Überblick: Steuerliches zur Betriebsveranstaltung

Nach aktueller Corona-Lage sieht es derzeit so aus, dass dieses Jahr wieder Weihnachtsfeiern stattfinden können, daher sollte man sich die steuerlichen Voraussetzungen für Betriebsveranstaltungen wieder mal vor Augen führen. Grundsätzlich gelten folgende Regelungen für Betriebsveranstaltungen:- 110 Euro Brutto-Freibetrag pro Arbeitnehmer- alle Aufwendungen müssen mit einbezogen werden, egal ob individual zurechenbare Aufwendungen, wie Getränke und Speisen oder Kosten, die der Arbeitgeber gegenüber Dritten für den äußeren Rahmen aufwendet, wie Raummiete, Musikkapelle, etc.- Zuwendungen des Arbeitgebers an Ehegatten, Angehörige des Arbeitnehmers sind diesem zuzurechnen- zwei Betriebsveranstaltungen im Jahr sind steuerlich begünstigt So weit so gut, aber wie so oft steckt der Teufel im Detail!Wann geht die Finanzverwaltung von einer Betriebsveranstaltung aus?Nach Auffassung der Finanzverwaltung müssen mindestens zwei Bedingungen erfüllt sein, damit eine Betriebsveranstaltung vorliegt. Erstens muss sich der Teilnehmerkreis überwiegend aus Betriebsangehörigen, Leiharbeitern, Arbeitnehmern konzernverbundener Unternehmen, ehemaligen Arbeitnehmern, Praktikanten und deren jeweiligen Begleitpersonen zusammensetzen. Zweitens muss die Veranstaltung allen Arbeitnehmern oder aber zumindest allen Arbeitnehmern einer Abteilung offenstehen.Negativbeispiel: Werden vom Arbeitgeber lediglich alle Führungskräfte (mit Begleitpersonen) des Autohauses zu einer Weihnachtsfeier eingeladen, würde die Finanzverwaltung nicht von einer Betriebsveranstaltung ausgehen, da diese Veranstaltung nicht allen Mitarbeitern (zumindest einer Abteilung) offenstand.Angemeldete Mitarbeiter oder tatsächliche Teilnehmer?Der Bundesfinanzhof (BFH) hat sich vor Kurzem dazu geäußert, wie Absagen von Arbeitnehmern anlässlich einer Betriebsveranstaltung steuerlich zu behandeln sind. Im vom BFH zu entscheidenden Fall hatte die Arbeitgeberin einen Kochkurs als Weihnachtsfeier veranstaltet. Insgesamt 27 Arbeitnehmer sagten ihre Teilnahme zu, tatsächlich nahmen dann aber nur 25 von ihnen teil. Die Arbeitgeberin teilte sodann die Gesamtkosten der Feier (3.052,35 Euro) zunächst durch die Anzahl der angemeldeten 27 Personen und errechnete so eine Zuwendung in Höhe von 113,05 Euro pro Person, die sie mit 25 multiplizierte (= 2.826,25 Euro).Das Finanzamt vertrat die Auffassung, dass die Kosten auf die tatsächlich teilnehmenden 25 Beschäftigten zu verteilen sind, so dass sich ein höherer zu versteuernder Betrag ergab. Nach erfolglosem Einspruchsverfahren legte die Arbeitgeberin dagegen Klage beim Finanzgericht (FG) ein.Das FG Köln hatte gegen das Finanzamt entschieden, dass Absagen von Beschäftigten anlässlich einer Betriebsveranstaltung steuerrechtlich nicht zu Lasten der tatsächlich Feiernden gehen. Damit stellte sich das FG ausdrücklich gegen eine bundeseinheitliche Anweisung des Bundesfinanzministeriums an die Finanzämter.Gegen das Urteil des FG Köln legte das Finanzamt Revision ein. Und der BFH gab dem Finanzamt Recht. Nach Ansicht des BFH ist das Finanzamt zu Recht davon ausgegangen, dass die durch die Betriebsveranstaltung entstandenen Aufwendungen nur auf die Teilnehmenden umzulegen sind.Somit ist nunmehr auch vom BFH klargestellt, dass es für die Zahl der Teilnehmer immer auf die anwesenden