Zulassungsprozess: Autohaus Rhein setzt auf digitale Lösung

Ein neues Auto ist immer wieder ein besonderer Moment für die Kundschaft des Autohauses Rhein in Würzburg. Auch Disponentin Sandra Weber-Kaiser freut sich jedes Mal mit den Neu-Besitzern - selbst wenn für sie hinter den Kulissen die Arbeit nun erst richtig beginnt. Egal, ob ein Neuwagen angemeldet oder ein Gebrauchtwagen umgemeldet werden soll: Informationen zum neuen Halter müssen erfasst oder Kennzeichen beantragt werden - oft für viele Autos gleichzeitig.Während in der Automobilbranche bereits vieles einheitlich digitalisiert wurde, ist die Bürokratie für eine Autozulassung fast überall noch umständlich und analog. Unterstützung holt sich das Autohaus Rhein daher bei der Christoph Kroschke GmbH. Mit der Lösung "ON" bieten die Zulassungsspezialisten aus Ahrensburg Autohäusern eine zentrale webbasierte Plattform für alle Prozesse im Zulassungswesen, von der An-, Um- und Abmeldung über Sonder-Dienstleistungen bis zur komfortablen Massenzulassung. Autohäuser jeder Größe können von dem digitalen Tool profitieren, das nun in einer aktualisierten Version neue Funktionen bietet."Wir sind durchweg positiv überrascht", sagt Weber-Kaiser. "ON hat unseren Arbeitsalltag dank der neuen Funktionen rundum erneuert und vereinfacht, sodass wir unserer Kundschaft den bestmöglichen Service bieten können." Das Autohaus Rhein arbeitet seit fast zehn Jahren mit Kroschke zusammen und setzte schon die erste Version von "ON" ein. Der Händler konnte die Zeit der Corona-Pandemie dank des Online- und Gebrauchtwagen-Geschäfts gut nutzen und profitierte gleichzeitig von der Entlastung durch das digitale System. Mit rund 1.200 Mitarbeitern und 21 Filialen ist das Autohaus Rhein einer von Deutschlands größten BMW-Händlern. Im Jahr 2021 verkaufte die Gruppe mehr als 8.000 Neuwagen und 9.700 Gebrauchtwagen - allesamt durch das "ON"-Zulassungstool registriert.Mehr Transparenz, weniger Fehler"Als Disponentin erhalte ich von unseren Verkäuferinnen und Verkäufern alle notwendigen Kundendaten von der Vollmacht bis zur eVB-Nummer. In meinem Team wird dann die Vollständigkeit und Richtigkeit der Unterlagen überprüft, der Kfz-Brief herausgesucht und das Kennzeichen auf Wunsch reserviert", erklärt Weber-Kaiser den Prozess. Verständlicherweise warten die Kunden dann sehnsüchtig auf ihr Auto, weshalb nicht selten das Telefon klingelt mit der Frage: "Wie lang dauert es denn noch?""Und genau an dieser Stelle sind wir froh, auf ON zurückgreifen zu können", so die Disponentin. "Nachdem wir den Verkauf eines Pkws im ON Portal hinterlegt haben, ist der aktuelle Bearbeitungsstand der Zulassung jederzeit in Echtzeit einsehbar, mit ein paar einfachen Klicks." Das schaffe eine transparente Arbeitsweise. Zudem minimiere das vorgegebene, geprüfte Setting der Online-Plattform die Fehlerquote und es übernehme die Anpassungsarbeit an wechselnde Vorgaben von Zulassungsämtern."Die Anwendung eines neuen Systems bedeutet ja immer erst einmal eine Umstellung im Kopf", sagt Weber-Kaiser. "Doch wir waren schon mit der alten Version zufrieden und dann kam das neue Design, das noch einmal zusätzliche Erleichterungen für uns mitbrachte und so tatsächlich weiteres Optimierungspotenzial ausschöpfen konnte."Online-SchulungenDurch eine Online-Schulung wurden sie und weitere Mitarbeiter individuell durch den Relaunch geführt: "Uns wurden alle Funktionen erklärt - die Bedienung gestaltet sich dann schnell intuitiv", so die Disponentin. "Der persönliche Kontakt zu den Kroschke-Mitarbeitern ist dabei viel wert. Und der reißt nicht ab."Da das Tool im Autohaus Rhein tagtäglich in Benutzung ist, hat sich schnell Routine eingestellt, berichtet Weber-Kaiser weiter. "Mir gefällt vor allem die neue Funktion der 'Historie'. Alle Daten - egal ob IBAN oder Ausweiskopien - sind langfristig einsehbar. Das ist für uns völlig neu, da wir unserer Kundschaft früher alle Dokumente nach Kaufabschluss händisch mitgegeben haben und Infos für uns verloren gegangen sind, die wir in einem späteren Kundengespräch oder bei Nachfragen vom Amt vermisst haben. Nun werden alle Infos systematisch gespeichert und ich kann bei Neukunden auf den ersten Blick erkennen, welche Dokumente - in Kopie oder im Original - benötigt werden."Neben der Standard-Zulassung für Einzelfahrzeuge sind mit "ON" auch Massenzulassungen, die Beantragung von Händler- und Ersatzkennzeichen oder die Änderung von Halteradressen wie Fahrzeugpapierdaten möglich. Darüber hinaus bietet Kroschke auch Sandra Weber-Kaiser und ihren Kollegen einen Zulassungsdienst an, bei dem Zulassungen mit weiter entferntem Wohnsitz zur Entlastung an das Team des Dienstleisters im jeweiligen Zuständigkeitsbereich abgegeben werden können. Nach Bearbeitung der Unterlagen durch die behördliche Zulassungsstelle werden diese an das Autohaus zurückgeschickt.

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