Ausgabe 22/2012: Neues Herzstück

Neues Herzstückchange-management – T-Systems begleitete bei der Kohl-Gruppe sechs Monate lang die Umstellung auf das neue DMS Incadea Engine. von karolina OrdyniecDie Umstellung eines Unternehmens auf ein neues Dealer Management System mit 520 Mitarbeitern, sieben Standorten und insgesamt 13 Marken, das war selbst für einen Softwareriesen wie T-Systems eine neue Größenordnung. Dabei war der Auslöser für die Überlegungen zu einem Systemwechsel bei der Kohl automobile GmbH zunächst eher ein kleiner: „Wir standen vor der Wahl: entweder Geld in die Weiterentwicklung des bestehenden Buchhaltungssystems zu stecken oder uns gleich für ein komplett neues Dealer Management System zu entscheiden“, sagt Arnd Woitschik, einer der Geschäftsführer der Aachener Automobilhandelsgruppe. Und weil der Kohl-Gruppe Innovationen sehr wichtig sind, lag der Gedanke, sich für eine neue, moderne Lösung zu entscheiden, nicht fern. Woitschik hatte gleich ein bestimmtes System im Kopf: das von der BMW AG empfohlene DMS Incadea.Für und Wider abwägenBevor die Entscheidung fiel, standen einige Überlegungen an – schließlich handelt es sich bei einem Dealer Management System um das Herzstück des Unternehmens. Und letztlich stellt ein Umstieg auf eine neue IT einen finanziellen, aber auch organisatorischen Kraftakt dar, der nur gelingen kann, wenn alle Mitarbeiter an einem Strang ziehen. Um das zu erreichen, wurde zunächst ein Projektteam gegründet, aus der Geschäftsführung und den Entscheidungsträgern der wichtigsten Abteilungen des Hauses. In engem Austausch mit den DMS-Spezialisten von Incadea und T-Systems sowie Vertretern der BMW AG legte das Projektteam dann einen Strategieplan fest. Dazu gehörte auch, sich Incadea live bei anderen BMW-Händlern anzuschauen, um ein sogenanntes look and feel für die neue Lösung zu entwickeln. „In offenen Gesprächen mit unseren Kollegen aus anderen Betrieben sprachen wir sämtliche Facetten des Systems durch. Unser Ziel war klar: Das neue DMS musste in der Lage sein, die Vielseitigkeit der Kohl-Gruppe, bestehend aus den 13 Marken, der Abteilung für Motorradbekleidung, unserer Tuningmarke AC Schnitzer und unserem Restaurantbetrieb, widerzuspiegeln, sie sogar besser zu strukturieren und zu vereinfachen“, erklärt der Geschäftsführer. Nach wenigen Wochen der Entscheidungsfindung stand fest: Incadea soll es sein.Einzelne Schritte definierenZusammen mit den IT-Experten von T-Systems wurde in den darauffolgenden Wochen ein Prozess definiert, der für alle Beteiligten als Leitfaden für den anstehenden Change-Management-Prozess diente. Andrea Laufs Leiterin Controlling und Michael Arnold aus dem Bereich IT in der Kohl-Gruppe wurden zu Projektleitern ernannt und dann ging es auch schon los. Schrittweise wurden den sog. Key-Usern in der Kohl-Gruppe von Vertretern der BMW AG und T-Systems die wichtigsten Funktionalitäten von Incadea vorgestellt. Anschließend konnten sich diese Schlüsselspieler selbst ein Bild von den Abläufen in den Betrieben von Händlerkollegen machen, die Incadea schon im Einsatz haben. Die Erfahrungen der Key-User flossen in die Definition der weiteren Schritte bei der Kohl-Gruppe mit ein. Gerhard Söbbing, Projektleiter bei T-Systems, berichtet: „Wir von T-Systems haben zwar schon viele Erfahrungen sammeln können beim Umstieg auf Incadea, aber es zeigt sich jedes Mal, wie wichtig es ist, die Eigenheiten des jeweiligen Unternehmens zu berücksichtigen. Konkret bedeutet das, dass wir in Incadea die spezifischen Anforderungen des Betriebes umsetzen müssen. Hier waren insbesondere die Markenvielfalt, das Restaurant und die Tuningmarke die Herausforderung. Das und die Größe des Betriebes machten diesen Systemwechsel auch in unseren Augen zu einer neuen, großen Herausforderung, die Programmerweiterungen bedeutete, die vor dem Echtstart erfolgen mussten.