Service-Lösungen: Smarte Welt
Mit digitalen Tools im Service lassen sich nicht nur interne Abläufe präzise gestalten, sondern sie machen auch den Werkstattbesuch der Kunden zu einem Erlebnis.
Datum:
20.11.2023Lesezeit:
5 minWerkstattplanung
Termine, Service-Prozesse und Mitarbeiter effizient managen
Die Werkstattplanung unterteilt sich in zwei Prozessschritte: Die Terminvergabe selbst mit der Verplanung von Annahmen, Abholungen und Ressourcen und die Werkstattplanung, die tatsächliche Aufgabenverteilung auf die Monteure. Die Basis einer professionellen Terminplanung ist ein einfach zu bedienendes An- und Abwesenheitsmanagement. Somit weiß die Planungssoftware stets, welche Ressourcen mit welchen Fähigkeiten für die Terminvergabe zur Verfügung stehen. Der Werkstattterminplaner greift auf die Kunden- und Fahrzeugdaten des DMS zu und erzeugt für angelegte Termine direkt einen Auftrag im DMS. Bei der Suche nach passenden Terminslots berücksichtigt die automatische Terminsuche die freien Kapazitäten der Servicemitarbeiter und sucht zusätzlich zusammenhängende Kapazitäten in der Werkstatt. Zudem richtet sich der Fokus auf die Mobilität des Kunden. Ob Leihwagen, Fahrrad, ÖPNV oder ein Hol- und Bringdienst für den Kunden oder das Kundenfahrzeug, all das lässt sich durch die automatisierte Feinverplanung steuern.
In der Terminvorbereitung werden die Aufgaben der Termine entweder automatisch durch den Werkstattplaner oder manuell per Drag & Drop auf die jeweiligen Monteure verteilt, sodass eine zusammenhängende Tagesplanung abgebildet wird. Termin-Tracking: Die gesamte Planung hat der Werkstattleiter stets in einer Cockpit-Ansicht vor Augen. Verschiedenste Status-Zuordnungen bringen schnell den erforderlichen Überblick.
Durch die angebundene Auftragszeiterfassung weiß die Serviceabteilung immer genau, ob und wie lange schon an dem Vorgang gearbeitet wird und weitere Befunde am Fahrzeug werden vom Mechaniker in Bild und Text dem verantwortlichen Serviceberater als Popup-Nachricht übermittelt. Die Kommunikation mit dem Kunden für Terminbestätigungen oder Statusmitteilungen erfolgt per SMS oder E-Mail. Der Kunde hat den Termin sogleich in seinem eigenen Kalender gespeichert.
Online-Terminplanung
24/7 Terminbuchung: immer passend, immer einfach
Die Online-Terminplanung wird als Widget im Corporate Design des Autohauses auf der Webseite eingebunden und bietet maximale Konfigurationsmöglichkeiten. Welche Arbeiten an welchen Standorten zu welchen Tagen angeboten werden können, lässt sich in den Einstellungen festlegen, sodass jedes Autohaus für sich die Vorteile aus der Online-Terminplanung ziehen kann. Regionale Besonderheiten, spezifische Öffnungszeiten oder spezielle Werkstattanforderungen können dabei berücksichtigt werden.
Startet der Kunde die Terminsuche, koppelt das System seine Eingaben mit den verfügbaren Zeitvorgaben und Ressourcen. Basierend auf diesen Daten präsentiert es automatisch die verfügbaren Terminvorschläge. Kunden profitieren von der Möglichkeit, jederzeit den passenden Termin zu finden und zu buchen.
Zeiterfassung: Wie mobile Technologien die Kommunikation in Werkstätten revolutionieren.
Durch die Nutzung von Tablets oder Smartphones direkt am Fahrzeug können Mechaniker ihre Arbeitszeiten nicht nur erfassen, sondern auch den Status eines Auftrags und besondere Herausforderungen direkt im System vermerken. Serviceberater haben somit in Echtzeit Zugriff auf alle relevanten Informationen eines Auftrags. Muss beispielsweise ein Ersatzteil bestellt werden, wird dies umgehend sichtbar. Gibt es Unsicherheiten bezüglich eines Reparaturschritts, kann der Mechaniker eine Notiz für den Serviceberater hinterlassen oder sogar Fotos von problematischen Fahrzeugteilen hochladen.
