Ausgabe 04/2011: Platz schaffen

Platz schaffenEDV E Im Autohaus Herten werden Papierberge verbannt und Prozesse verschlankt. Das elektronische Archivierungssystem ArchivPro hilft dabei.von karolina ordyniecHell und freundlich sieht es aus, wenn man den Showroom im Autohaus Herten in Düren betritt. Das Licht ist warm, der Empfang in hellem Holz gehalten und inselförmig mittendrin. Eine „loungige“ Sitzecke mit Flachbildfernseher lädt die Kunden zum Verweilen ein, bis sie ihr Auto aus der Werkstatt abholen können. Auf den Schreibtischen in den angrenzenden Büroräumen türmen sich keine Aktenberge, von überfüllten Ordnern keine Spur.Umfassende VeränderungenIn den vergangenen Jahren hat sich im Autohaus Herten einiges getan: Unter anderem wurde die Werkstatthalle ausgebaut, eine klimatisierte Dialogannahme integriert und der Showroom nach modernen und umweltfreundlichen Standards neu hergerichtet. „Diesen frischen Wind in unseren Räumen haben wir gleich dazu genutzt, um unser Dokumentenmanagement zu verbessern“, sagt Oliver Harperscheidt, IT-Beauftragter im Autohaus Herten. Über die Unternehmensberatung SSC hörten Herten und Harperscheidt von ArchivPro der Softwarefirma AZE, einem Programm für Informations- und Wissensmanagement im Autohaus. Für das Autohaus Herten ist die IT-Firma AZE kein unbekannter Anbieter. Schon seit vielen Jahren nutzt man hier die Zeitmanagement-Software DakyPro. ArchivPro wurde speziell wie DakyPro für Mercedes-Benz-Autohäuser konzipiert und im Mercedes-Autohaus Pickel in Erlangen entwickelt. Deswegen ließ es sich auch leicht in das von vielen Mercedes-Benz-Autohäusern eingesetzte Dealer Management System alpha plus integrieren. Elektronische AktenMit ArchivPro werden alle anfallenden Dokumente im Autohaus, seien es Verträge, die Eingangspost, Aufträge oder Rechnungen, automatisch archiviert und in einer digitalen Kundenakte gesammelt. Diese können so bei Bedarf von den drei Standorten Düren, Merzenich und Nideggen aus von autorisierten Anwendern eingesehen und bearbeitet werden. Von den rund 100 Mitarbeitern im Autohaus arbeiten ca. 70 am PC, davon ca. 30 mit dem System. „Der Mitarbeiter braucht nur die Kundenakte im ArchivPro aufzurufen und hat gleich auf einen Blick sämtliche Informationen zu Aufträgen und deren Bearbeitungsstatus, Rechnungen, Garantie und Kulanzanträgen, Kostenvoranschlägen und vielem mehr“, berichtet Harperscheidt. Über zusätzliche Eingabefelder können außerdem Notizen zum Dokument hinterlegt werden. Ähnlich einfach laufe auch das Handling der Lieferantenrechnungen. „Der sichtbarste Vorteil ist der, dass wir die Aktenberge weitestgehend aus dem Tagesgeschäft verbannt haben, weil uns sämtliche Informationen nun digitalisiert vorliegen“, erklärt Oliver Harperscheidt.Eine vordefinierte Checkliste hilft dem Mitarbeiter beim Einscannen des Auftragsbeutels. So soll sichergestellt werden, dass jede Akte vollständig archiviert wird. Dazu gehören beispielsweise der Originalauftrag mit Kundenunterschrift, Datenschutzerklärungen, TÜV und AU-Bescheinigungen, Kostenvoranschläge, Fahrzeugfotos und vieles mehr. Sobald der Auftrag bearbeitet wird, muss er an verschiedenen Stationen abgezeichnet werden, z. B. beim Scannen, Buchen und Abrechnen. „Sehr wichtig war bei unserer Entscheidung für ArchivPro die Revisionssicherheit der abgespeicherten Dokumente, die das System erfüllt“, hebt der IT-Experte hervor.Immer im Bilde„Die Archivierung hat für unsere Mitarbeiter den Vorteil, dass zeitaufwendige Telefonanfragen, beispielsweise vom Verkäufer zur Buchhaltung, entfallen, weil er selbst online auf Rechnungen oder Ähnliches zugreifen und diese gegebenenfalls dem Kunden per Email versenden kann“, betont Geschäftsführer Hans-Jörg Herten. „Und für mich liegt der größte Nutzen von ArchivPro darin, dass ich per Mausklick jederzeit den aktuellen Bearbeitungsstatus der Aufträge auch standortübergreifend einsehen und sofort darauf reagieren kann“, sagt der Geschäftsführer. Sehr praktisch sei auch, dass er in der elektronischen Akte einsehen kann, ob bei einem bestimmten Kunden Gutschriften vorliegen. So könne er gut nachvollziehen, wann diese und in Verbindung mit welcher Rechnung erteilt wurden. Oliver Harperscheidt zählt noch einen weiteren positiven Aspekt bei ArchivPro auf: „Wir haben endlich wieder mehr Platz geschaffen. Nicht nur in unseren Räumen, sondern auch in den Köpfen unserer Mitarbeiter und sie können sich besser auf ihre Kernaufgaben konzentrieren. Und noch ein Aspekt: Druck-, Ablage- und Aufbewahrungskostenwerden minimiert.“Einfaches HandlingFür die Akzeptanz des Systems sorgte zudem die einfache Handhabung. Dazu Oliver Harperscheidt: „Die Benutzerführung ist intuitiv, deswegen war der Schulungsaufwand minimal.“ Damit alle Dokumente zeitnah zur Auftragsbearbeitung eingescannt werden können, greift man im Autohaus Herten auf zwei Aushilfskräfte zurück. Gemeinsam mit Oliver Harperscheidt überlegt er nun, auch die Gebrauchtwagenabwicklung künftig über ArchivPro laufen zu lassen. Weitere Infos gibt es hier: SSC Unternehmensberatung, Wolfgang Heuer, Email: heuer@mercedes-beratung.de, Mobil: 0171-2222299 zLesen SIe hier...... wie Papierberge im Autohaus Herten verschwanden und das Dokumentenmanagement vereinfacht wurde.KurzfassungMehrwerte durch den Einsatz von ArchivPro im Autohaus Herten: 1. Wegfall von Suchzeiten durch Online-Zugriff auf alle Dokumente2. Einsparung von Druck-, Ablage- und Aufbewahrungskosten3. Professionellere Nachbereitung von Werkstattterminen (Follow-up-Aktion)4. Verbesserung des Informationsflusses im Autohaus5. Erhöhung der Kundenzufriedenheit (CSI)6. Schnelle AmortisationHandel

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EDV E Im Autohaus Herten werden Papierberge verbannt und Prozesse verschlankt. Das elektronische Archivierungssystem ArchivPro hilft dabei.

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