Einführung der eRechnung: Die Digitalisierungswelle rollt

Weitere Informationen und Services von AUTOHAUS zum Thema: Playlist: "Steuer- und Rechtsthemen" Durch das im Frühjahr 2024 vom Gesetzgeber beschlossene Wachstumschancengesetz kommt derzeit auf alle Unternehmen ein gewisser Zwang zur Digitalisierung zu. Kern der Neuerungen ist die Verpflichtung, zunächst für große Teile im inländischen B2B-Bereich sogenannte "eRechnungen" auszustellen. Rechnungen an Privatkunden sind nicht betroffen. Die Erstellung von eRechnungen (oder Rechnungen in einem anderen elektronischen Format) kann jedoch auch bei allen anderen Kunden, die nicht Unternehmenskunden sind, mit deren Zustimmung durchgeführt werden. Unter "eRechnungen" versteht der Gesetzgeber dabei Rechnungen, die in einem bestimmten elektronischen Format erstellt, übermittelt und empfangen werden und somit eine elektronische Verarbeitung ermöglichen. Alle anderen Rechnungen - egal ob auf Papier oder in einem anderen elektronischen Format an den Kunden übermittelt - werden dagegen zukünftig als "sonstige Rechnungen" bezeichnet. Hinsichtlich des elektronischen Formats der neuen eRechnung will der deutsche Gesetzgeber keinen eigenen Weg gehen. So muss die eRechnung der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung und der Liste der entsprechenden Syntaxen gemäß der Richtlinie 2014/55/EU vom 16. April 2014 (und damit der CEN-Norm EN 16931) entsprechen. Diese gibt das Format der elektronischen Rechnung vor, welche gemäß den Plänen der EU-Kommission zukünftig für innergemeinschaftliche Lieferungen und Leistungen im B2B-Bereich verwendet werden soll. Die Finanzverwaltung hat bereits klargestellt, dass aktuelle Standards wie die XRechnung oder ZugFerd-Rechnungen (letztere ab der Version 2.0.1) grundsätzlich eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format darstellen, welche der europäischen Norm entsprechen. Eine Ausnahme zur eRechnung besteht lediglich für Rechnungsaussteller und Rechnungsempfänger, die ein eigenes elektronisches Übertragungsformat vereinbaren (EDI-Verfahren), sofern das vereinbarte Format die nach dem Umsatzsteuergesetz notwendigen Angaben beinhaltet und in das eRechnungs-Format umwandelbar bzw. ebenso verarbeitbar ist. Darüber hinaus hat der Gesetzgeber klargestellt, dass Fahrausweise und Kleinbetragsrechnungen (unter 250 Euro) sowie Rechnungen von Kleinunternehmern und über eine Vielzahl von umsatzsteuerfreien Umsätzen stets als "sonstige Rechnungen" ausgestellt werden dürfen. Insoweit greift also die eRechnungs-Pflicht nicht. Zeitplan der Einführung Für die Einführung der eRechnung gibt es für zwischen dem 31. 12. 2024 und vor dem 1. 1. 2027 ausgeführte Umsätze zunächst noch eine Übergangsfrist. In dieser Zeit ist weiterhin die Erstellung von Papierrechnungen oder von Rechnungen in einem anderen elektronischen Format zulässig ist. Für ab dem 1. 1. 2027 ausgeführte Umsätze müssen dann jedoch im Regelfall bei B2B-Umsätzen Rechnungen im eRechnungs-Format ausgestellt werden. Lediglich Unternehmer mit einem Jahresumsatz von nicht mehr als 800.000 Euro haben noch ein Jahr mehr Zeit für die Umstellung. Vorsicht ist jedoch bei Dauerleistungen wie zum Beispiel ein- oder mehrjährigen Software-Lizenzen oder Wartungsverträgen geboten. Hier sollte genauer auf die Fristen geachtet werden, da diese in der Regel mit dem Ende der Vertragsperiode als ausgeführt gelten. Hinsichtlich des Rechnungseingangs besteht im Übrigen seit dem 1. Januar 2025 für alle Unternehmer die Verpflichtung, eRechnungen empfangen können. Der Empfang solcher eRechnungen darf von Unternehmen nicht abgelehnt