Controlling: System mit Aha-Effekt

Wenn man selbst die Möglichkeit hat, sich in ein Projekt einzubringen, hat man die Chance, es ein Stück weit den eigenen Anforderungen und Wünschen nach anzupassen. Besonders dann, wenn der Projektpartner ein Unternehmen ist, das einem auf Augenhöhe begegnet und die gleiche Sprache spricht. So ist es für das Autohaus Osenstätter mit dem Softwareunternehmen Fibunet. Das familiengeführte Autohaus vertritt an drei Standorten in Traunstein die Marken VW, VW Nutzfahrzeuge und Audi und beschäftigt 120 Mitarbeiter. Seit 2001 nutzt man hier das Finanzbuchhaltungssystem der in Kaltenkirchen ansässigen Softwareschmiede Fibunet. "Wir waren schon damals eines der ersten Autohäuser, die mit Fibunet zusammengearbeitet haben", sagt Geschäftsführer Peter Osenstätter, der gemeinsam mit seinem Bruder das 1919 gegründete Autohaus führt. "Nun sind wir es auch bei dem neuen Tool von Fibunet, dem webBI", ergänzt er. Auswertungen per Knopfdruck Bei Fibunet webBI (BI = Business Intelligence) handelt es sich um eine webbasierte Controlling-Lösung speziell für Autohäuser. Diese sollen mit dem Tool per Knopfdruck und mit geringem Einrichtungsaufwand wichtige Informationen zur Unternehmenssteuerung generieren können. "Als wir 2012 auf den neuen Kontenrahmen SKR 51 umgestellt haben, brach eine ziemliche Datenflut auf uns herein", erinnert sich Marco Traubinger, Prokurist und Finanzleiter im Autohaus Osenstätter. "Als wir dann auch noch von der Vaudis auf das Dealer-Management-System Cross umgestiegen sind, waren wir systemseitig zwar top aufgestellt und theoretisch war es möglich, alles bis zum kleinsten Absatzkanal auszuwerten, die Informationen aber weitergehend für uns nutzbar zu machen, das hat nicht funktioniert." Transparenz bis ins kleinste Detail Damit wollte man sich im Autohaus Osenstätter nicht zufrieden geben. Es musste ein Weg her, die Daten so aufzubereiten, dass sie zur Unternehmenssteuerung nützlich sein würden. Also schloss mal sich mit der Geschäftsführung von Fibunet kurz und brachte das Problem zur Sprache. Die Lösung sollte nicht allzu lange auf sich warten lassen. "Da wir einen sehr guten Draht zu Fibunet haben, haben wir uns schnell zusammengesetzt und überlegt, welche Auswertungen wir künftig haben möchten." Das sollte zuallererst der Soll/Ist-Vergleich bei den Planzahlen sein. Und dies per Knopfdruck, um schnell Transparenz z. B. bei den Deckungsbeiträgen zu bekommen und so das Unternehmen schneller und flexibler steuern zu können. Kurzum: Sämtliche Auswertungen über die Standorte, Marken, Kostenstellen, Absatzkanäle und Modelle sollten generiert werden können. Das sei zwar teilweise auch vor der Umstellung auf den neuen Kontenrahmen gewesen, allerdings nicht in der Tiefe und mit viel Aufwand. "Wir haben vorher Exceltools gebaut und es ließen sich Zahlen aus dem Fibunet rausziehen. Das war allerdings nur gesamtbetrieblich möglich, eine Auswertung nach unseren Standorten war dagegen sehr umständlich." Nachdem die Anforderungen an das neue System definiert waren, machte sich Fibunet in Kooperation mit dem BI-spezialisierten Unternehmen Jedox an die Umsetzung. Heraus kam eine webbasierte Software, die auf dem bestehenden System von Fibunet aufsetzt und die Daten auswertet - und das täglich und nicht monatlich, wie es bislang bei Osenstätter der Fall war. Zudem können die Auswertungen ohne Medienbruch über die sog. Drill-Down-Funktion bis auf Buchungsebene zurückverfolgt werden. Und weil die Plandaten über Excel berechnet werden, konnte das Autohaus Osenstätter über Fibunet und webBI diese Daten in die Controlling-Anwendung und in die dahinter liegende Datenbank integrieren. Somit gab es fortan nur eine zentrale Datenhaltung. Erkenntnisse Welche Vorteile das für die Unternehmensführung hat, erklärt Marco Traubinger: "Wir haben nun einen direkten Markenvergleich sowie einen Kostenstellenvergleich, den wir entweder in Tabellenform oder als Kuchengrafik aufgezeigt bekommen - ganz wie wir wollen. Konkret heißt das: wir sehen zum Beispiel, dass man mit Leasingrückläufern richtig gut Geld verdienden kann, was schon ein Aha-Effekt war. Insgesamt können wir die einzelnen Unternehmensbereiche besser kontrollieren und sehen auch, mit welchen Lieferanten wir das beste Geschäft machen", resümiert der Finanzleiter. Fibunet webBI ist bei Osenstätter seit August 2014 im Einsatz. "Wir sind sehr froh über den sehr guten Kontakt zu Fibunet", sagt Dietmar Osenstätter, ebenfalls Geschäftsführer im Autohaus. Wann immer es Fragen oder Anregungen gäbe, es könne immer mit sehr schneller Rückmeldung gerechnet werden. Karolina Ordyniec Kurzfassung Nach der Umstellung auf den SKR 51 und das DMS Cross war es im Autohaus Osenstätter möglich, viele Daten bis ins kleinste Detail zu generieren, aber nicht auszuwerten und für die Unternehmenssteuerung nutzbar zu machen. Mit dem Tool webBI des Softwarehauses Fibunet ist das nun möglich. Systemvoraussetzungen OLAP Server, ETL Server: Aktuelle Windows Betriebssysteme Clients: Aktuelle Windows Betriebssysteme Browser: Firefox, Internet Explorer Mobile App: iOS (iPhone und iPad), Android

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