“Schließen statt FeiernLangsam warf der nächste große Meilenstein seinen Schatten voraus: der Echtstart des Systems an allen Standorten der Kohl-Gruppe. „Wir haben uns wegen der Größe unseres Unternehmens bewusst dafür entschieden, das Haus für den Umstieg komplett zu schließen, auch wenn die T-Systems der Auffassung war, dass dies nicht sein müsse“, erklärt Woitschik. Wir beschlossen im Projektteam, den Livestart auf die Karnevalstage zu legen und die Mitarbeiterschulungen nach den Bilanzstichtag am 31. 12. 2011. „Auch das ist ein nicht zu verachtender organisatorischer Aufwand, die insgesamt 291 Mitarbeiter laut eines festgelegten Schulungsplans mit Incadea vertraut zu machen, aber so, dass der normale Geschäftsbetrieb weiterläuft“, unterstreicht er und betont gleichzeitig: „Schulungen lohnen sich absolut und müssen sein. Wir haben das Glück, dass sie bei den Mitarbeitern durch die Bank weg positiv aufgenommen wurden. Das gab ihnen die Gelegenheit, das System in Ruhe und außerhalb des Alltagsgeschehens kennenzulernen, Fragen gemeinsam mit den IT-Experten zu klären und sich von den Vorzügen zu überzeugen. Das geschah dann auch.“ Als dann die Karnevalszeit immer näher rückte, steigerte sich die Nervosität im Haus. Woitschik: „Einen Weg zurück zum alten System gab es nicht mehr, das stand für uns fest.“ Umso größer die Erleichterung, als der Umstieg dann gelang. Innerhalb weniger Tage wurden 162.000 Kunden-Datensätze, 250.000 Artikel und 120.000 Fahrzeugsätze überspielt. „An den Umstellungstagen arbeiteten unsere IT-ler gemeinsam mit dem T-Systems-Team teilweise bis in die frühen Morgenstunden, aber es hat sich gelohnt“, sagt der Geschäftsführer. „Ich bin heute noch erstaunt über den außerordentlichen Einsatz unserer Mitarbeiter.“Dank an die MitarbeiterNach zehn Monaten zieht Arnd Woitschik Resümee. „Es dauert seine Zeit, bis sich Prozesse eingespielt haben, das ist klar“, sagt der Geschäftsführer. „An manchen Stellen sehen wir hier und da noch Verbesserungsmöglichkeiten, die wir aber mit dem T-Systems-Team schrittweise gemeinsam lösen. Unsere Mitarbeiter kommen schon in der Kürze der Zeit sehr gut mit dem neuen System zurecht. Im Bereich Teile und Service fahren wir wieder ähnliche Umsätze ein, die Buchhaltung hat ihre Sache prima im Griff, und dank der sehr gut funktionierenden Disposition werden Fahrzeuge und Motorräder pünktlich an unsere Kunden ausgeliefert“, sagt Arnd Woitschik. „Ohne die außerordentliche Unterstützung unserer Mitarbeiter wäre der Wechsel sicherlich nicht so gut vonstatten gegangen. Die Kollegen haben hier einfach einen tollen Job gemacht und so manche Überstunde investiert – das ist nicht selbstverständlich.“ Auf die Frage, ob die Entscheidung für Incadea die richtige war, fasst Woitschik zusammen: „Auf jeden Fall. Wir haben jetzt ein modernes, leistungsfähiges und für die Zukunft ausgerichtetes System.“ ■Lesen SIe hier......wie eine Geschäftsführung mit Mut zur Veränderung, engagierte Mitarbeiter und ein Team der T-Systems dafür sorgten, dass die IT-Umstellung zufriedenstellend klappte. ProjektdatenTrainingÜber 260 Mitarbeiter wurden in den Fachbereichen Service, Finanzbuchhaltung, Disposition, Lagerhaltung, Zeitwirtschaft und Kasse geschult.DatenübernahmeÜbernahme von Kunden-, Artikel-, Fahrzeug- und Historiendaten aus dem Altsystem in das neue BMW DMS Incadea.■ ca. 162.000 Kundendatensätze■ ca. 250.000 Artikeldatensätze■ ca. 120.000 Fahrzeugdatensätze■ ca. 1,3 Mio. Datensätze mit Historiendaten.Rollout■ Go Live am 22.02.2012.■ 7 Standorte wurden zeitgleich umgestellt.

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