Ausgabe 10/2009: Made in Gran Canaria

Made in Gran CanariaDealer Management System E Wie eine kanarische Autohaussoftware die VAPS EDV überzeugte und nun auch für deutsche Händler aller VW-Konzernmarken erhältlich ist. von Karolina ordyniecArbeiten, wo andere Leute Urlaub machen – wer hat nicht schon einmal davon geträumt? Für Oliver Alonso ist es kein Traum, sondern Realität. Und wie es der Realität eigen ist, wird sie auch auf dieser Sonneninsel immer viel von Arbeit und dem Tagesgeschäft bestimmt. Der Geschäftsführer der Unternehmensgruppe Domingo Alonso ist bereits seit Jahren der größte VW-Importeur, und zwar auf den Kanarischen Inseln. Oliver Alonso wuchs als Sohn einer Schweizerin und eines Kanariers auf Gran Canaria auf, studierte in Deutschland Betriebswirtschaft und übernahm dann das von seinem Großvater im Jahr 1935 gegründete Unternehmen. Seit Jahren verfolgt die Unternehmensgruppe eine Erweiterungsstrategie. So positioniert sich Alonso nicht nur auf den Kanaren, sondern auch in Gibraltar, den Kap Verden, der Karibik und neuerdings auch auf dem lateinamerikanischen Kontinent. Der VW-Repräsentant zählt über 1.000 Mitarbeiter und es werden immer mehr. Im Jahr 2007 erzielte die Autogruppe einen Umsatz von 870 Millionen Euro, bei 39.487 verkauften Neuwagen. Bei Alonso glaubt man, dass Fortschritt, Innovation und Dynamik Grundvoraussetzungen sind für ein gutes Geschäft. Dazu gehöre laut Oliver Alonso ganz klar auch der technische Fortschritt. Eigenes DMS entwickeltDeswegen fiel im Jahr 2001 bei Alonso die Entscheidung dafür, ein eigenes EDV-System für den Vertrieb von Neu- und Gebrauchtwagen sowie für Ersatzteil- und Servicegeschäft zu entwickeln. Die Software sollte alle Standorte der Gruppe miteinander vernetzen und sämtliche betrieblichen Abläufe optimal abbilden. Man war überzeugt davon, dass bereits auf dem Markt vorhandene EDV-Systeme für die eigenen Anforderungen im Unternehmen nicht effizient genug waren. Kurzerhand nahm man die Softwareentwicklung selbst in die Hand und heraus kam das Dealer Management System AMIS. „Jetzt haben wir ein anwenderfreundliches, einfach strukturiertes und voll automatisiertes System, das von jedem unserer Mitarbeiter genutzt werden kann“, erklärt Alonso. Konkret bedeutet dies, dass jeder Verkäufer und Mechaniker auf einen eigenen PC zugreifen und jederzeit einsehen kann, wo sich der Auftrag momentan im Serviceprozess befindet. Dabei kann er nicht nur die Informationen zu seiner eigenen Arbeit aufrufen, sondern auch die seiner Kollegen, je nachdem, ob das für das jeweilige Autohaus auch so vorgesehen ist. Weil das System reibungslos funktioniert und bei Domingo Alonso zu einer Verschlankung der Serviceprozesse führte, adaptierte die VAPS EDV-Service & Vertrieb GmbH die Software für den deutschen Markt. So steht AMIS Business seit April des vergangenen Jahres auch deutschen VW-Händlern zur Verfügung und verspricht eine Rundumlösung fürs Autohaus, nämlich eine zügige und Kosten sparende Abwicklung sämtlicher Arbeitsprozesse, und das standort- und abteilungsübergreifend. Logischer AblaufKennzeichnend für das DMS soll ein festgelegter, logischer Ablauf sein, der Mitarbeiter entlang des VW-Service-Kernprozesses „führt“. „Jeder Schritt eines Prozesses wird dabei dokumentiert und man sieht jederzeit, wer was wann gemacht hat“, erklärt Dennis Skora, Produktmanager der VAPS EDV-Service & Vertrieb GmbH. Die Abläufe gliedern sich folgendermaßen: Der Auftrag wird angenommen, daraufhin die Werkstattauslastung geprüft, ein Servicetermin