Kassensysteme: Richtig Kasse machen

Wenn man etwas kauft, überreicht man in der Regel dem Mitarbeiter des Geschäfts das Bargeld oder bezahlt mit EC-Karte oder Handy-App, erhält einen Zahlbeleg und geht. Kaum einer macht sich Gedanken, welche komplizierten IT-Prozesse auf Unternehmensseite bei so einem Vorgang gestartet werden.Entwicklung in KooperationSo eine Software zu programmieren und zu verwalten ist eine Sache. Sie auf den ohnehin komplexen Autohandel zuzuschneiden, in dem in unzähligen Systemen gearbeitet wird und Daten nicht so einfach auf Knopfdruck zu Verfügung stehen, sieht Astrid König, Geschäftsführerin von AK Systemberatung, als die wirkliche Herausforderung. Sie und ihre Mitarbeiter haben in Kooperation mit dem Dienstleister MSC Elektronische Bauelemente ein Kassensystem entwickelt, das speziell die Bedürfnisse im Autohandel berücksichtigt. Denn im Gegensatz zum klassischen Einzelhandel gibt es im Autohaus andere Geschäftsvorfälle. Einerseits gibt es viele unterschiedlich Posten wie Kundendienst- und Fahrzeug-Rechnungen, Anzahlungen beim Kauf sowie offene ältere Rechnungen, die alle an der Kasse bezahlt werden. Andererseits werden Auszahlungen getätigt.Ebenfalls viel zur Entwicklung hat das Autohaus Franke in Pulsnitz und Radeberg bei Dresden beigetragen. Der VW- und Skoda-Händler war ein Kunde der ersten Stunde und hat eng mit der AK Systemberatung und MSC zusammengearbeitet, als die neuen Kassen erstmalig im Live-Betrieb eingesetzt wurden. Durch das praktische Feedback des Händlers konnte das System Schritt für Schritt weiterentwickelt und für den Einsatz im Autohandel optimiert werden.Ein neues KassensystemIm August 2020 erhielt das Autohaus Franke ein Schreiben, in dem der DMS-Anbieter T-Systems an seinem System Vaudis Classic die Kassensoftware Vau-Kas abkündigte. Somit musste man sich im Hause Franke nach einem neuen gesetzeskonformen Kassensystem umsehen. "Wir haben uns im ersten Schritt einige Anbieter aus ganz Deutschland angesehen, die in Frage kamen, jedoch bei Anpassungsprogrammierungen weniger flexibel waren", erinnert sich Geschäftsführer Ivo Franke. Und die Zeit drängte, denn die Umstellung musste bis zum 30. September 2020 abgeschlossen sein, oder das Autohaus hätte seine Kasse nicht in vollem Umfang nutzen können.So kam man bei Franke auf AK, die Betreuung und Support unter anderem für die DMS Vaudis Classic und Pro sowie für die Buchhaltungssoftware 10it/ SBS Rewe Neo und die Personalwirtschaft Sage HR Suite anbietet. Im Gegensatz zu anderen Anbietern hat die AK Systemberatung ihren Sitz ganz in der Nähe in Dresden. Dadurch war der persönliche Kontakt einfach und die Wege kurz. Gemeinsam holte man noch den Dienstleister MSC ins Boot, der mit seinem eigenentwickelten Warenwirtschaftssystem FACTO eine Kassenlösung bis dahin vornehmlich für Baumärkte anbot. Somit lag es für Astrid König nahe, dieses bereits bestehende System gemeinsam mit MSC für den Autohandel weiterzuentwickeln.Blick über den TellerrandDie technische Herausforderung war, dass eine neue Software wie FACTO über Schnittstellen aus der Windows-Welt zu anderen Betriebssystemen und Datenbanken verfügen musste. Autohaus Franke benutzt das DMS Vaudis Classic, das auf Linux basiert. "Die neue Lösung musste vom Kassenpersonal weiterhin intuitiv bedient werden können, möglichst wenig Schulungsaufwand erfordern und gleichzeitig die gesetzlichen Anforderungen erfüllen", erzählt Astrid König.Bereits wenige Wochen später haben die AK Systemberatung mit MSC eine Road Map erstellt und die Anforderungen definiert, die das zukünftige Kassensystem im Autohaus Franke erfüllen musste. Dabei haben die Erfahrungen von MSC mit den Einzelhandelskassen, die in verschiedenen Baumarktketten zum Einsatz kamen, entscheidend geholfen. Diese Kassen verfügten über einen modernen Touchscreen und waren technisch weit entwickelt. Sie dienten als Vorbild für das heutige System FACTO Kasse 5.3 für den Autohandel.Viele HerausforderungenIm Autohandel funktioniert die Kasse anders als im Einzelhandel, denn im Autohaus werden die Rechnungen mit dem DMS geschrieben. Auch die Ersatzteile werden darüber abgewickelt. Deshalb sind Schnittstellen (API) zu den einzelnen Systemen eine Grundvoraussetzung. Deshalb benötigt das Kassensystem gleich zwei Schnittstellen: eine zum DMS für die Rechnungen und eine weitere zur hauseigenen Buchhaltung.Eine der größten Herausforderungen waren die gesetzlichen Anforderungen durch das Bundesministerium der Finanzen (BMF), die das Kassensystem erfüllen musste. "Kassenanbieter und Softwarehersteller müssen seit 2020 eine zertifizierte Technische Sicherheitseinrichtung (TSE) mit ihren Produkten ausliefern", erzählt Dennis Wagner, Projektmanager bei MSC. Dabei handelt es sich um einen USB-Stick oder eine SD-Karte. Sie schützen die Kassensysteme vor nachträglicher Veränderung. "Der Paragraf 379 Abgabenordnung stellt eine Kasse ohne TSE unter Strafe, und die können empfindlich sein", so Wagner.Guter Start mit neuer KasseAls die neuen Systeme installiert wurden, geschah dies vorab auf einer neuen Hardware für Autohaus Franke, die dann mit Unterstützung des EDV-Dienstleisters im Netz eingebunden wurde. Die Software kann auch per Fernwartung installiert werden, um so den logistischen Aufwand möglichst gering zu halten. Gleichzeitig wurde die Ausstattung am Tresen im Autohaus mit neuen Druckern und Touchscreen-Bildschirmen ergänzt. Aufgrund der Corona-Situation mussten die Schulungen der Mitarbeiter im Anschluss trotz der Nähe der Unternehmen per Video-Meeting stattfinden. Doch die Umstellung ging weitgehend reibungslos vonstatten.Astrid König ist stolz auf das Projekt, das sie in der kurzen Zeit mit MSC und Autohaus Franke realisiert hat. Möglich war dies vor allem durch die enge Zusammenarbeit und die direkte Kommunikation zwischen allen Beteiligten, da die Wege zwischen den Unternehmenssitzen entsprechend kurz waren. Das erzeugte laut allen Beteiligten besonders viel Vertrauen in das Projekt. Wie heißt es so schön: Warum in die Ferne schweifen ... ?

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