Kostenerstattung: Steuerliche Behandlung von Gutscheinen

Viele Arbeitgeber sind bemüht, in Zeiten des Fachkräftemangels lukrativ für Arbeitnehmer zu sein. Daher gewähren einige Unternehmen ihren Mitarbeitern steuer- und sozialversicherungsrechtlich privilegierte Gehaltsbausteine, um sich am Markt von Mitbewerbern abzugrenzen. Beliebt ist hier vor allem die Anwendung von Sachbezugsgutscheinen in Höhe von maximal 44 Euro pro Monat. Durch das Jahressteuergesetz 2019 hat sich hier aber zum 01.01.2020 einiges geändert. Gesetzliche Regelung Grundsätzlich sind Sachbezüge steuer- und sozialversicherungsfrei, wenn diese 44 Euro im Monat nicht überschreiten. Bei den 44 Euro handelt es sich dabei um eine Freigrenze, das bedeutet, bei Überschreiten der Freigrenze entfällt die Steuerfreiheit vollständig und der Betrag ist steuer- und sozialversicherungspflichtig. Rechtslage ab 01.01.2020 Durch das Jahressteuergesetz wurde § 8 Absatz 1 des Einkommensteuergesetzes (EStG) dahingehend geändert, dass zu den Einnahmen in Geld auch zweckgebundene Geldleistungen, nachträgliche Kostenerstattungen, Geldsurrogate und andere Vorteile, die auf einen Geldbetrag lauten, gehören. Fällt nunmehr die Leistung des Arbeitgebers unter einen der vier neuen Tatbestände, dann liegt kein begünstigter Sachlohn vor, sondern ein steuer- und sozialversicherungspflichtiger Barlohn. Zweckgebundene Geldleistungen Man könnte den Begriff auch umschreiben mit Kostenerstattung im Vorhinein. Der Arbeitgeber gibt dem Arbeitnehmer z. B. 44 Euro, damit dieser Treibstoff kaufen kann. Dieser Fall ist eine zweckgebundene Geldleistung, die Barlohn darstellt und steuer- und sozialversicherungspflichtig ist. Nachträgliche Kostenerstattung Seit dem 01.01.2020 ist es steuer- und sozialversicherungsschädlich, wenn der Arbeitnehmer im eigenen Namen und auf eigene Rechnung z. B. für 44 Euro tankt und sich die Kosten nachträglich vom Arbeitgeber erstatten lässt. Auch hier liegt nunmehr nicht begünstigter Barlohn vor. Die Möglichkeit der nachträglichen Kostenerstattung wurde bisher in der Praxis oft verwendet, daher ist hier dringender Handlungsbedarf in den Unternehmen gegeben. Was bis zum 31.12.2019 noch unproblematisch möglich war, führt seit dem 01.01.2020 zu voll zu versteuerndem Barlohn. Geldsurrogate Grundsätzlich sind seit dem 01.01.2020 auch Geldsurrogate wie z. B. eine Geldkarte als Barlohn zu werten, es sei denn diese fallen unter die Ausnahmetatbestände des § 8 Abs. 1 Satz 3 EStG (Näheres siehe dazu unten). Andere Vorteile, die auf einen Geldbetrag lauten Der vierte Tatbestand ist ein Auffangtatbestand, unter dem sich fast alles subsumieren lässt. Einige sprechen schon von einem Revival der sogenannten "Liter-Gutscheine". Diese waren früher beliebt, da die Gutscheine nicht auf einen Gelbetrag lauteten, sondern eben auf eine Litermenge. Ausnahmetatbestände des § 8 Abs. 1 Satz 3 EStG Nach dem Gesetz sind seit dem 01.01.2020 nur noch Gutscheine und Geldkarten als Sachlohn zu werten, die ausschließlich zum Bezug von Waren oder Dienstleistungen berechtigen und die Kriterien des § 2 Abs. 1 Nr. 10 des Zahlungsdiensteaufsichtsgesetz erfüllen. Zunächst muss sichergestellt sein, dass eine Umwandlung/Umwidmung in Geld unmöglich ist. So muss bei Geldkarten ausgeschlossen sein, dass mit diesen Geld abgehoben werden kann oder diese für Überweisungen (z. B. Einsatz bei Paypal) verwendet werden. Als Weiteres müssen die Voraussetzungen des § 2 Abs. 1 Nr. 10 des Zahlungsdiensteaufsichtsgesetzes erfüllt werden. Dabei sieht das Gesetz hier drei Varianten vor. 1. Begrenzte Akzeptanzstellen, Geschäfte Unter diese Variante fallen Karten, die zum Bezug von Waren und Dienstleistungen bei einem Einzelhändler oder einer Einzelhandelskette berechtigen. Vereinbart also ein Arbeitgeber z. B. mit einem Tankstellenbetreiber, dass die Mitarbeiter ausschließlich bei dieser Tankstelle Waren beziehen können, dann liegt hier weiterhin begünstigter Sachlohn vor. Weiterhin sind auch Kundenkarten von Ladenketten, oder City-Cards unter diese Variante einzuordnen. Hingegen sind wohl Amazon-Gutscheine seit dem 01.01.2020 nicht mehr begünstigt, da bei Amazon das Tatbestandsmerkmal begrenzte Akzeptanzstellen/Geschäfte nicht vorliegt. 