Data Hub: Versteckte Informationen nutzbar machen

AH: Herr Dr. Stallkamp, was versteht man unter einem Data Hub?C. Stallkamp: Ein Data Hub ist eine Art "Sammelstelle", in der alle Daten eines Autohauses liegen. Bisher in einzelnen Datensilos "versteckte" Informationen werden in einem zentralen Speicherort zusammengefasst und zur weiteren Verarbeitung zur Verfügung gestellt. Das gesamte Autohaus wird somit im Data Hub abgebildet. Zum einen für Reporting und Analyse. Darüber hinaus können damit die Datenlogistik bzw. die Datenflüsse optimiert werden. Bevor die Daten zentral gespeichert werden, werden sie in einem Transformationsprozess bearbeitet, angeglichen und aggregiert wieder verfügbar gemacht.AH: Welchen Zweck soll das erfüllen?C. Stallkamp: In der heutigen Zeit sind Daten und die Einblicke, die wir durch sie erhalten können, der Treibstoff eines jeden Unternehmens und machen Entscheidungen im Autohaus besser. Gezielte Kundenansprachen, ein personalisiertes Customer Relationship Management sowie zahlenbasierte Steuerung lassen sich nicht oder nur umständlich nutzen, solange die Daten im Autohaus fragmentiert in Silos liegen und in keiner Beziehung zueinanderstehen. Ein Data Hub ermöglicht den Autohäusern, die fragmentierte Datenlandschaft zu integrieren und ihr Unternehmen in Richtung des datengetriebenen Automobilhandels zu entwickeln. Im Kern geht es um die Bereitstellung von Daten, die einen ganzheitlichen Blick ermöglichen. So sollen beispielsweise jedem Mitarbeiter, vom Service über den Verkäufer bis zum Inhaber, alle entscheidungsrelevanten Daten, die er für seine tägliche Arbeit benötigt, jederzeit zur Verfügung stehen. Außerdem geht es darum, mittels der vorhandenen Daten und KI-Workloads Marktpotenziale zu erschließen. Natürlich spielt auch die Automatisierung von Reportings und Analysen eine wichtige Rolle. Und nicht zuletzt wird ein Data Hub die IT Struktur professionalisieren und auf eine neue Ebene heben. Alles in allem bietet ein Data Hub das Fundament für die Digitalisierung im Autohaus und die erfolgreiche Bearbeitung eines Marktes im digitalen Wandel.AH: Welche Voraussetzungen sollten im Autohaus vorhanden sein, um sich mit diesem Thema zu beschäftigen?C. Stallkamp: Keine. Jedes Autohaus, das heute keine leistungsfähige, eigene State of the Art Business Intelligence Lösung hat, sollte sich damit beschäftigen. Jedes Autohaus, das das Gefühl hat, dass Reporting und Analyse nicht optimal sind; welches sich über viele Excelreports ärgert oder viel Zeit mit der Erstellung "verbraucht". Alle, die das Gefühl haben, dass sie ihren Geschäftsbetrieb über Daten optimieren können, sollten sich mit dem Thema beschäftigen.Ausgangslage und VorkenntnisseAH: Wie stellt sich die Ausgangslage dar, wenn Sie mit einem Projekt beginnen?C. Stallkamp: Wir finden in der Regel Datensilos vor. Eine Vielzahl an Systemen, die untereinander keine Verbindung aufweisen und somit auch keinen wirklichen 360-Grad-Blick auf das Unternehmen, die Mitarbeiter und vor allem auch die Kunden ermöglicht. Umfangreiche Excelreports, die einzelne Mitarbeiter mit der Zeit aufgebaut haben, verschlingen viel Zeit in der Erstellung und binden personelle Ressourcen. Insbesondere Controlling und Planung laufen im Wesentlichen über Excel und können nur zeitverzögert zur Verfügung gestellt werden. Unsere Kunden haben zum Ziel, ihre Kundenansprachen zu optimieren, allerdings fehlt die datenbezogene Grundlage. Man möchte mehr aus seinen Daten "herausholen", aber die Mittel und Wege, dieses Ziel zu erreichen, fehlen oder sind unbekannt.AH: Sind spezielle IT-Kenntnisse bzw. Kompetenzen notwendig, um ein zentrales Datenmanagementsystem zu nutzen?C. Stallkamp: Grundsätzlich nein. In der Regel hat jedes Autohaus eine IT und einen IT-Leiter, eine IT-Abteilung. In manchen Fällen sind die IT-Prozesse auch zu einem externen Dienstleister ausgelagert. Diese Ansprechpartner arbeiten eng mit uns in der Entwicklungsphase zusammen. Im laufenden Betrieb des zentralen Datenmanagementsystems braucht es hingegen wenig technische Expertise. Unsere Anwendungen sind intuitiv bedienbar und wir begleiten die Menschen während unserer Projekte. Ganz getreu dem Motto "Hilfe zur Selbsthilfe" befähigen