werden. Rechnungsvalidierung Das Bundesministerium der Finanzen (BMF) hat mit Schreiben vom 15. Oktober 2025 wichtige Klarstellungen zur sogenannten Validierung von eRechnungen veröffentlicht und damit offene Fragen aus der Praxis aufgegriffen. Unter Validierung versteht man die technische Prüfung einer elektronischen Rechnung anhand definierter Standards. Dabei wird überprüft, ob die Rechnung den Anforderungen eines strukturierten Formats entspricht und technisch korrekt aufgebaut ist. Ziel ist es, sicherzustellen, dass Rechnungsdaten automatisiert ausgelesen und verarbeitet werden können. In seinem Schreiben vom 15. Oktober 2025 stellt das BMF klar, dass die Validierung ein wichtiger Bestandteil des elektronischen Rechnungsprozesses ist. Unternehmen sollten daher bereits bei der Erstellung und beim Empfang von eRechnungen entsprechende Prüfmechanismen einsetzen, um Fehler frühzeitig zu erkennen. Eine verpflichtende Nutzung bestimmter Validierungsprogramme sieht die Finanzverwaltung jedoch nicht vor. Besondere Bedeutung kommt der Einordnung möglicher Fehler bei der Validierung zu. Zum einen können technische Formatfehler auftreten, wenn eine Rechnung nicht den strukturellen Anforderungen - den Syntax-Vorgaben der Norm EN 16931 - des jeweiligen eRechnungs-Formats entspricht. Darüber hinaus können sogenannte Geschäftsregel- oder Plausibilitätsfehler vorliegen, etwa wenn bestimmte Angaben logisch nicht zusammenpassen. Schließlich sind auch inhaltliche Fehler möglich, beispielsweise falsche steuerliche Angaben oder fehlende Pflichtinformationen nach dem Umsatzsteuergesetz. Während technische Fehler häufig automatisiert erkannt werden können, erfordern inhaltliche Fehler weiterhin eine fachliche Prüfung durch den Rechnungsempfänger. Für Unternehmen bedeutet dies, dass sie ihre Rechnungsprozesse zunehmend digital und automatisiert gestalten müssen. Insbesondere im Rechnungseingang ist es erforderlich, geeignete Systeme zur Verarbeitung und Validierung einzusetzen. Gleichzeitig bleibt die inhaltliche Prüfung der Rechnung weiterhin ein wichtiger Bestandteil der steuerlichen Compliance. Unternehmen sollten frühzeitig sicherstellen, dass ihre IT-Systeme und internen Abläufe den neuen Anforderungen entsprechen. Denn die Uhr für den Ablauf der Übergangsfrist tickt. KOMMENTAR Die Einführung der eRechnung im inländischen B2B-Bereich führt für alle Unternehmen sowohl auf der Rechnungseingangs- als auch auf der Rechnungsausgangsseite dazu, die bestehenden Prozesse zu hinterfragen und anzupassen. So muss auf der Rechnungsausgangsseite sichergestellt werden, dass stets erkannt wird, ob es sich bei dem Leistungsempfänger um einen Unternehmer handelt. Auf der Rechnungseingangsseite kommt in Ergänzung zur bereits bestehenden Prüfpflicht auf formelle und inhaltliche Richtigkeit nunmehr auch noch die faktische Verpflichtung zur technischen Überprüfung der eingehenden eRechnungen (Validierung). Zudem muss für alle Mitarbeiter klar sein, dass sie bei Bestellungen - gerade auch im Internet oder auf Dienstreisen und im Außendienst - darauf achten, dass erkennbar ist, dass die Bestellung für ein Unternehmen vorgenommen wird. Andernfalls besteht die Gefahr, dass eine nicht ordnungsgemäße Rechnung erstellt wird, welche laut Finanzverwaltung nicht zum Vorsteuerabzug berechtigt.

Einführung der eRechnung: Die Digitalisierungswelle rollt

MEISTGELESEN

Stellantis-Händler insolvent: Autolöwen sucht Neustart

Haftbefehl gegen Autohaus-Gesellschafter: Becker‑Tiemann zieht klare Trennlinie

"Unverändert hohe Nachfrage": Mercedes treibt Verkauf der Niederlassungen voran

STELLENANGEBOTE

NEWSLETTER