Software: Einfache Prozesse mit digitalen Tools

Zahlreiche Autohäuser haben beim Personalmanagement den Sprung in die Digitalisierung erfolgreich gemeistert. Dabei wurde sie vom IT-Dienstleister hrtool24 unterstützt. So setzen etwa die Hahn Gruppe, die Gottfried Schultz Gruppe, Graf Hardenberg, die AHG, Feser Graf und die MAHAG in Sachen digitaler Rekrutierung und Personalmanagement auf die Personal-Software-Lösung hrtool24. Aber auch mittlere und kleinere Autohäuser wie das Autohaus Odenwälder, die Automag, Assenheim und Mulfinger, das Autohaus Reisacher, die Kaltenbach-Gruppe oder das Volkswagen-Zentrum Passau vereinfachen ihre Recruiting-Prozesse mittels eines digitalen Bewerbermanagements. Claus Reutter, Geschäftsführender Gesellschafter der hrtool24 GmbH, erklärt, wie man sich bei dem Thema fit macht.AH: Herr Reutter, wird dem Personalmanagement im Autohaus genügend Aufmerksamkeit gewidmet?C. Reutter: Meine persönliche Wahrnehmung ist, dass sich hier in den letzten Jahren in vielen Betrieben und Autohausgruppen sehr viel Positives entwickelt hat, es sogar immer häufiger neu geschaffene Funktionen für das Personalmanagement im Autohaus gibt. Aber es ist wie bei allem im Leben: Gut Ding will Weile haben, braucht Geduld - und von daher meine ich auch zu erkennen, dass das Thema noch nicht überall optimal und vor allem nachhaltig angekommen ist und im betrieblichen, oft hektischen Alltag die richtige, strategische Bedeutung erfährt, die es eigentlich für den unternehmerischen Erfolgt hat. Zu oft wird noch das veraltete Bild der Personalverwaltung gelebt, was natürlich in der aktuellen Situation definitiv der falsche Ansatz ist. Ein effektives und damit wirkungsvolles Personalmanagement ist immer mehr als die administrative Arbeitszeiterfassung und Gehaltsabrechnung. Vielen Autohäusern gehen genau dadurch die entscheidenden Wettbewerbsvorteile verloren.AH: Was sind die Herausforderungen?C. Reutter: Neben dem sich weiter verschärfenden Azubi- und Fachkräftemangel, den Herausforderungen durch die Generation Y und Z, der Frage der Potenzialerkennung und effektiven Führung und Bindung von Mitarbeitern und Leistungsträgern, kommt jetzt noch die Digitalisierung der Personalprozesse im Betrieb dazu. Hierbei kommt erschwerend dazu, dass die wenigsten Personalreferenten in den Betrieben ausgewiesene IT- und Digitalisierungsprofis sind, geschweige denn, dass diese Erfahrung darin haben. Ich sage oft scherzhaft, dass nach der elektrischen Schreibmaschine und der Gehaltsabrechnung nicht mehr viel Innovation in den Personalbereichen stattgefunden hat und die IT-Systeme dort nicht selten aus den 1980er Jahren stammen. Wie soll das in der Praxis denn gehen?AH: Wie sind Autohäuser beim Suchen und Finden von Mitarbeitern aufgestellt?C. Reutter: Oft ganz gut, aber bei vielen Autohäusern fehlt der richtige Schritt in Richtung HR-Digitalisierung. Das Suchverhalten der Bewerber hat sich vollkommen verändert, doch viele Autohäuser - wie fast der gesamte deutsche Mittelstand - haben sich diesem gesellschaftlichen und technologischen Wandel noch nicht angepasst. Oftmals fehlt es den Unternehmen schon an einem attraktiven Arbeitgeberauftritt hinsichtlich Stellenanzeigen, Karriereseite und einer für Schüler und Bewerber einfachen Online-Bewerbung. Die Bewerbungsprozesse werden großteils immer noch per E-Mail abgewickelt und Bewerbungen mühevoll manuell bearbeitet. Natürlich geht es auch noch "analog", nur kommt definitiv immer weniger bis gar nichts dabei raus. Ein wichtiger Punkt wird dabei gerne vergessen, den ja gerade die Digitalisierung zum Ziel hat: Die Zunahme der Geschwindigkeit bei gleichbleibender Qualität. Ein Beispiel neben der digitalen Personalakte ist das moderne E-Recruiting. Es erhöht die Attraktivität des Autohauses bei Bewerbern, spart Anzeigenkosten und verkürzt die Dauer der Stellensuche.Digitale PersonalakteAH: Was müsste verbessert werden?C. Reutter: Online-Medien wie Firmen- und Hersteller-Homepages und Online-Jobbörsen sollten das Hauptmerkmal für Stellenausschreibungen sein. Zudem spielt das Active Sourcing eine immer größere Rolle. Die besten Chancen haben Unternehmen mit einem attraktiven Arbeit geberauftritt im firmeneigenen Design (Stellenanzeigen, Karriereseite und Online-Bewerbung). Zur Vereinfachung des Bewerbermanagements muss heutzutage eine moderne Bewerbermanagement-Software eingeführt werden. Mittels digitaler