Die Kommunikation zwischen Mechaniker und Serviceberater wird so auf ein neues Level gehoben. Anstatt mehrfach zwischen Büro und Werkstatt hin- und herzu- laufen, können beide Parteien effizient und ohne Informationsverlust zusammenarbeiten. Dies reduziert Wartezeiten, minimiert Fehler und fördert ein harmonisches Arbeitsumfeld.
Zusätzlich profitieren auch die Kunden. Durch die verbesserte Kommunikation können Serviceberater genaue und aktuelle Auskünfte zum Status des Fahrzeugs geben. Überraschungen, wie unerwartete Verzögerungen oder plötzliche Zusatzkosten, lassen sich weitgehend vermeiden. In einer Zeit, in der Kunden Transparenz und Effizienz erwarten, setzen fortschrittliche Betriebe auf mobile Technologien, um diesen Erwartungen gerecht zu werden.
Zentrale Terminplanung
Aktive Steuerung trifft auf maximale Werkstatt-Effizienz.
Bei der Zentralisierung der Anrufe, ob über ein Inhouse-Callcenter oder externe Telefondienstleister ermöglicht die Zen-trale-Terminplanung (ZTP) den Betrieben, Termine mit wenigen einfachen Klicks zu vereinbaren und zentral für jeden Standort zu koordinieren. Die Mitarbeiter profitieren von einer klaren Übersicht, die auf einen Blick zeigt, welche Termine noch verfügbar sind. Bei der Terminerstellung werden zudem alle wichtigen Kundeninformationen sowie Daten zum Fahrzeug bereitgestellt – einschließlich anstehender Serviceintervalle und bisheriger Rechnungen.
Werkstatt-Koordinatoren haben zudem die Möglichkeit, die Terminplanung basierend auf verschiedenen Kriterien zu überprüfen. So können sie genau nachvollziehen, welcher Kunde zu welchem Zeitpunkt und aus welchem Grund erscheint. Diese umfassende Sicht ermöglicht eine aktive Terminsteuerung, die die Kundenzufriedenheit erhöht und gleichzeitig die optimale Auslastung der Werkstatt gewährleistet.
Annahme- und Hereinnahme geht auch digital
Service-Annahme und Fahrzeugprozesse neu gedacht: Das leistet der Check Advisor im Autohaus.
Der Check Advisor bildet einen einheitlichen Prozess für die Zustandsaufnahme eines Fahrzeuges mit vordefinierten Prüfpunkten. Dabei spielt es keine Rolle, ob Sie das Programm im Service für die Annahme oder im Ein-/Verkauf für Zustandsberichte von Fahrzeugen nutzen. Ob Wintercheck, Wartungsprotokoll, Fahrzeugbewertung, Rücknahmeprotokolle, das Autohaus definiert die Prozesse.
Die Cloud-Software kann von Tablets, Handys oder auch am PC aufgerufen werden. Der Anwender erfasst Schäden, Kundenwünsche oder weitere Servicepotenziale und dokumentiert dies mit Fotos. Nach Durchführung eines Prozesses werden die Ergebnisse weiterverarbeitet, dem Kunden per E-Mail zugeschickt oder zentral im Dokumentenmanagementsystem abgelegt. Zentraler Bestandteil der Anwendung ist die DAT-Schadenkalkulation. Diese ist direkt integriert, sodass sich ohne Bruch einzelne Prüfpunkte mit Arbeitswerten und Teilepositionen automatisch kalkulieren lassen.
Check Advisor
Die mobile Erfassung von Fahrzeugzustandsberichten wird zum Kinderspiel. Ob im Service oder Verkauf. Mit nur wenigen Klicks werden Daten aufgenommen, dokumentiert und weiterverarbeitet, wodurch sowohl der Service- als auch der Ein- und Verkaufsprozess optimiert und Kundenzufriedenheit gesteigert wird.
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