Autohaus Oppel: Schnelle Zahlen statt langer Listen

Das Autohaus Oppel im fränkischen Ansbach setzt auf ein Business-Intelligence-System, um seine Daten im Griff zu behalten. Mit DeltaMaster von Bissantz stehen Kennzahlen aus Werkstatt und Service nahezu in Echtzeit zur Verfügung. Für Geschäftsführerin Susanne Oppel ist das eine enorme Entlastung. Vorher mussten Berichte aus verschiedenen Dealer-Management-Systemen (DMS) gezogen, gerechnet und anschließend mühsam in Excel-Tabellen zusammengeführt werden. Zudem war immer nur die Auswertung eines Kennzahlentyps möglich. Ansonsten musste eine neue Auswertung angelegt werden. Heute genügt ein Klick, um alle wichtigen Informationen abrufen zu können. Susanne Oppel bringt es auf den Punkt: "Das war früher ein sehr großer Arbeitsaufwand. Mit dem neuen System ist es bestimmt um 90 Prozent vereinfacht." Wie DeltaMaster arbeitet Das BI-Tool arbeitet direkt mit den Datenbanken der DMS. Und im Autohaus Oppel sind gleich mehrere Systeme im Einsatz. Früher waren solche "Datensilos" schwer zusammenzuführen. Das Tool DeltaMaster zieht nun mehrmals täglich die aktuellen Informationen aus den Systemen und überträgt sie in ein einheitliches Datenmodell. Dieses Modell enthält die Organisationsstruktur mit Standorten und Mitarbeitern, Kunden- und Fahrzeugdaten sowie Zeitreihen. Auf dieser Basis können Standardberichte erstellt werden, zugleich sind flexible Ad-hoc-Analysen möglich. Der technische Ansatz macht es möglich, die Daten fast in Echtzeit zu sehen. "Wir holen die Daten im Stundentakt. Die Mitarbeiter sehen nahezu live, was während des Tages passiert", erklärt Christopher Manns, Projektleiter bei Bissantz im Hause Oppel. Für die Praxis heißt das, dass Geschäftsführung und Abteilungsleiter sofort eingreifen können, wenn Zahlen auffällig sind. Besonders im Fokus stehen Arbeitswerte, Stempelzeiten und offene Aufträge. Wenn ein Mitarbeiter vergisst, seine Zeit zu erfassen, oder eine Position falsch gebucht wird, erscheint das sofort in der Übersicht: "Ich kann tagesaktuell eingreifen und mit meinen Mitarbeitern sprechen, bevor am Monatsende große Abweichungen entstehen," erklärt Susanne Oppel. Übersicht statt Insellösungen Eine weitere Stärke des Tools liegt in der Flexibilität. Alle Daten stehen in einer zentralen Oberfläche zur Verfügung und lassen sich nach Bedarf aufschlüsseln. Statt viele verschiedene Auswertungen zu ziehen, reicht ein Dashboard. "Früher musste ich mir Berichte aus unterschiedlichen Systemen zusammensuchen. Heute gehe ich in den DeltaMaster und sehe sofort die wichtigsten Zahlen", so die Geschäftsführerin. Die Bedienung ist bewusst einfach gehalten. Die Mitarbeiter können Standardberichte nutzen, aber auch eigene Auswertungen erstellen. Im Autohaus Oppel übernimmt das eine Controllerin, die die Berichte für die Abteilungen vorbereitet. Feedback für die Mitarbeiter Besonders spürbar ist der Effekt bei den Serviceberatern im Autohaus Oppel. Jeder erhält eine persönliche Auswertung. Darin stehen Umsatz, offene Aufträge und der Stand bei der Provision. So weiß jeder, wie er im Monat liegt und ob die Ziele erreichbar sind. "Wer gute Zahlen hat, weiß, dass er seine Provision erreichen wird. Und wer im Rückstand ist, hat eventuell noch Zeit, entsprechend gegenzusteuern", so Susanne Oppel. Nach ihrer Erfahrung seien aber die