Ausgabe 10/2012: Das neue Schreckgespenst?

Das neue Schreckgespenst?compliance – Teil 2: Was man konkret im Betrieb tun kann, um den viel-fältigen Compliance-Anforderungen in der Praxis gerecht zu werden.Rath, Anders, Dr. Wanner & Partner WPG / Osborne ClarkeDie straf-, gesellschafts- und vertragsrechtlichen Konsequenzen beim Thema Compliance haben wir im ersten Teil dieses Beitrags (siehe AUTOHAUS 9/2012, Seite 58) thematisiert. Heute zeigen wir einige praxisrelevante Punkte zum Thema auf.Was ist zu tun?Sowohl der Gesetzgeber, die Gesellschafter und auch immer mehr Geschäftspartner verlangen von der Geschäftsführung und den leitenden Mitarbeitern eines Unternehmens die Beachtung und Einhaltung aller relevanten Gesetze und Bestimmungen. In der Vergangenheit waren viele Unternehmen beinahe selbstverständlich davon ausgegangen, dass sich auch die Mitarbeiter regelkonform verhalten. Die Praxis hat jedoch gezeigt, dass man sich darauf nicht verlassen kann. Folgendes ist daher zu tun: Im ersten Schritt sind die im eigenen Betrieb relevanten Risikobereiche zu identifizieren. Jedes Unternehmen hat unterschiedliche Themen innerhalb der Compliance, die mit besonderem Augenmerk zu betrachten sind. Es muss daher eine individuelle Ermittlung gefährdeter Geschäftsbereiche unter Einbindung der jeweiligen Fachverantwortlichen vorgenommen werden. Aus der Erfahrung hat sich gezeigt, dass im Markenhandel vor allem folgende Bereiche kritisch sind:Datenschutz: Der Datenschutz hat in den letzten Jahren sowohl bei den Herstellern als auch bei den Kunden erheblich an Bedeutung gewonnen. Dementsprechend ist auf einen sensiblen und vor allem rechtmäßigen Umgang mit Kundendaten, aber auch mit Daten der eigenen Mitarbeiter zu achten. Oftmals sind hier die Vorgaben des Gesetzgebers nach dem Bundesdatenschutzgesetz nicht oder nicht vollständig umgesetzt. Immer noch gibt es Händler, die über keinen Datenschutzbeauftragten verfügen. Hier drohen Bußgelder in Höhe von mehreren hunderttausend Euro.Wiederverkäufer: Die meisten Händler- und Werkstättenverträge verbieten das Verkaufen von Neufahrzeugen und Original-Ersatzteilen an nicht autorisierte Wiederverkäufer. Ein Verkauf an sog. Wiederverwender – das sind regelmäßig freie Werkstätten und Unternehmen mit einer eigenen Fuhrparkinstandsetzung – ist jedoch grundsätzlich erlaubt. Es sei denn, der vermeintliche Wiederverwender tritt als nicht autorisierter Wiederverkäufer auf und veräußert eben die zu Unrecht bezogenen Waren im Rahmen seines Geschäfts weiter. Hier sind durch die Geschäftsleitung und die verantwortlichen Mitarbeiter Prozesse zu definieren und umzusetzen, die die Einhaltung dieser Verbote sicherstellen. Oder zumindest ist dafür zu sorgen, dass bei regelkonformem Verhalten, z. B. durch regelmäßige Plausibilitätsüberprüfung der eigenen Teilekunden, Geschäfte mit nicht autorisierten Wiederverkäufern durch einen implementierten Prozess ausgeschlossen werden können. Entscheidend ist ein ausreichender Dokumentationsnachweis, denn die Nachweisverpflichtung liegt – wie so oft – beim Autohändler.Garantieverrechnungssatz: Der Hersteller ist in der Regel der größte Werkstattkunde und möchte auch so behandelt werden. Er möchte auch in den Genuss von Nachlässen, die andere Großkunden erhalten, kommen. Ein besonders heikles Thema sind hier von externen Lackierbetrieben erhaltene Gutschriften oder sonstige Vorteile. Auch hier muss im Sinne von Compliance Transparenz