wir sie, mit dem System zu arbeiten, es weiterzuentwickeln, falls gewünscht, und das Potenzial der Informationslage im eigenen Unternehmen auszuschöpfen.AH: Welche Systeme müssen mit dem Data Hub kommunizieren?C. Stallkamp: Das erste und wichtigste System ist das DMS, manchmal auch verschiedene DMS. Dazu kommen häufig die Servicesysteme, Teile- und Zubehör-Systeme, Bestellsysteme und die Herstellerportale, CRM Systeme, die Buchhaltungssysteme und auch die Personalmanagement-Systeme. Ziel ist es, wirklich alle Systeme anzubinden. Nicht nur einen Teil der Systeme. Dazu gab es auch in der Vergangenheit Ansätze und Anbieter, die sich auf die Weiterverarbeitung der Daten einzelner Systeme konzentrieren. Das genügt uns nicht. Unser Ansatz ist umfassend. Wir wollen mit dem Data Hub das gesamte Autohaus in einem Hub abbilden. Wir binden in kleineren Unternehmen fünf bis zehn Systeme an den Data Hub an, wir haben aber auch schon Automobilhandelsketten mit weit über 30 Systemen angebunden. Die Bedeutung der Auflösung einzelner Datensilos, die ich schon zu Beginn angesprochen habe, zeigt auch, wie wichtig die Implementierung eines zentralen, alle Systeme umfassenden Hubs im Automobilhaus ist.Daten vereinenAH: In welcher Form verbessert dieses System die Datenqualität?C. Stallkamp: Ein zentrales Ziel des Data Hubs ist es ja, die Daten mittels Integration zu vereinen und für alle Anwendungen verfügbar zu machen. Auf Basis dieser vereinten Daten bauen wir im Regelfall einen Data Quality Manager auf. Dieser zeigt die Qualität der Daten aus allen Systemen auf, indem er einzelne Datensätze auf Fehler prüft, Unvollständigkeiten in Datensätzen erkennt und anzeigt und die zur Korrektur der Datensätze zuständigen Mitarbeiter zuordnet. Damit erhält das Autohaus ein Tool, mit dem notwendige Maßnahmen zur Verbesserung der Datenqualität identifiziert, zuständigen Mitarbeitern zugewiesen und die Bearbeitung bzw. Korrektur geprüft werden können. Der Data Quality Manager ist damit ein Steuerungsinstrument im Autohaus über alle Systeme hinweg. So könnte eine Data Quality Management Funktion im Unternehmen etabliert werden, die mithilfe des Tools kontrollierte Maßnahmen zur Behebung von fehlerhaften Adresseinträgen, Bereinigung von Dubletten oder ungepflegten Datenschutzeinwilligungserklärungen einsteuert. Gerade Dubletten sind nicht nur im Automobilhandel ein Problem. Kein Kunde möchte mehrfach zum gleichen Thema angeschrieben werden, die Mitarbeiter haben häufig wenig Zeit und tragen eher einen neuen Kunden ein, als dass sie zuvor lange im System suchen. Und schon haben wir eine klassische Dublette. Der Data Quality Manager findet diese, weist sie aus und unterstützt damit die Bereinigung der Daten im System.AH: Wie wird dazu beigetragen, Controlling und Reporting zu entlasten?C. Stallkamp: Unser Ziel ist es, Excel zu 99 Prozent zu verbannen und alle Reports und Analysen komplett zu automatisieren. Das spart sehr viel Zeit! Es gibt im Controlling so viele Adhoc-Anfragen und Reporting bzw. Analysewünsche aus dem Management, das frisst zu viel Zeit. Zudem stellen wir neue Informationen dar und jede Information kommt tagesaktuell. Das Controlling ist immer ein großer Fan von einem Data Hub! Es geht eben um datengetriebene Steuerung im Autohaus.AH: Wie werden die Daten bereitgestellt?C. Stallkamp: Die Daten werden über ein BI Front End bereitgestellt. Wir erkennen den Trend in die Cloud, der aus unserer Sicht auch für ein Autohaus absolut sinnvoll ist. Wir können das aber natürlich auch lokal über den Server im Autohaus bereitstellen. Das Wichtigste für uns an unserer Lösung: Wir sind sehr flexibel. Jeder Data Hub wird exakt auf die Ausgangssituation, Zielsetzung und Bedarfe angepasst. Wir glauben nicht so sehr an die Standardlösung. Dazu sind die Autohäuser, deren IT Systeme, Führungsstrukturen, Informationsbedarfe etc. einfach zu unterschiedlich, und das müssen sie auch sein. Und bleiben. Deshalb bekommt bei uns jedes Autohaus einen eigenen maßgeschneiderten Data Hub.Erfahrungen aus dem HandelAH: Welche Erfahrungen haben Ihre Referenzbetriebe gemacht?C. Stallkamp: Referenzbetriebe berichten davon, dass die Reports und Analysen in den Meetings adhoc und ohne Vorbereitung