Teilnehmer ankommt, die Zahl der angemeldeten Teilnehmer ist unerheblich. Für Unternehmer kann diese Aussage erhebliche steuerliche Nachteile haben, nämlich dann, wenn wesentlich weniger Arbeitnehmer zu der Betriebsveranstaltung erscheinen und somit die Kosten durch deutlich weniger Teilnehmer geteilt werden müssen. Dies kann zur Folge haben, dass der 110 Euro Brutto-Freibetrag überschritten wird.Hinweis: Sie sollten unbedingt darauf achten, dass bei der Betriebsveranstaltung eine Teilnehmerliste geführt wird, damit Nachweise vorliegen, falls es zu einer Lohnsteueraußenprüfung kommen sollte.Welche Kosten sind bei der Betriebsveranstaltung mit einzubeziehen?Alle Aufwendungen müssen mit einbezogen werden, egal ob individuell zurechenbare Aufwendungen oder Kosten, die der Arbeitgeber gegenüber Dritten für den äußeren Rahmen aufwendet, also insbesondere,- Kosten für Speisen und Getränke- Kosten für Süßigkeiten und Tabakwaren- Fahrt- und Übernachtungskosten .Raummiete- Kosten für Musik, Beleuchtung- Kosten für die Organisation, Eventagentur- Geschenke (hier ist zudem noch der Grenzwert für Aufmerksamkeiten von 60,00 Euro brutto zu berücksichtigen, Näheres siehe unten)- Zuwendungen an die Begleitpersonen des Arbeitnehmers- Kosten für die Erfüllung behördlicher Auflagen- TrinkgelderSämtliche Aufwendungen sind immer brutto anzusetzen.Für die Gesamtkosten sind auch solche Zuwendungen (Geschenke) zu berücksichtigen, die "anlässlich" einer Betriebsveranstaltung anfallen. Werden Geschenke an Arbeitnehmer nur "bei Gelegenheit" der Betriebsveranstaltung überreicht, so fallen diese nicht in den Anwendungsbereich des Freibetrags.Die Finanzverwaltung versucht diese vagen Abgrenzungskriterien zu konkretisieren. Danach werden Geschenke dann "anlässlich" einer Betriebsveranstaltung überreicht, wenn zwischen dem Geschenk und der Betriebsveranstaltung ein konkreter Zusammenhang besteht:- bei Geschenken bis 60 Euro brutto pro Arbeitnehmer darf der Arbeitgeber pauschal davon ausgehen, dass diese "anlässlich" einer Betriebsveranstaltung zugewendet werden, also bei der Gesamtkostenberechnung mit einzubeziehen sind.- bei Geschenken über 60 Euro muss einzelfallabhängig geprüft werden, ob die Geschenke "anlässlich" oder nur "bei Gelegenheit" zugewendet werden.- Geschenke, die pauschal versteuert werden, sind bei der Berechnung der Gesamtkosten der Betriebsveranstaltung nicht einzubeziehen.Lediglich nicht zu den Gesamtkosten gehören nach Auffassung der Finanzverwaltung die rechnerischen Selbstkosten des Arbeitgebers, wie z. B. anteilige Energie- und Wasserverbrauchskosten oder die anteilige Abschreibung, wenn die Betriebsveranstaltung in eigenen Räumlichkeiten stattfindet.Freibetrag von brutto 110,00 EuroEntscheidendes Kriterium ist der Brutto-Freibetrag von 110 Euro pro Arbeitnehmer, der für jede der zwei steuerlich begünstigten Betriebsveranstaltungen heranzuziehen ist. Wird für die Betriebsveranstaltung nicht mehr als 110 Euro brutto pro Arbeitnehmer ausgegeben, dann ist die Betriebsveranstaltung nicht als Zuwendung des Arbeitgebers an seine Arbeitnehmer zu behandeln und somit lohnsteuerfrei.Wenn Familienangehörige eingeladen werden, dann müssen die Kosten dafür ebenfalls in die Höchstgrenze von 110 Euro brutto mit eingerechnet werden. Übersteigen die Aufwendungen pro Arbeitnehmer den 110 Euro Brutto-Freibetrag, dann