geschaffen werden.Vorführfahrzeuge: Eine Vielzahl von Herstellern fordert neben dem Halten von Vorführfahrzeugen auch die Einhaltung von bestimmten Mindesthaltedauern und Mindestlaufleistungen. Dies ist durch geeignete Maßnahmen wie das Führen von lückenlosen Fahrtenbüchern und der Ausstellung von Benutzerverträgen nachzuweisen. Bei Nichtbeachtung drohen auch hier nicht unerhebliche vertragliche Konsequenzen.Arbeitsrecht: Oftmals werden die unternehmensinternen Vorgaben nicht rechtssicher gegenüber den eigenen Mitarbeitern umgesetzt. Enthalten Arbeitsanweisungen und Richtlinien Verhaltensregeln für Mitarbeiter wie zum Beispiel das Verbot, private E-Mails aus dem Unternehmensnetz zu verschicken, können solche Vorgaben zwar grundsätzlich im Rahmen des Direktionsrechts des Arbeitgebers einseitig bestimmt werden. Gibt es allerdings einen Betriebsrat, ist dieser im Vorhinein bei der Abfassung einzubinden, und zwar nach den formalen Bestimmungen des Betriebsverfassungsgesetzes. Geschieht dies nicht, ist die Arbeitsanweisung formunwirksam und der Arbeitnehmer braucht sie nicht zu beachten. Für den Arbeitgeber kann das dazu führen, dass er bei einem Verstoß gegen die Arbeitsanweisung keine arbeitsrechtlichen Maßnahmen gegen den Mitarbeiter treffen kann. Verhaltenskodex und Compliance-HandbuchIm zweiten Schritt erfolgt die Verabschiedung eines Maßnahmenkatalogs, der Verstöße gegen Recht und Gesetz sowie gegen unternehmensinterne Regeln und Anweisungen erschwert und möglichst verhindern soll. Dies kann mit der Einführung eines unternehmenseigenen Verhaltenskodex sowie eines Compliance-Handbuchs geschehen. Damit die Beachtung der unternehmensrelevanten Vorschriften und Gesetze nicht graue Theorie bleibt, erfolgt in einem dritten Schritt die Integration der Compliance-Vorgaben durch entsprechende Informationen und ggf. interne oder auch externe Schulungen der Mitarbeiter. Erst durch die damit eintretende Sensibilisierung der Mitarbeiter stellt die Geschäftsleitung sicher, dass alle erforderlichen Maßnahmen zur Einhaltung von Recht und Gesetz getroffen wurden. Dieser Nachweis ist erforderlich, um die oben beschriebene eigene Haftung des Unternehmers und der Geschäftsleitung nach § 130 des Ordnungswidrigkeitengesetzes sowie §§ 43 GmbHG, 93 AktG zu verhindern. Auch sind Informationen und Schulungen der Mitarbeiter erforderlich, um die ggfs. notwendigen arbeitsrechtlichen Maßnahmen bei einem Verstoß gegen die Compliance-Vorgaben auch durchsetzen zu können. Schließlich kann der Nachweis, alles „in seiner Macht Stehende“ getan zu haben, auch vertragliche Konsequenzen durch Geschäftspartner vermeiden, wenn doch einmal etwas schiefgehen sollte. Compliance ist ein ernstes und wichtiges Thema. Nehmen Sie es nicht auf die leichte Schulter, denn Verstöße können existenzbedrohend sein – sei es durch hohe Bußgelder oder strafrechtliche Verfolgung, sei es durch fristlose Kündigung der bestehenden Verträge mit dem Unternehmen.WP/StB Barbara Lux-Krönig, WP/StB Peter Harbauer (beide Rath, Anders, Dr. Wanner & Partner) und RA/StB Joachim Breithaupt (Osborne Clarke)Kurzfassung1. Die kritischen Bereiche im eigenen Unternehmen sind zu identifizieren2. Es ist ein Maßnahmenkatalog zu den eigenen Compliance-Vorgaben zu erstellen3. Durch interne oder externe Schulungen sind Verständnis, Akzeptanz und Sensibilität zum Thema Compliance bei den Mitarbeitern zu wecken

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