Ausgabe 17/2013: Bürokratie outsourcen

Als Katrin Seifried-Nothmann sich mit der Hand nur leicht an die Bürofensterscheibe lehnte, löste sie den Ernstfall aus. Sekunden nach der unbedachten Berührung stand der Werkschutz bei ihr im Büro. Seither weiß die Leiterin des Fahrzeugdokumentenmanagements bei der Volkswagen Financial Services AG in Braunschweig, dass sie definitiv einen sicheren Arbeitsplatz hat. Denn das 2008 neu errichtete Gebäude ist rundum mit hochsensibler Alarmtechnik ausgestattet.2,2 Millionen Kfz-BriefeDer Schutz des Eigentums ist in der luftigen Glas-Beton-Architektur des Fahrzeugdokumentenmanagements oberste Maxime. Immerhin lagern hier auf 201 m² rund 2,2 Millionen Kfz-Briefe und Zulassungsbescheinigungen von Kunden der VW Bank, der VW Leasing oder der AutoEuropa Bank. Übereinandergestapelt wäre diese Zahl von Dokumenten mit rund 2,1 Kilometern gut sechs Mal so hoch wie das berühmte Luxushotel Burj Al Arab in Dubai. Gut die Hälfte der in den feuerfesten, massiven Paternostern gelagerten Fahrzeugdokumente sind von Privatkunden. Das hier tonnenweise fein säuberlich archivierte Papier repräsentiert nicht nur einen Wert von knapp 31 Milliarden Euro. "Wir sind das größte Fahrzeugdokumentenmanagement in Europa, vielleicht sogar weltweit", sagt Seifried-Nothmann nicht ohne Stolz.Für die zupackend wirkende Managerin hat die zentrale Verwaltung von Urkunden und Schreiben entscheidende Vorteile auch für die Handelspartner des Volkswagen-Konzerns. Denn was in Braunschweig 28 Mitarbeiter und hochmoderne Technik täglich wegschaffen, würde sonst die Bürokratie und damit auch den Kostenapparat vieler Handelsbetriebe zusätzlich aufblähen. Um nur einige Zahlen zu nennen, die verdeutlichen, welcher Arbeitsanfall und Zeitaufwand Händlern durch die zentrale Verwaltung der Fahrzeugdokumente erspart bleibt: Im Durchschnitt registrieren die Braunschweiger täglich gut 10.000 Bewegungen von Fahrzeugdokumenten aus Händler- und Kundenfinanzierungen sowie Leasingverträgen. Schlüsselt man diese Zahl auf, sind es pro Tag - abzüglich der internen Bewegungen - etwa 5.100 Eingänge von Fahrzeugbriefen aus Neugeschäften und Rückläufern von Fahrzeugdokumenten sowie 4.800 Fahrzeugbriefausgänge. Hochgerechnet aufs Jahr werden annähernd 2,6 Millionen Dokumente hin und her bewegt.Zeit und Geld sparenAuch Olaf Podschadli, Leiter Interne Dienste bei VW Financial Services, sieht in der zentralen Verwaltung der Fahrzeugdokumente eine große Entlastung für die Vertriebspartner des Konzerns. "Für eine einmalige Gebühr von 15 Euro pro Kfz-Brief hat der Händler im Fahrzeugdokumentenmanagement für die Einkaufsfinanzierung alles aus einer Hand", so der Chef dieser strategisch wichtigen Abteilung von VW Financial Services. Er muss es wissen, denn das Fahrzeugdokumentenmanagement gehört neben dem Output- und Gebäudemanagement sowie der Post- und Dokumentenlogistik zum Reich von Podschadli. Zwar spielen die Internen Dienste in der öffentlichen Wahrnehmung kaum eine Rolle, doch bilden sie mit ihrer Informationslogistik einen wichtigen Baustein in der Wertschöpfungskette der Volkswagen Financial Services AG.Neben dem Vorteil, Zeit, Geld und Verwaltungsaufwand zu sparen, verweist Katrin Seifried-Nothmann auf zusätzliche Serviceleistungen für den Handel. Dazu zählt sie neben dem hohen Maß an Sicherheit die schnelle und selbständige Fahrzeugablösung des Händlers über das Onlinetool "Business banking online". Und: Händler, die ein Fahrzeug ablösen, bekommen den Fahrzeugbrief noch am selben Tag zugesandt - vorausgesetzt, die Ablösung erfolgt zwischen Montag und Freitag bis spätestens 17 Uhr. Darüber hinaus garantiere das zentrale IT-System transparente und harmonisierte Prozesse, Prozesssicherheit und höchste Datenqualität.Allen Anstrengungen des Fahrzeugdokumentenmanagements zum Trotz muss Seifried-Nothmann aber auch eingestehen, dass zwar viele, aber nicht alle Händler den Service der Braunschweiger in Anspruch nehmen. Gerade einige größere Handelsbetriebe setzten hier auf eigene Lösungen. Sie macht keinen Hehl daraus, dass sie aber auch diese gerne als Kunden für das Braunschweiger Servicecenter gewinnen würde. Mehr noch: Im Sicherheitstrakt des Dokumentenmanagements kann man sich durchaus auch vorstellen, die Dienstleistungen ebenfalls externen Kunden anzubieten, zumal das Braunschweiger System mehrmandantenfähig ist. Dass man hierzu die eine oder andere Anpassung vornehmen müsste, wird in der Braunschweiger Service-Welt als Herausforderung gewertet.Autohaus PlanungskongressRobert Rademacher, Präsident des Zentralverbands Deutsches Kfz-Gewerbe ...... eröffnet den 3. AUTOHAUS Planungskongress am 30.09. und 1.10.2013 mit einer Dinner Speech über die aktuellen Herausforderungen im Kfz-Gewerbe. Neben Robert Rademacher geben weitere hochkarätige Branchenexperten Impulse für ein erfolgreiches Geschäftsjahr 2014 im Autohandel.Alle Informationen zum Planungskongress unter www.autohaus.de/akademie

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