Ausgabe 05/2013: Kontrolle ist besser

Kontrolle ist besserControlling & Reporting – Business Intelligence heißt im Autozentrum West der Schlüssel zu transparenten Betriebskennzahlen. von Karolina OrdyniecVertrauen ist gut, Kontrolle besser, heißt es. Die altgediente Redewendung will besagen, dass man sich nur auf das verlassen soll, was man nachgeprüft hat. Im Geschäftsalltag eines Autohauses kann das schnell zu einer langwierigen Aufgabe werden. Sich einen Überblick über die aktuellen Geschäftszahlen zu verschaffen, bedeutet Anrufe bei der Buchhaltung und oftmals langes Warten, bis die gewünschten Zahlen aufbereitet werden. Und einfach bis zum 10. eines jeden Monats zu warten, bis die Zahlen von der Buchhaltung vorgelegt werden, und darauf zu vertrauen, dass das Geschäft schon bis dahin gut läuft, das wollte Alexander Hamacher, Geschäftsführer des Autozentrum West, nicht. „Das Ziel sollte sein, ein System zu haben, durch das unsere Zahlen tagesaktuell so abgebildet werden, dass ich auf einen Blick sehen kann, wie unsere Häuser dastehen, angefangen beim Vertrieb bis hinein in den operativen Bereich“, fasst Hamacher zusammen. Zahlen transparent machenAls das Autozentrum West dann im Jahr 2008 auf das Dealer Management System Optima 21 der Softwarefirma ADP umstellte, herrschte die Vorgabe, ein Auswertungstool anzuschaffen, mit dem sich verschiedene Finanzberechnungsmodelle erstellen ließen. Christian Wedekind, Finanzleiter am Standort Mönchengladbach, blickt zurück: „Um ein gutes und detailliertes Herstellerreporting zu haben, musste ein Tool her, das uns unsere Kennzahlen transparent machte. Mit unserem DMS konnten wir diesen Durchblick leider nicht bis ins einzelne Geschäft erreichen. Mit Business Intelligence aber, auch BI genannt, sollte das möglich sein. „Der Vorteil liegt darin, dass wir standort- und markenübergreifend aus dem BI-System Zahlen generieren können, die uns in Echtzeit aufzeigen, wie es beispielsweise in unserem GW-Geschäft aussieht oder welches Fahrzeugmodell sich am Tag X besonders gut verkaufte“, berichtet Wedekind. Von jedem Blickwinkel betrachtenDas System stammt aus der Obertshausener Softwareschmiede Global Cube, die das Auswertungstool seit 2001 entwickelt und über über die Firma IT-US aus Korschenbroich unter dem Namen GAPS (Global Analysis and Planning System) vertreibt. Matthias Winter, Geschäftsführer von Global Cube, erläutert das System: „GAPS wertet die Erfolgsfaktoren, Daten, Kennzahlen und Trends nach unterschiedlichen Gesichtspunkten im Autohaus aus und macht es möglich, dass sie aus verschiedenen Blickwinkeln betrachtet werden können.“ Konkret bedeutet das, dass sich GAPS sämtliche Zahlen aus dem DMS zieht. Dass das standortübergreifend möglich ist, dafür sorgt das System Cognos Power Play, das die Daten zentral zusammenführt. „GAPS bereitet diese Zahlen auf, so dass der Geschäftsführer zum Beispiel einsehen kann, wo der durchschnittliche AW-Satz liegt oder wie hoch der Umsatz pro Fahrzeugdurchgang ist. Jeder Geschäftsbereich lässt sich bis ins kleinste Detail runterbrechen. Wer im Unternehmen wie weit Einblick gewinnen kann in die aktuellen Zahlen, das entscheidet die Geschäftsführung. „Wir unterscheiden zwischen Analyse-Usern und Berichtskonsumenten“, erklärt Ulrich Sikorski, Geschäftsführer von IT-US. Erstere können die generierten Zahlen auswerten, während Letztere ein PDF mit für ihren Geschäftsbereich relevanten und abgestimmten Kennzahlen erhalten. „Wenn ich morgens in mein Smartphone schaue, finde ich darin schon die aktuellen Auswertungen“, sagt Alexander Hamacher und fügt hinzu: „Damit habe ich alle wichtigen Informationen parat, die ich zur Unternehmenssteuerung brauche, und kann kurzfristig handeln.“ Planungssicherheit erreichenNicht nur lassen sich Liquiditätsauswertungen erstellen, sondern z. B. auch aktuelle Werkstattauslastungen in den einzelnen Standorten einsehen und das Personal dementsprechend besser einteilen. Ein Ampelsystem sorgt dafür, dass Abweichungen von geplanten Kennzahlen in den jeweilen Farben angezeigt werden und ein Ist/Soll-Vergleich jederzeit möglich ist. GAPS kann laut Ulrich Sikorski sowohl in großen wie kleinen Autohäusern eingesetzt werden, egal ob Einmarken- oder Mehrmarkenbetriebe. Weitere Infos zum BI-Tool gibt es im Internet auf der Seite www.global-cube.de. ■Lesen SIe hier...... wie das Autozentrum West mit dem Business Intelligence Tool GAPS für mehr Planungssicherheit und ein umfangreiches Herstellerreporting sorgt. Kurzfassung

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