ist der übersteigende Betrag z. B. pauschal mit 25 Prozent zu versteuern.Beispiel: Betriebsveranstaltung mit Kosten von 140,00 Euro brutto pro Arbeitnehmer, d. h. 30 Euro über dem Freibetrag von 110 Euro brutto. Folglich sind 30 Euro mit 25 Prozent pauschal zu versteuern, somit fallen 7,50 Euro Pauschalsteuer pro Arbeitnehmer an.Richtig interessant wird es aber, wenn teilweise Begleitpersonen der Arbeitnehmer teilnehmen.Beispiel: Die Gesamtkosten belaufen sich auf 6.000 Euro brutto. Von den 60 Teilnehmern sind 30 Arbeitnehmer ohne eine Begleitperson und 15 Arbeitnehmer werden von einer Person begleitet, also 15 Begleitpersonen. Die Gesamtkosten sind auf alle Teilnehmer aufzuteilen, 6.000 Euro brutto geteilt durch 60 Teilnehmer sind 100 Euro brutto pro Teilnehmer. Für die Arbeitnehmer ohne Begleitperson ergibt sich kein steuerpflichtiger geldwerter Vorteil, da der Brutto-Freibetrag von 110 Euro eingehalten wird. Anders sieht es aber bei den Arbeitnehmern aus, die mit einer Begleitperson da sind. Hier müssen die Kosten von 100 Euro brutto mal zwei genommen werden, das ergibt 200 Euro brutto. Sodann ist der Betrag, der den Brutto-Freibetrag von 110 Euro übersteigt, also 90 Euro pro Arbeitnehmer als geldwerter Vorteil, z. B. mit der Pauschalsteuer von 25 Prozent zu versteuern. Somit würde für jeden begleiteten Arbeitnehmer eine Pauschalsteuer von 22,50 Euro anfallen.Und was passiert mit der Umsatzsteuer?Die Auffassung der Finanzverwaltung soll anhand der nachfolgenden Beispiele aufgezeigt werden.Fall 1: Der Betrag von 110 Euro brutto wird nicht überschritten. Hier bestehen keinerlei Probleme, der Arbeitgeber ist im vollen Umfang zum Vorsteuerabzug berechtigt.Fall 2: Die Betriebsveranstaltung kostet pro Arbeitnehmer mehr als 110 Euro brutto. Hier vertritt die Finanzverwaltung die Auffassung, dass von einer überwiegend durch den privaten Bedarf des Arbeitnehmers veranlassten unentgeltlichen Zuwendung auszugehen ist. Folglich ist ein Vorsteuerabzug mangels Bezug zum Unternehmen im gesamten Umfang nicht möglich.Für die Umsatzsteuer gilt leider weiterhin nur eine Freigrenze von 110 Euro brutto.Kurzfassung1. Maximal zwei Betriebsveranstaltungen im Jahr können steuerlich begünstigt sein.2. Alle Bruttokosten, die angefallen sind, insbesondere für Speisen, Getränke, Musik etc., sind auf die Anzahl deranwesenden Teilnehmer aufzuteilen.3. Es gilt: Brutto-Freibetrag von 110 Euro pro Arbeitnehmer und Betriebsveranstaltung.KommentarDurch die Einführung des 110 Euro Brutto-Freibetrages wurden die lohnsteuerlichen Konsequenzen etwas abgemildert. Eine derartige Erleichterung gibt es aber für die Umsatzsteuer nicht. Hier gilt leider weiterhin das Fallbeilprinzip. Werden die 110 Euro brutto überschritten, dann ist insgesamt kein Vorsteuerabzug möglich. Zudem ist nun auch durch den BFH klargestellt, dass auf die tatsächlichen und nicht auf die angemeldeten Teilnehmer abgestellt werden muss. Wenn Arbeitgeber lohnsteuerliche Auswirkungen nach einer Betriebsveranstaltung minimieren wollen, sollten sie daher bei der Planung der Veranstaltung einen kalkulatorischen Sicherheitsabschlag machen, da sie erst nach der Veranstaltung wissen, wie viele Beschäftigte tatsächlich teilgenommen haben.Horst Neubacher Wirtschaftsprüfer Steuerberater www.raw-partner.de

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