Wohin mit den archivierungspflichtigen Geschäftsunterlagen, wenn das Archiv bereits voll ist? Dann ist es an der Zeit zum Entrümpeln!
Geschäftsunterlagen sind sechs beziehungsweise zehn Jahre lang geordnet aufzubewahren, egal ob Papier oder Datenträger. Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahrs, in dem die letzte Eintragung in die Buchhaltung gemacht, das Inventar aufgestellt, der Jahresabschluss festgestellt oder Geschäftsbriefe empfangen oder abgesandt wurden.
Beispiel:
Der Jahresabschluss des Jahres 1998 wurde im April 1999 erstellt und beim Finanzamt eingereicht. In diesem Fall sieht die Berechnung für die 10-jährige Aufbewahrungspflicht wie folgt aus:
- Beginn der Aufbewahrungsfrist: 31.12.1999
- Aufbewahrungsverpflichtung: 10 Jahre
- Erlaubte Entsorgung der Unterlagen: 01.01.2010
Was kann in den Reißwolf?
=> 10-Jahres-Frist: 1999 oder früher erstellte Dokumente dürfen entsorgt werden
- Aufzeichnungen wie Anlagevermögenskarteien, Bewertungs- und Bewirtungsunterlagen, Kassenberichte sowie Geschäftsbücher,
- Jahres-, Konzern- und Zwischenabschlüsse, Eröffnungsbilanzen, Lageberichte und Inventare,
- Buchhaltungsbelege wie Rechnungen, Lieferscheine, Steuerbescheide, Lohn- und Gehaltslisten oder Kontoauszüge,
- Änderungsnachweise und Arbeitsanweisungen der EDV-Buchführung.
=> 6-Jahres-Frist: 2003 oder früher erstellte Dokumente dürfen entsorgt werden
- Lohnkonten
- Erhaltene und versandte Geschäftsbriefe
- Auslieferunterlagen, Stundenlohnzettel, Preisauszeichnungen und Mahnvorgänge
Die Aufbewahrungsfrist läuft jedoch nicht ab, solange die Unterlagen für Steuern von Bedeutung sind, für welche die Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist. Dieser Fall kann eintreten z. B. bei vorläufigen Steuerfestsetzungen, bei laufenden Betriebsprüfungen oder anhängigen steuerstraf- oder bußgeldrechtliche Ermittlungen.
Fazit: Schaffen Sie Platz! Aber denken Sie auch daran, die Unterlagen sicher zu vernichten. Der Papierkorb ist hierfür nicht der geeignete Ort.
Brauchen auch Sie einen Steuer-Tipp? Dann schicken Sie Barbara Lux-Krönig von der Kanzlei Rath, Anders, Dr. Wanner & Partner einfach eine E-Mail: lux@raw-partner.de