Das Thema Archivierung von E-Mails wird in vielen Unternehmen immer noch stiefmütterlich behandelt. Häufig besteht Unklarheit darüber, welche E-Mails und vor allem wie lange diese archiviert werden müssen. Ich möchte mit diesem Beitrag etwas Klarheit in das Durcheinander bringen.
Welche E-Mails sind aufbewahrungspflichtig?
"Die Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Archivierung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff", kurz GoBD, legen die Grundsätze der E-Mail-Archivierung fest. Grundsätzlich ist eine E-Mail, die die Funktion eines Handels- bzw. Geschäftsbriefes oder eines Buchungsbelegs hat, aufbewahrungspflichtig. Hingegen muss eine E-Mail nicht aufbewahrt werden, wenn sie als reines Transportmittel für einen Anhang, wie z.B. eine Rechnung dient und keine weiteren steuerrelevanten Informationen beinhaltet. Dann genügt es, wenn die Rechnung elektronisch aufbewahrt wird. Beachten Sie aber unbedingt, dass ein Ausdruck der Rechnung und eine Archivierung der Rechnung in Papierformat nicht den GoBD entspricht.
Worauf ist bei der Archivierung zu achten?
Unveränderbarkeit: Es muss sichergestellt sein, dass die E-Mails nachträglich nicht geändert oder manipuliert werden können. Hierfür sollte ein Archivierungssystem gewählt werden, das diese Erfordernisse sicherstellt und protokolliert, wann und inwieweit ein Dokument nachträglich geändert wurde.
Zugriff: Im Bedarfsfall müssen die Dokumente schnell verfügbar sein. Insbesondere im Rahmen von Betriebsprüfungen muss der Prüfer jederzeit darauf zugreifen können.
Zuordnung: Das gewählte Archivierungssystem muss in der Lage sein, die E-Mails einem bestimmten Geschäftsvorfall oder Buchungsbeleg zuzuordnen, sodass jederzeit Klarheit darüber besteht, zu welchem Projekt ein Dokument gehört.
Wie lange müssen die E-Mails archiviert werden?
Handels- und Geschäftsbriefe, z.B. mit Kunden oder Lieferanten müssen nach dem Gesetz sechs Jahre aufbewahrt werden. Eine zehnjährige Aufbewahrungspflicht gilt hingegen für Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, die Eröffnungsbilanz sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen sowie für Buchungsbelege und für Unterlagen nach Artikel 15 Absatz 1 und Artikel 163 des Zollkodex der Union.
Hinweis
Die obigen Vorgaben müssen zwingend eingehalten werden, da die nächste Betriebsprüfung mit Sicherheit nicht lange auf sich warten lässt und man dann wegen Verletzung der Besteuerungsgrundlage belangt werden kann. Das kann sogar als Steuerhinterziehung gelten und strafrechtliche Konsequenzen oder eine persönliche Haftung mit sich bringen.