organisiert. „Wenn einem Kunden elf Monate nach der Auslieferung einfällt, er habe bei Auslieferung keine Radschrauben für den zweiten Reifensatz erhalten, dann muss bei uns keiner mehr eine Stunde unters Dach oder in den Keller, um die Akte zu suchen. Dafür muss ich nicht mal aufstehen. Das mach ich über die App“, lacht Lecki.

Pascal Lecki fasst zusammen: „Weil alle Unterlagen digitalisiert sind, können die Abteilungen eigenständiger arbeiten und selbst handeln. Dadurch schaffen wir heute mehr Abläufe, und die sind qualifizierter.“