Ausgabe 03/2011: Neuland betreten

Neuland betretenEDV E Der Umstieg auf das DMS BMW incadea.engine führte im Autohaus Reisacher zu einer offenen Datenbankstruktur und verbesserten Geschäftsabläufen. von Karolina OrdyniecAußergewöhnliche Vorhaben erfordern großes Engagement, Zeit und Geduld. Dessen war sich Peter Reisacher bewusst, als es um die Umstrukturierung der EDV-Landschaft in seinen vier BMW- und Mini-Betrieben in Memmingen, Krumbach, Ulm und Landsberg ging. Das hielt den Geschäftsführer aber nicht davon ab, Neuland zu betreten und sich der Herausforderung zu stellen. Ganz im Gegenteil. „Peter Reisacher war von Anfang an nicht nur Auftraggeber, sondern auch Innovationstreiber“, erinnert sich Gerhard Söbbing, Account Manager bei T-Systems. Reisacher hatte ein klares Ziel vor Augen: die über die Jahre gewachsene IT-Landschaft unter einen Hut bringen und einen einheitlichen Kunden- und Fahrzeugstamm schaffen. Bis dahin bestand die EDV in den Autohäusern aus zahlreichen Einzelsystemen, welche die Geschäftsbereiche miteinander vernetzten. Und das wegen der steigenden Komplexität im Geschäftsalltag zunehmend eher schlecht als recht. Die Folge: Daten waren teilweise doppelt und dreifach erfasst, der Informationsfluss war über die Jahre intransparent geworden und das wiederum erschwerte die Kommunikation unter den Abteilungen. Eine neue Lösung musste her.Störfaktoren beseitigenReisacher entschied sich, die EDV auf das von BMW empfohlene Dealer Management System (DMS) incadea.engine umzustellen. Gleichzeitig wollte der Geschäftsführer dabei auf einige Vorzüge seiner bisherigen Softwaresysteme nicht verzichten. „Uns war es absolut wichtig, dass wir z. B. die Unternehmenskennzahlen, die wir online mit unseren eigenen Auswertungssystemen sekundengenau erhalten, auch genauso beibehalten. Die neue DMS-Lösung sollte also so viele unserer Systeme wie möglich integrieren, gleichzeitig aber die Störfaktoren in den Prozessabläufen beseitigen“, betont Peter Reisacher. Damit die zahlreichen Einzellösungen aus dem Gebraucht- und Neuwagenmanagement (NA/GA) sowie das Management Informationssystem (MIS) online auf die Datenbestände in incadea.engine zugreifen konnten, wandte sich Reisacher an T-Systems, den Rollout-Partner für incadea.engine. „Zuerst standen wir vor der Mammutaufgabe, die Marschroute festzulegen“, erinnert sich Peter Reisacher. Deswegen berieten sich Abteilungsleiter sämtlicher Bereiche des Autohauses vier Tage lang und definierten den optimalen Prozessablauf. „Im GW-Bereich sind es beispielsweise von der Hereinnahme bis zum Verkauf exakt 141 Schritte“, erklärt Reisacher. „Ich wollte genau sehen können, wann welche Gutschrift aus welchem Grund und von wem vorgenommen wurde“, sagt der Geschäftsführer.Beginn des Change ManagementsIm Rahmen einer Change-Management-Initiative unterstützten die BMW AG und T-Systems das Autohaus Reisacher beim Wechsel von ihrem Altsystem auf incadea.engine mit einem erprobten Vorgehensmodell. Dazu gehörte unter anderem ein Kick-Off mit Schwerpunkt Change Management, um die Mitarbeiter auf die bevorstehenden Prozessänderungen gezielt vorzubereiten und somit schon alle offenen Fragen im Vorfeld abzuklären. Für jeden Fachbereich definieren die IT-Experten von T-Systems die Prozessstruktur und begleiteten die Mitarbeiter bei der Umstellung. Gerhard Söbbing erzählt: „Die Mitarbeiter wurden während keiner Phase der Umstellung allein gelassen und bei jedem Schritt von den T-Systems IT-Fachleuten begleitet. Es wurde ja nicht nur die Systemlandschaft umstrukturiert, sondern auch die Arbeitsläufe – was wiederum auch eine erhebliche Umstellung für die Mitarbeiter bedeutete. „Zwei bis drei Wochen lang schulten wir die Mitarbeiter parallel, damit der Geschäftsbetrieb weiter laufen konnte. Die Einrichtung eines User Help Desk war hierfür genauso selbstverständlich wie die persönliche Betreuung vor Ort“, betont Gerhard Söbbing. „Das war schon ein spannender Moment, als der Live Start erfolgte“, erinnert sich Peter Reisacher. Umso größer war die Erleichterung, als schnell klar wurde: Die Umstellung hat geklappt. Die VorteileSeitdem habe sich vieles zum Positiven verändert, weiß Reisacher zu berichten. Sämtliche Buchungen seien nachvollziehbar geworden. Jeder Mitarbeiter kann theoretisch den Status quo der Auftragsbearbeitung einsehen. Ganz neu ist bei Reisacher auch die Einbindung einer Scannerlösung für die elektronische Unterschrift. „Das beschleunigt die Auftragsbearbeitung ungemein“, sagt der Geschäftsführer. Überhaupt sei die gesamte Dokumentenverwaltung vereinfacht und Papierberge minimiert worden. Weil alle Systeme, egal ob Druckmanagement, Finanzbuchhaltung oder das Archivsystem, nun eine einheitliche Datenbasis haben und das incadea.engine als Master fungiert, sind keine doppelten oder inkonsistenten Datensätze mehr vorhanden. Jeder Mitarbeiter kann von seinem PC aus gleich auf die für seine Arbeit relevanten Daten zugreifen und erspart sich zeitaufwendige Anfragen bei anderen Abteilungen. „Der größte Vorteil der Umstellung war eindeutig die Zeitersparnis bei den Prozessabläufen“, resümiert Peter Reisacher. Dauerte die Avisenbearbeitung bei ca. 3.000 Buchungsposten früher 20 bis 25 Stunden, seien es heute nur noch ca. zwei bis drei Stunden. Vom ersten sogenannten Quick-Scan bis zum Live Start verging ungefähr ein Jahr enger Zusammenarbeit. „Es ist schon erstaunlich, was EDV-technisch alles möglich ist und wie viel Zeit sich einsparen lässt“, sagt Reisacher und steht auch über die Projektzeit hinaus im engen Austausch mit Gerhard Söbbing. Für Söbbing gilt: „Neue Ideen für noch schlankere Prozesse werden immer von uns aufgenommen und nach Möglichkeit umgesetzt.“ zLesen Sie hier......warum sich Peter Reisacher für das von BMW empfohlene Dealer Management System incadea.engine entschieden hat und wie die Umstellung von T-Systems begleitet wurde. EckdatenDMS-Arbeitsplätze: 120Quick-Scan: 26.7.2007Projektstart: 1.9.2008Trainingsbeginn: 28.7.2008

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