2. Begrenztes Waren-/ Dienstleistungsspektrum Hierunter sind z. B. Karten zu verstehen, die auf eine Warengruppe begrenzt sind, so z. B. Kinokarten oder Tankkarten, die nur zum Kauf von Kraftstoffen berechtigen. 3. Begrenzung auf das Inland und sozialen/steuerlichen Zwecken dienend Das Gesetz erfasst hier Zahlungsinstrumente, die beschränkt sind auf den Einsatz im Inland und auf Ersuchen eines Unternehmens oder einer öffentlichen Stelle für bestimmte soziale oder steuerliche Zwecke nach Maßgabe öffentlich-rechtlicher Bestimmungen für den Erwerb der darin bestimmten Waren oder Dienstleistungen von Anbietern, die eine gewerbliche Vereinbarung mit dem Emittenten geschlossen haben, bereitgestellt werden. Dieses Tatbestandsmerkmal weist die größten Unklarheiten auf, ist aber von enormer praktischer Relevanz, da sich die großen Anbieter von Geldkarten, wie z. B. SpenditCard oder givve auf diesen Ausnahmetatbestand berufen. Dabei haben die Anbieter ihre Karten so umgestellt, dass diese seit dem 01.01.2020 nur noch in Deutschland einsetzbar sind. Die Karten sind bei Anbietern wie z. B. Amazon, Netflix, Spotify etc., bei denen die Abbuchung nicht in Deutschland initiiert wird, gesperrt. Nicht abschließend geklärt ist, ob diese Einschränkung alleine schon reicht. Die Anbieter weisen u. a. darauf hin, dass man Mitteilungen habe, dass die Geldkarten weiterhin begünstigt sind, soweit sie ausschließlich im Inland eingesetzt werden können. Interessant ist in diesem Zusammenhang die Aussage des Bundestagsabgeordneten Sebastian Brehm (CSU), der im Finanzausschuss sitzt, demnach wollte der Gesetzgeber Prepaidkarten weiterhin erlauben und diese in ihrer Funktion nicht unnötig einschränken. Für eine absolute Rechtssicherheit wäre es wünschenswert, wenn die Finanzverwaltung zeitnah dazu Stellung nimmt. Zusätzlichkeitsvoraussetzung Seit dem 01.01.2020 wurde das Gesetz dahingehend geändert, dass Gutscheine und Geldkarten nur dann unter die 44 Euro-Freigrenze fallen, wenn sie vom Arbeitgeber zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn gewährt werden. Somit sind Fälle der Gehaltsumwandlung nicht mehr steuer- und sozialversicherungsrechtlich begünstigt (dies war bis zum 31.12.2019 anders). Zwar hat vor kurzem der Bundesfinanzhof darüber geurteilt, dass es quasi keinen Unterschied zwischen Gehaltsumwandlung und Zusätzlichkeit gebe (wir berichteten in der Ausgabe Nummer 4), jedoch sperrt sich die Finanzverwaltung dagegen, dass diese geänderte Rechtsprechung des Bundesfinanzhofes angewendet wird. Daher empfiehlt es sich, dass das Zusätzlichkeitserfordernis eingehalten wird. Kurzfassung 1. Die bisher beliebte Maßnahme der nachträglichen Kostenerstattung durch den Arbeitgeber im Rahmen der 44-Euro- Regelung führt seit dem 01.01.2020 zu steuer- und sozialversicherungspflichtigem Barlohn.2. Privilegierten Sachlohn stellen nur noch diejenigen Gutscheine und Geldkarten dar, die ausschließlich zum Bezug von Waren oder Dienstleistungen berechtigen und die Kriterien des Zahlungsdiensteaufsichtsgesetzes erfüllen.3. Seit dem 01.01.2020 fallen Gutscheine und Geldkarten nur unter die 44-Euro-Freigrenze, wenn sie zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn gewährt werden. Kommentar Viele Arbeitgeber haben bisher ihren Mitarbeitern in den Grenzen der 44-Euro-Freigrenze nachträglich Kosten erstattet. Hat z. B. ein Mitarbeiter für 44 Euro im Monat getankt, konnte der Arbeitgeber diese Kosten bis zum 31.12.2019 steuer- und sozialversicherungsfrei nachträglich erstatten. Dies ist seit dem 01.01.2020 nicht mehr möglich. Daher sollte unbedingt die bisherige Handhabung überprüft werden, damit man bei einer Lohnsteueraußenprüfung keine böse Überraschung erfährt. Einerseits wird das Dritte Bürokratieentlastungsgesetz zum 01.01.2020 eingeführt, andererseits werden den Unternehmen wieder neue Hürden aufgebaut, so funktioniert kein Bürokratieabbau.Horst Neubacher Wirtschaftsprüfer Steuerberater www.raw-partner.de

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