eingeplant, eventuell ein Ersatzwagen organisiert und zu guter Letzt wird der Kunde automatisch entweder per E-Mail oder SMS benachrichtigt, wann er sein Fahrzeug wieder abholen kann. Mit Hilfe eines PDA kann der Servicemitarbeiter bei der Direktannahme alle wichtigen Details rund um das Auto und den Kunden sofort aufnehmen und mit Foto festhalten. Alle Informationen sind sofort im System verfügbar, werden dort abgebildet, ständig aktualisiert und können aus dem System heraus bearbeitet werden. „Das spart uns sehr viel Zeit und Geld“, betont Oliver Alonso. Besonders vorteilhaft sei laut Alonso das Reporting in Echtzeit: „Ein Knopfdruck genügt und ich sehe, wer wie viele Stunden gearbeitet hat, wie viele Autos verkauft wurden oder welcher Wochentag der umsatzstärkste war.“Zeit und Geld sparenJuan Carlos Marcos Llorente, Serviceleiter bei Domingo Alonso, zeigt auf, wie sich der Einsatz der Software bislang auf das Servicegeschäft ausgewirkt hat: „Wir konnten die Monteursauslastung von 65 auf 95 Prozent steigern, so dass wir jetzt auf zirka 60 Werkstattdurchläufe kommen.“ Auch der Teileverkauf habe sich laut Llorente um 85 Prozent erhöht. Und Oliver Alonso fügt stolz hinzu: „Der Lagerbestand ist gesunken und wird nun fünf Mal im Jahr umgeschlagen.“ Transparenz gibt es bei Alonso nun nicht nur in den Abläufen, sondern auch im Lager: Ein Barcode-Scanner sorgt dafür, dass jedes Teil sofort beim Wareneingang registriert wird und seinen Platz im System findet. „Das garantiert uns zu jeder Zeit einen ganz genauen Überblick über den Lagerbestand“, betont Llorente. Darüber hinaus soll nun eine Inventur ohne Arbeitsunterbrechung während des normalen Geschäftsbetriebs möglich sein. Die Software AMIS Business verfügt über Schnittstellen zu allen VW-Herstellersystemen und bietet außer der Software noch eine Reihe weiterer Tools für den Autohandel (s. Infobox). Ab dem 1. Juni soll es zudem das Autohaus „aus der Steckdose“ geben, das die Server im Betrieb überflüssig macht und die Software komplett auslagert. zLesen SIe hier...... wie die spanische Autogruppe Alonso mit dem System die Monteursauslastung auf 95 Prozent steigerte und nun auf rund 60 Werkstattdurchläufe pro Tag kommt. KurzfassungTransparenz in jedem Bereich des Autohauses verspricht das Dealer Management System AMIS Business. Die ursprünglich auf Gran Canaria entwickelte Software führte bei der spanischen Autogruppe Alonso zu einer Verschlankung sämtlicher Prozesse im Autohaus und wird nun von der VAPS EDV für Betriebe aller Marken des Volkswagen-Konzerns angeboten. AMIS-ProduktfamilieAMIS Basic: eine SAP-basierte Software für die Finanzbuchhaltung, das Controlling, die Anlagenverwaltung und das Personalmanagement. AMIS Business: ein komplettes DMS für alle Marken des Volkswagen-Konzerns, bestehend aus einem Service-, Ersatzteile- und einem Verkaufsmodul für Neu- und Gebrauchtwagen sowie einem CRM. AMIS Professional: komplexes DMS auf SAP-Basis, bei dem die Wartung, Sicherung und Updates als Applikation Service Providing ausgelagert sind. AMIS Archive: digitales Archivierungssystem mit der Möglichkeit, sämtliche Belege elektronisch zu speichern. Es entspricht den Richtlinien der GdPDU.AMIS Repair: eine Software für die Reparatur von Fremdfabrikaten. Zum Inhalt gehören technische Daten, Arbeitswerte und Reparaturhandbücher. Insgesamt sind 2,5 Millionen Artikel hinterlegt. Außerdem verfügt die Software über ein Bestellsystem für Originalersatzteile von Fremdfabrikaten.

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