direkt genutzt werden. Die Struktur der Anwendungen ermöglicht den Betrieben dabei eine passgenaue Ansicht der benötigten Informationen, so erhält der Geschäftsführer im monatlichen Meeting mit den Standortleitern alle Informationen auf sehr aggregierter Ebene. Der Controller nutzt für seine Abstimmungen eine sehr detaillierte Ansicht, die auf seine Bedarfe zugeschnitten ist. Spürbar ist für alle Referenzbetriebe der eingesparte personelle Aufwand und die damit freiwerdenden Ressourcen. Alles in allem macht der Data Hub die Steuerung im Autohaus deutlich einfacher und schneller und die Betriebe sind in Summe sehr zufrieden. Nicht wenige Betriebe nutzen den Data Hub auch für die Datenlogistik. Aus den Quellsystemen vereint stellen wir die Daten über den Data Hub zum Beispiel für digitale Workflows, Marketing Automation und Websites bereit, berechnen im Data Hub Leasingraten oder konzeptionieren Next Best Aktivitäten, die langes Sinnieren über die nächste Verkaufshandlung abnehmen können.AH: Lassen sich die Einsparungen quantifizieren?C. Stallkamp: Ja, Einsparungen in Stunden bzw. FTE (Full Time Equivalent) sind ein wichtiger Punkt. Wir möchten Excel-Reporting und aufwendigen, Excel-basierten Kundenselektionen den Kampf ansagen. Wir automatisieren auf Basis des Data Hubs das Reporting und die Analysen. Je nach Unternehmensgröße und über die Belegschaft von Verkäufer über den Controller bis zum Management sind das zwischen ein bis acht FTE. Zudem werden Prozesse zur Informationsgenerierung vereinfacht. Ein Beispiel: Heute müssen Sie zur Vorbereitung auf ein Meeting in drei Systemen schauen, Zahlen vergleichen, gesondert aufschreiben. Da gehen die Stunden nur so dahin. All das entfällt mit einem Data Hub. Mit Ihrer vordefinierten Ansicht oder speziell eingerichteten Lesezeichen haben Sie Ihre Meeting Vorbereitungen mit wenigen Klicks in wenigen Minuten getroffen und können sich noch anderen Themen widmen.Kosten für den BetriebAH: Was kosten Installation und Betrieb?C. Stallkamp: Man sollte es sich nicht leisten, darauf zu verzichten. Es rechnet sich! Aber nun mal im Ernst: Das ist nicht ganz einfach zu beantworten. Was kostet der Bau eines Hauses? Ein Gartenhaus kostet vielleicht 5.000 Euro und eine Luxusvilla in München über fünf Millionen. Jeder Data Hub wird individuell aufgebaut und vor allem müssen die Analysen und Reports individuell erstellt und angepasst werden. Wir nutzen so viel Standardisierung wie möglich. Am Ende ist es eine Individualentwicklung. Aus unserer Sicht und unserer Erfahrung führt nur das zum Erfolg. Eine einfachste Anwendung können wir ab 25.000 Euro aufsetzen, darunter wird es schwer. Nach oben gibt es bekanntlich keine Grenze. Umfangreiche Anwendungen bei großen Ketten sind im sechsstelligen Bereich anzusiedeln. Mir hat neulich der Vorstand einer großen Händlerkette berichtet, dass Sie über die letzten Jahre einen siebenstelligen Betrag ausgegeben haben. Neben der Entwicklung sind auch Kosten für den laufenden Betrieb, wie z. B. für Lizenzen und Wartung zu berücksichtigen. Alles kann, nichts muss - ein Motto, das für diese Art der Investition vermutlich sehr treffend ist. Sicher ist nur, dass es für jedes Budget eine passende Lösung gibt.AH: Vielen Dank für das Gespräch!KurzfassungZiel eines Data Hub ist es, alle Informationen, die bei einem Autohaus zur Verfügung stehen, in einem Datenmodell zusammenzufassen. Der Data Hub ist damit ein Fundamt für die Digitalisierung des Autohauses und ein zentraler Pfeiler für die Modernisierung der IT-Strukturen: Diese werden deutlich flexibler und weitere Systemänderungen einfach und kostengünstiger.Fast Facts- Aufbau einer Datenplattform (Data Hub), über die alle Systeme verbunden sind.- Auf Basis des Data Hubs stehen bei jeder Entscheidung die richtigen Reports, Analysen und Dashboards zur Verfügung.- Das Data Hub bildet den Datenlieferanten für alle neuen digitalen Prozesse im Autohaus.- Das Data Hub ist ein Fundament im Rahmen der Digitalisierung eines Autohauses.- Mit dem Data Hub wird die IT Struktur im Autohaus flexibler. Veränderungen und Weiterentwicklungen können schneller und kostengünstiger umgesetzt werden.

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