Berater hier neugierig und warteten auf ihre Zahlen, auch wenn sie manchmal ernüchternd ausfallen. Fertiges Feedback Die Zahlen dienen nicht nur der Kontrolle, sondern vor allem der Motivation. "Für viele ist es auch eine Art Danke und eine Rückmeldung über das, was man täglich geschafft hat", betont Gerald Butterwegge, Leiter Kommunikation bei Bissantz. Im Alltag zeigt sich, dass die Zahlen echte Lernprozesse auslösen können. Ein Beispiel macht deutlich, wie diese neue Transparenz im Alltag wirkt: Angenommen, es wird eine größere Rechnung über eine hohe Summe geschrieben und der Kunde reklamiert. Im Monat darauf erfolgt eine Gutschrift, die dann als Minusumsatz und Minusertrag in der Auswertung erscheint. Zusätzlich könnten interne Kosten anfallen, die ebenfalls das Ergebnis belasten. Für den Serviceberater hätte das unmittelbare Auswirkungen, weil die Werte sein Provisionskonto drücken. In solchen Fällen wird schnell sichtbar, wie sich Entscheidungen oder Fehler über mehrere Monate auswirken können. "Da überlegt man sich, ob man beim nächsten Mal nicht früher mit dem Kunden spricht oder die Rechnung von Beginn an genauer erklärt, um solche Nachbelastungen zu vermeiden", sagt Susanne Oppel. Das System bietet also einen Anlass, über Prozesse nachzudenken und aus den Erfahrungen zu lernen. Planung und Strategie Neben den kurzfristigen Steuerungsmöglichkeiten eröffnet das Tool auch neue Perspektiven für die Geschäftsplanung. Erste Plandaten sind bereits hinterlegt, sodass Soll-Ist-Vergleiche möglich sind. Susanne Oppel kann so jederzeit sehen, welchen Umsatz und Ertrag sie noch erreichen muss, um auf Kurs zu bleiben. Als nächster Schritt soll die betriebswirtschaftliche Planung mit den Daten aus DATEV integriert werden. Damit könnten Abweichungen noch schneller erkannt und entsprechende Maßnahmen eingeleitet werden. Bissantz bietet außerdem Verfahren aus dem Bereich Künstliche Intelligenz. Ziel ist es, automatisch die Faktoren zu identifizieren, die den größten Einfluss auf eine Kennzahl haben. Gerald Butterwegge beschreibt das Vorgehen so: "Die KI kann prüfen, welche Begleitumstände den größten Einfluss haben. Die Zahlen zeigen uns, wer, wann, wie oft, was, wo. Das Warum muss dagegen im echten Leben geklärt werden." Vertrieb als nächster Schritt Auch der Vertrieb soll im Autohaus Oppel bald an das BI-System angebunden werden. Bisher werden relevante Daten wie Verkaufszahlen, Deckungsbeiträge, Nachlässe und Kosten noch in den jeweiligen Systemen ausgewertet. Das ist zeitaufwendig, weil für jede Sichtweise ein eigener Bericht erstellt werden muss, zum Beispiel nach Verkäufer, nach Marke oder nach Sparte. "Mit DeltaMaster habe ich alles in einem Bericht und kann nach Bedarf die Bereiche aufklappen. Das ist wesentlich flexibler", sagt Susanne Oppel. Im Vertrieb sollen künftig alle relevanten Zahlen gebündelt vorliegen. Auch dort geht es darum, Abweichungen schneller zu erkennen und frühzeitig reagieren zu können. Ziemlich perfekt DeltaMaster hat im Autohaus Oppel den Aufwand für Auswertungen deutlich reduziert und das Reporting beschleunigt. Denn die Daten sind schnell verfügbar und deshalb können Mitarbeiter und Führungskräfte auch sofort reagieren. Und das ist besonders wichtig. Denn in einer Zeit, in der Geschwindigkeit immer wichtiger wird, sind aktuelle Daten eben das A und O.