Tools wie einer digitalen Personalakte oder einem Bewerbermanagementsystem werden die sehr oft zeitaufwendigen Arbeitsprozesse im Personalbereich vereinfacht und im Idealfall sogar automatisiert und die Fürungskräfte und Mitarbeiter dabei einbezogen.AH: Was ist eine digitale Personalakte?C. Reutter: Die digitale Personalakte von Mitarbeitern ist das Gegenstück zur Bewerberakte und im Idealfall softwareseitig direkt im Mitarbeiterprofil eingebunden, damit alle relevanten Informationen der Daten und Dokumente der Mitarbeiter eingesehen werden können. Diese werden übersichtlich in Registern, wie zum Beispiel "Bewerbungsunterlagen", "Steuerrelevante Unterlagen" und "Mitarbeitergespräche" archiviert. Viele Betriebe verwenden oft ältere Archivierungsprogramme, mit dem zum Beispiel auch Fahrzeugakten archiviert werden. Aber das hat beileibe nichts mit einer modernen digitalen Personalakte zu tun.AH: Welche Anforderungen - etwa beim Datenschutz - gibt es?C. Reutter: Ein spannendes und oft auch notwendiges Thema, das gerade im Personalbereich zu großen Veränderungen führen wird. Etwa beim geliebten Bewerberpool, der fristgerechten Löschung von Bewerbungen nach der Stellenbesetzung und so weiter und so fort. Die DSGVO lässt für die Betriebe und insbesondere die großen Autohausgruppen keinen Spielraum mehr. Das treibt die Software in den Personalbereichen weiter. Outlook und Excel haben keine Chance, diese Anforderungen zu erfüllen. Die Personalbereiche benötigen - unabhängig ihrer Betriebsgröße - eine moderne, leistungsfähige HR-Software, wie zum Beispiel hrtool24. Damit werden die gesetzlichen Anforderungen systemseitig erfüllt und die Betriebe müssen sich um ein Thema weniger Gedanken machen.Einsparungen und InvestitionenAH: Gibt es Einsparpotenzial bei der Organisation der Personalarbeit?C. Reutter: Das kommt auf den aktuellen Stand im Betrieb an, aber in der Regel gibt es immer ein Einsparpotenzial. Die Frage ist nur, will man das als Unternehmen heben und optimieren. In den erfolgreichen Betrieben und Autohausgruppen besteht seitens der Unternehmensführung immer ein Interesse effizienter und wirkungsvoller zu arbeiten. Hier kann eine moderne HR-Cloud nochmals einen deutlichen Sprung schaffen. Durch die konsequente Digitalisierung der Personalprozesse werden wichtige Ressourcen für andere Personalthemen frei, die den Wirkungsgrad deutlich und nachhaltig erhöhen.AH: Welche Investitionen sind für Autohäuser notwendig?C. Reutter: Bei kleineren Autohäusern reicht oftmals eine moderne und vor allem kostengünstige Bewerbermanagement Software, um im Wettbewerb des Fachkräftemangels besser zu bestehen und die Unternehmensattraktivität zu steigern. Langfristig können so qualifizierte Mitarbeiter gefunden und gebunden werden. Bei größeren Autohäusern und Autohausgruppen empfiehlt sich zusätzlich eine vollumfängliche HR-Cloud, in der dann Funktionen wie die digitale Personalakte, ein Kompetenzmanagement etc. verfügbar sind.AH: Herr Reutter, herzlichen Dank für das Gespräch.Einen neuen Videokurs zum Thema digitales Personalmanagement gibt es jetzt unter next.autohaus.de.Claus Reutter ist Gründer und geschäftsführender Gesellschafter von hrtool24 und verfügt über 30 Jahre Erfahrung im Personalmanagement im Autohaus. Seit 2004 ist er mit seinem Team digitaler Software-Pionier und entwickelt mit hrtool24 eine moderne und leistungsfähige HR-Cloud. Die in vielen Autohäusern weit verbreiteten Potenzialanalysen (Online AC) wurden seit 2001 über 200.000 Mal eingesetzt. Mit der 2008 gestifteten HUMA-NUS-Stiftung unterstützt das Team mit der "Aktion Schulranzen" bedürftige Kinder zum Schulstart. Weitere Infos: www.hrtool24.de

Berater: Insolvenzgefahr für Autozulieferer wächst

Pkw-Markt im November: Sondereinflüsse und Hybride prägen das Bild

ZDK-Forderungen zur Bundestagswahl: "Mobilität ist mehr als nur ein Grundbedürfnis"

Absatz von Elektroautos: Weit hinter den Erwartungen

VW Golf: Kommt der Bestseller bald aus Mexiko?

Alle Schlagzeilen

Software: Einfache Prozesse mit digitalen Tools

MEISTGELESEN

Stellantis: Deutschland-Geschäft unter neuer Leitung

Mercedes-Benz: Vier Wechsel im Vorstand

VW-Warnstreik: IG-Metall-Chefin "stinksauer und fassungslos"

STELLENANGEBOTE

Leiter IT (w/m/d)

KFZ - Mechatroniker (M/W/D) - Ferrari

Juniorverkäufer (m/w/d)

Audi Kfz-Mechatroniker (m/w/d)

Finanz- oder Bilanzbuchhalter (m/w/d)

WEITERLESEN

NEWSLETTER