Ausgabe 08/2007: EDV / Durch den Einsatz von durchgängigen ...

EDV / Durch den Einsatz von durchgängigen IT-Systemen kann administrativer Aufwand sowohl beim Hersteller oderImporteur als auch im Handel deutlich gesenkt werden. Schlank verwaltenVon Sabine TilpDass die tägliche Informationsflut immer größer wird und damit immer schwerer zu überblicken und zu beherrschen ist, betrifft vermutlich nahezu jeden Automobilhändler. Einen nicht unwesentlichen Beitrag dazu leisten oftmals auch die Hersteller und Importeure – Informationen kommen per Post, Mail, Fax, CD/DVD oder Inter- bzw. Intranet, können aber nur schwer zusammengeführt werden und verursachen damit einen enormen administrativen Aufwand. Aber nicht nur der Händler ist davon geplagt, umgekehrt ist auch die Vielzahl der Informationen, die beim Hersteller/ Importeur bewältigt und in verschiedenster Weise zusammengeführt werden müssen, riesig. Auf dieser Seite gibt es in Sachen IT ebenso Handlungsbedarf, sowohl im Interesse der Händler als auch im Interesse eines eigenen effizienten Ablaufes.PapierkriegEin Beispiel für Unmengen Papier ist der gesamte Bereich Ausbildung und Schulung. Auch hier müssen in der Regel Informationen aus verschiedensten Quellen zusammengeführt werden. Die Liste der angebotenen Schulungen ist im Internet zu finden, die Anmeldung erfolgt per Fax, die Bestätigung per Mail usw. Dass es auch mit deutlich weniger Papierkrieg und nahezu ohne Medienbrüche geht, zeigt das Beispiel Kia Austria. Der österreichische Importeur setzt seit 2004 mit DID (Dealer Information Database), entwickelt vom Friedberger Unternehmen CC CarConsult, ein durchgängiges IT-System ein, das sowohl für den Importeur die zentrale Datenbasis für alle Händlerdaten bildet, aber darüber hinaus in bestimmten Bereichen auch den Händlern sowohl als Informations- als auch als Kommunikationstool zur Verfügung steht (siehe AUTOHAUS 22/2006, S. 34/35).Mit TMS (Trainings-Management-System) setzt Kia Austria zudem ein DID-Modul ein, das es Händlern und Importeur ermöglicht, die für die Planung und Durchführung von Schulungen und Trainings erforderliche Administration deutlich schlanker zu gestalten, als das in der Vergangenheit der Fall war. Im Prinzip funktioniert die Sache ganz einfach: Sämtliche Informationen zu Trainings- und Schulungsangeboten werden vom Importeur im System hinterlegt – Trainingsinhalte, Zielgruppen, Teilnahmevoraussetzungen ebenso wie organisatorische Informationen zu Ort, Zeit etc. Der Händler kann über diesen Kanal die Schulungen für die einzelnen Mitarbeiter planen, buchen und verwalten, der hinterlegte Kalender ermöglicht per Mausklick einen Überblick, wann welche Mitarbeiter für Schulungen geplant sind und nicht im Autohaus zur Verfügung stehen. Abwicklung automatisiertAuf Importeursseite wiederum ist die gesamte organisatorische Abwicklung im Vorfeld der Schulung durch TMS weitgehend automatisiert – Teilnahmebestätigungen, Anfahrtsbeschreibungen etc. werden automatisch versandt. Theoretisch besteht auch die Möglichkeit, die Teilnehmer automatisch per SMS an die Termine zu erinnern. Im Trainings-Management-System wird zudem im Hintergrund eine Warteliste geführt, sodass bei Absagen automatisch der nächste Schulungsteilnehmer nachrücken kann und die Trainings-Ressourcen optimal genutzt werden können. Die stets aktuelle Teilnehmerliste ermöglicht Händlern bzw. Mitarbeitern z. B. die Bildung von Fahrgemeinschaften, sodass auf diesem Wege unkompliziert die Kosten reduziert werden können. Auch die gesamte Trainingsnachbereitung kann durch TMS deutlich verschlankt werden – über das System können beispielsweise Nachweise und Teilnahme-Urkunden erstellt werden. Auf das System zugreifen können übrigens auch die beauftragten Trainer und Agenturen, die über TMS beispielsweise Zeiten blocken oder freigeben, Teilnehmerlisten einsehen und Trainingsdokumentationen hinterlegen und zur Verfügung stellen können.Training am PCDas Trainings-Management-System wird seit 2006 bei Kia Austria auch dafür genutzt, um Mitarbeitern im Servicebereich mit dem so genannten "Webbased Training", für das keine Reise zur Schulung, sondern lediglich Zeit am PC aufgewendet werden muss, einen einheitlichen Wissensstand zu vermitteln, auf dem wiederum weitergehende Qualifikationsmaßnahmen aufbauen, die – nicht zuletzt durch die annähernd gleichen Grundqualifikationen der Teilnehmer – dann deutlich effektiver sind.Das Trainings-Management-System kann sowohl als eigenes System eingesetzt oder als Modul mit dem "großen" Händlerinformationssystem DID genutzt werden. Susanne und Achim Beckmann, beide Geschäftsführer von CC CarConsult: "Gerade durch die Verknüpfung mit DID verstärken sich die Effekte sowohl auf Importeurs- wie auch auf Händlerseite. Einmal erfasste Daten stehen in jeder Anwendung zur Verfügung, sodass der administrative Aufwand auf allen Seiten weiter gesenkt werden kann." Dazu gehört beispielsweise, dass Mitarbeiterdaten nicht mit jeder Schulung neu erfasst werden müssen und dass, da die Schulungen nicht nur auf den einzelnen Händler, sondern auf den jeweiligen Mitarbeiter zugeordnet werden, auch ohne großen Aufwand Qualifikationsbedarf ermittelt werden kann. Ebenso haben Händler wie auch Importeur mit wenigen Mausklicks einen Überblick darüber, ob in den Standards vorgegebene Pflichtschulungen besucht wurden oder ob Handlungsbedarf besteht. Händler und Importeur arbeiten dabei mit der gleichen Datenbasis, wodurch nicht zuletzt auch Unstimmigkeiten bereits im Vorfeld von Gesprächen vermieden werden können.Michael Drug, Kia Austria: "Als Importeur haben wir mit DID und dem Trainings-Management-System ein Werkzeug, das auch im Schulungsbereich den administrativen Aufwand erheblich senkt. Dadurch, dass alle Informationen in diesem einen System hinterlegt und abrufbar sind, können sowohl unsere Partner als auch wir Schulungen und Weiterbildungsmaßnahmen deutlich effektiver planen, Überschneidungen weitgehend vermeiden und gezielt Maßnahmen ergreifen – und das, ohne Daten aus den verschiedensten Quellen erst zusammenführen zu müssen, sondern einfach mit wenigen Mausklicks. Wir haben mit TMS zudem nicht nur einen Überblick über rein quantitative Angaben zu Schulungstagen im Händlernetz, sondern können darüber hinaus auch qualitative Aussagen treffen."

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